Koristite li radne sate na efikasan način?
Treba li nam uopće evidencija rada?
Pravilna evidencija radnih sati važan je segment u svakom poduzeću i za svaki tim. Ne možemo znati jesmo li dovoljno produktivni ako ne znamo koliko vremena provodimo na određenom projektu ili na nekom zadatku. Pravilna evidencija će nam pomoći da poboljšamo svoj rad i rad članova našeg tima. Primjerice, zamislimo odvjetnički ured ili jedan projektantski ured. Često se događa da takve tvrtke, odnosno uredi imaju veći broj zaposlenika ili različitih timova. U takvom slučaju od velike je koristi na pravi način evidentirati radno vrijeme kako bismo imali precizan pregled stanja stvari. To je osobito važno u djelatnostima gdje usluge naplaćuju po satnici stručnjaka. Na taj način se osigurava transparentnost rada i moguće je vidjeti postoji li prostora za poboljšanje rada. Nije svejedno koliko je vremena utrošeno na pojedini projekt, postoji li mogućnost povećanja produktivnosti i jesmo li na određenom projektu zaradili ili izgubili. Jedino kvalitetnim praćenjem i analitikom možemo na vrijeme reagirati i projektno voditi rad unutar poduzeća.
Koje su opcije na raspolaganju?
Prilikom donošenja odluke o evidenciji radnih sati, često se postavlja pitanje na koji način evidentirati takve podatke. Često se dogodi da se sve vodi ručno ili preko Excel tablice. To je zaista jedan od načina kako možete početi s evidencijom rada. Međutim, problem je što nemamo jednostavan pregled. Često se radi o tome da imamo mnogo Excel dokumenata ili ručno popunjenih obrazaca i tada nemamo jasan pregled. Elektronska evidencija radnog vremena bitno je pouzdanija metoda. Zahvaljujući sustavu za online evidenciju radnog vremena, eliminiramo nepotrebnu papirologiju i imamo sve na jednom mjestu pregledno. Ono što je možda važnije je da imamo mogućnost generirati izvještaje o radnom vremenu tako da uz nekoliko klikova mišem možemo provjeriti sve bitne informacije – tko je od članova tima koliko radio, tko je bio odsutan (i zašto) te tko je imao prekovremenih sati. Tako možemo identificirati potencijalno preopterećene zaposlenike, ravnomjernije rasporediti teret zaduženja i omogućiti da posao ne pati.
Kako nam All Hours tu pomaže?
All Hours je odlična opcija ako tražite alat kojim ćete omogućiti jednostavno prikupljanje podataka. Prednost All Hours sustava je što se radi o cloud rješenju zahvaljujući kojem nije potrebno ništa mijenjati unutar postojeće strukture organizacije. Dakle, nije potrebna lokalna instalacija već se zaposlenici mogu prijavljivati pomoću računala ili mobitela. Moguće je zaposlenike dodijeliti pojedinom odjelima tako da samo voditelji timova mogu uređivati i pregledavati radne sate za one zaposlenike za koje su odgovorni. Međutim, ako želite koristiti terminal za evidenciju radnog vremena, to je također moguće. U tom slučaju se terminali postavljaju na vrata ureda ili prostorija, ovisno o vašoj organizaciji. Pomoću All Hours sustava možete definirati i različite satnice (primjerice, dnevni rad, noćni rad ili rad vikendom). Osim toga, zaposlenici preko All Hours aplikacije mogu slati različite zahtjeve kao što su zahtjevi za godišnjim odmorom, odobrenje prekovremenih sati i za druge vrste odsutnosti. Tako na jednom mjestu postoji pregled svih aktivnosti za pojedinog zaposlenika ili za grupu zaposlenika. Na kraju, moguće je preuzeti različite vrste izvještaja vezano za prisutnost na radnom mjestu i za sve ranije opisane kategorije izostanaka i prekovremenih sati. Izvješća se mogu preuzimati u različitim formatima (PDF, Excel i sl.) i kasnije se mogu iskoristiti za obračun plaća.
Podržava li All Hours hibridni rad?
Prethodno opisani poslovi u većini slučajeva omogućuju rad s bilo koje lokacije. Danas je to poznato kao „rad od kuće“ i postalo je posebno aktualno od 2020. godine. Danas mnogi koriste tu mogućnost i tendencija je da će tako nastaviti i dalje raditi. Očekuje se da će takav oblik rada biti sve više tražen. All Hours omogućava i praćenje radnog vremena bez obzira na lokaciju. To znači da je moguće pratiti radno vrijeme u uredu, kad zaposlenik radi od kuće ili u slučaju hibridnog rada – kombinacije rada od kuće i rada u uredu. Sustav omogućuje praćenje i takvog rada što omogućuje bolju analitiku i prikaz tko je od zaposlenika trenutno dostupan za rad što osigurava bolju organizaciju rada, kako za zaposlenike u uredu tako i za zaposlenike koji rade od kuće.
Zaključak
Elektronski sustav za evidenciju radnih sati donosi opipljive koristi i uštede. Radno vrijeme se evidentira na pravilan način, moguće je optimizirati rad i poslovne procese i dostupna je analitika. Izvješća se mogu jednostavno i pregledno pripremiti te poslužiti kao osnova za obračun plaća. Na taj način mogućnost pogreške se eliminira, a podaci su točni. Moguće je i ručno ispravljanje i uređivanje podataka za slučaj da se netko od zaposlenika zaboravio prijaviti ili pak ručno odobrenje prekovremenih radnih sati od strane voditelja. Želite li saznati više o All Hours sustavu? Javite nam se i digitalizirajte svoj radni proces u segmentu upravljanja ljudskih potencijala.
