Kako podaci o radnom vremenu mogu pomoći u donošenju strateških odluka?
Svaki rast bilo koje organizacije mora biti utemeljen na realnim procjenama. Brojke su tu iznimno važne i neophodno je pratiti kakva je situacija u različitim segmentima. Nemoguće je raditi analize u bilo kojem segmentu ako nemamo kvalitetne i točne podatke, a svaka pogreška u podacima može nas dovesti do pogrešnih zaključaka i donošenja krivih odluka u bilo kojem sektoru – financijama, marketingu, prodaji, ljudskim potencijalima, proizvodnji i sl. U ovom blogu, pokazat ćemo zašto je kvalitetna analitika i praćenje podataka o radnom vremenu zaposlenika važno za donošenje strateških odluka u bilo kojem poduzeću.
Provjerite kakvo je trenutno stanje
Po zakonu, svaka tvrtka koja zapošljava mora imati
uspostavljenu evidenciju radnog vremena.
To mogu biti Excel tablice, klasično
bilježenje radnih sati na papiru (popularna šihterica) ili pak sustav za
elektronsku evidenciju radnog vremena. Ako ste poslodavac, vjerojatno već imate uspostavljen neki od navedenih načina praćenja zaposlenika. Za početak, analiza postojećih radnih sati po zaposleniku,
a potom i po timovima i odjelima trebala bi biti prvi korak ka donošenju bitnih
odluka. U tom dijelu moguće je vidjeti jesu li pojedini zaposlenici ili odjeli
previše opterećeni ili pak postoji prostor za poboljšanje pojedinih dijelova u
poduzeću (primjerice, dodjeljivanjem mentora zaposleniku koji nema dovoljno
iskustva u nekom dijelu posla pa zbog toga treba više vremena za odraditi
pojedine zadatke).
Optimizirajte dnevne i tjedne radne planove
Kvalitetna analitika i uvid u podatke s kojima već raspolažete,
omogućit će vam da bolje organizirate smjene i učinkovitije planirate dnevne i
tjedne rasporede. Zamislimo restoran koji radi subotom od 11h sati do 23h.
Uvidom u podatke o posjećenosti restorana, možemo vidjeti da je najveći dolazak
gostiju u vremenu od 18 do 22h, za vrijeme večere. U tom slučaju, bilo bi
korisno rasporediti osoblje tako da je na raspolaganju u tom razdoblju, a
smanjiti u onom dijelu dana kada nema tolike gužve.
Na taj način mogu se bolje
planirati dnevne i tjedne smjene, a sve kako bi se postigla win-win situacija: veće
zadovoljstvo gostiju koji neće dugo čekati na svoje narudžbe i manja opterećenost
zaposlenika.
Povećajte produktivnost
Praćenje radnih sati i produktivnosti kontinuirani je posao. Važno je stalno pratiti jesu li zaposlenici preopterećeni ili pak postoji prostora da neki od zaposlenika obave više radnih zadataka za vrijeme radnog vremena. Uzmimo za primjer dvoje programera u nekom IT poduzeću. Jedan od programera obavi sve svoje planirane dnevne i tjedne zadatke u okviru redovnog radnog vremena. Drugi zaposlenik ima često zaostatke ili ostaje prekovremeno raditi kako bi stigao obaviti sve što je planirano. Cilj je provjeriti zašto je to tako i je li moguće postići ravnotežu tako da oba zaposlenika obave posao u približno jednakom vremenskom razdoblju. Mnogo je razloga zašto se mogu dogoditi razlike u količini obavljenog posla. Primjerice, jedan od zaposlenika može biti iskusniji u tom dijelu programiranja ili se jednostavno radi o točnosti rješavanja zadataka – zaposlenik koji obavi manje posla obavi ga besprijekorno, za razliku od kolege koji ima više grešaka u programskom kodu. Takve stvari se onda mogu poboljšati razgovorom i upućivanjem na pogreške, dodjelom mentora i sl.
Planirajte proračun za odjel ljudskih potencijala
Slijedom svih prethodnih koraka, došli smo i do boljeg planiranja proračuna za zaposlenike. Ne odnosi se to samo na plaće zaposlenika već i na, primjerice, plaćene edukacije. Dobar primjer je ranije opisana situacija u kojoj jedan od programera ima manje odrađenog posla. U tom slučaju, ako se ustanovi da zaposleniku nedostaju određena znanja i vještine, može se osigurati dodatna edukacija koju će tvrtka platiti i tako premostiti taj problem.
Osim navedenog, važno je i nagraditi zaposlenike koji bolje odrađuju posao kako bi se pokazalo da se cijeni i adekvatno vrednuje rad i kako bi takav način stimulacije poslužio kao dokaz da tvrtka vodi računa o svojim zaposlenicima.
Umjesto zaključka
Zaposlenici su srce svake firme, a vrijeme je jedini resurs koji se ne može vratiti. Propušteno vrijeme ne možemo više nikako nadoknaditi i baš zato trebamo posebnu pozornost obratiti na ovaj resurs. Podatci o radnom vremenu mogu nam poslužiti kao temelj za donošenje strateških odluka: koliko nam je zaposlenika potrebno, kako povećati produktivnost, u kojem smjeru razvijati tvrtku i kako povećati profit i ostvariti uštede. Na kraju, bez profita nema ni našeg poslovanja. Zanima vas kako vam možemo pomoći u ovom segmentu evidencije radnog vremena? Javite nam se bez obaveza za bilo kakav savjet ili za poboljšanje procesa unutar organizacije u okviru upravljanja ljudskim potencijalima.