Kako podaci o radnom vremenu mogu pomoći u donošenju strateških odluka?

Provjerite kakvo je trenutno stanje

Po zakonu, svaka tvrtka koja zapošljava mora imati uspostavljenu evidenciju radnog vremena.
To mogu biti Excel tablice, klasično bilježenje radnih sati na papiru (popularna šihterica) ili pak sustav za elektronsku evidenciju radnog vremena. Ako ste poslodavac, vjerojatno već imate uspostavljen neki od navedenih načina praćenja zaposlenika. Za početak, analiza postojećih radnih sati po zaposleniku, a potom i po timovima i odjelima trebala bi biti prvi korak ka donošenju bitnih odluka. U tom dijelu moguće je vidjeti jesu li pojedini zaposlenici ili odjeli previše opterećeni ili pak postoji prostor za poboljšanje pojedinih dijelova u poduzeću (primjerice, dodjeljivanjem mentora zaposleniku koji nema dovoljno iskustva u nekom dijelu posla pa zbog toga treba više vremena za odraditi pojedine zadatke).

Optimizirajte dnevne i tjedne radne planove

Kvalitetna analitika i uvid u podatke s kojima već raspolažete, omogućit će vam da bolje organizirate smjene i učinkovitije planirate dnevne i tjedne rasporede. Zamislimo restoran koji radi subotom od 11h sati do 23h. Uvidom u podatke o posjećenosti restorana, možemo vidjeti da je najveći dolazak gostiju u vremenu od 18 do 22h, za vrijeme večere. U tom slučaju, bilo bi korisno rasporediti osoblje tako da je na raspolaganju u tom razdoblju, a smanjiti u onom dijelu dana kada nema tolike gužve.
Na taj način mogu se bolje planirati dnevne i tjedne smjene, a sve kako bi se postigla win-win situacija: veće zadovoljstvo gostiju koji neće dugo čekati na svoje narudžbe i manja opterećenost zaposlenika.

Povećajte produktivnost

Praćenje radnih sati i produktivnosti kontinuirani je posao. Važno je stalno pratiti jesu li zaposlenici preopterećeni ili pak postoji prostora da neki od zaposlenika obave više radnih zadataka za vrijeme radnog vremena. Uzmimo za primjer dvoje programera u nekom IT poduzeću. Jedan od programera obavi sve svoje planirane dnevne i tjedne zadatke u okviru redovnog radnog vremena. Drugi zaposlenik ima često zaostatke ili ostaje prekovremeno raditi kako bi stigao obaviti sve što je planirano. Cilj je provjeriti zašto je to tako i je li moguće postići ravnotežu tako da oba zaposlenika obave posao u približno jednakom vremenskom razdoblju. Mnogo je razloga zašto se mogu dogoditi razlike u količini obavljenog posla. Primjerice, jedan od zaposlenika može biti iskusniji u tom dijelu programiranja ili se jednostavno radi o točnosti rješavanja zadataka – zaposlenik koji obavi manje posla obavi ga besprijekorno, za razliku od kolege koji ima više grešaka u programskom kodu. Takve stvari se onda mogu poboljšati razgovorom i upućivanjem na pogreške, dodjelom mentora i sl.

Planirajte proračun za odjel ljudskih potencijala

Slijedom svih prethodnih koraka, došli smo i do boljeg planiranja proračuna za zaposlenike. Ne odnosi se to samo na plaće zaposlenika već i na, primjerice, plaćene edukacije. Dobar primjer je ranije opisana situacija u kojoj jedan od programera ima manje odrađenog posla. U tom slučaju, ako se ustanovi da zaposleniku nedostaju određena znanja i vještine, može se osigurati dodatna edukacija koju će tvrtka platiti i tako premostiti taj problem.

Osim navedenog, važno je i nagraditi zaposlenike koji bolje odrađuju posao kako bi se pokazalo da se cijeni i adekvatno vrednuje rad i kako bi takav način stimulacije poslužio kao dokaz da tvrtka vodi računa o svojim zaposlenicima.

Umjesto zaključka

Zaposlenici su srce svake firme, a vrijeme je jedini resurs koji se ne može vratiti. Propušteno vrijeme ne možemo više nikako nadoknaditi i baš zato trebamo posebnu pozornost obratiti na ovaj resurs. Podatci o radnom vremenu mogu nam poslužiti kao temelj za donošenje strateških odluka: koliko nam je zaposlenika potrebno, kako povećati produktivnost, u kojem smjeru razvijati tvrtku i kako povećati profit i ostvariti uštede. Na kraju, bez profita nema ni našeg poslovanja. Zanima vas kako vam možemo pomoći u ovom segmentu evidencije radnog vremena? Javite nam se bez obaveza za bilo kakav savjet ili za poboljšanje procesa unutar organizacije u okviru upravljanja ljudskim potencijalima.