Vodič za agilni (scrum) management – Scrum model u 15 minuta

Klasično poslovanje i planiranje razvoja poslovanja

Još do nedavno bilo je uobičajeno planiranje na duge staze, odnosno na više godina (primjerice, planiranje poslovanja za razdoblje od 5 ili više godina). Ranije nije bilo toliko promjena, okruženje je bilo stabilnije no što je to danas slučaj i bilo je jednostavnije planirati. Brzina tehnoloških, društvenih i ekonomskih promjena danas je neusporedivo veća nego što je to bilo prije. Relativno stabilno poslovno okruženje značilo je da se puno lakše mogu raditi dugoročni planovi, najčešće koristeći klasične alate poput Porterovih pet sila, SWOT analize, benchmark analize, poslovnog planiranja s vrlo detaljnim financijskim projekcijama i sl. Na taj način tvrtke su mogle dugoročno planirati i oslanjati se na takve planove. Važno je reći da se ne smiju zanemariti ni ovi klasični načini planiranja i analiza jer se mogu pokazati korisnima u mnogim industrijama ili čak kao nadopuna Scrum modela. No, glavni preduvjeti za to su da je industrija vrlo stabilna i predvidljiva, da su povijesni podaci o poslovanju dostupni i daju mogućnost donošenja zaključaka i planiranja budućeg poslovanja, a istovremeno su male šanse za remetilačke inovacije (iznenađenja) u industriji.

Sve navedeno vrijedi ako imamo stabilno okruženje i ako promjene nisu učestale. Ako se pravila igre i uvjeti često mijenjaju tada ni takvi modeli nisu od pomoći jer je potrebno vrlo brzo reagirati i mijenjati postojeće planove. Drugim riječima, potrebna je brza reakcija i prilagodba u novonastalim okolnostima. Takvo standardno vođenje projekata naziva se još i waterfall (slap) jer se radi o tome da se se sve odvija po fazama i nema naknadnog uvođenja promjena. Kod Scrum metodologije to nije slučaj jer je uvođenje promjena poželjno, sukladno postojećoj situaciji. Dakle, promjena je tu ključna kako bi se moglo brzo reagirati na situacije u pojedinim fazama projekta.

Zašto postoji potreba za takvim agilnim pristupom?

U nestabilnom, složenom i konkurentnom gospodarstvu stvari se mijenjaju brzo i često, a poduzeća se moraju stalno prilagođavati tim promjenama kako bi održala svoje poslovanje otpornim na krize. Ako poduzeća ne uspiju reagirati na te česte promjene na agilan način i prilagoditi se, po mogućnosti na način koji te promjene koristi kako bi poduzeće bilo još jače i osiguralo bolju poziciju, poduzeće najčešće trpi gubitke, a može čak doći i do gašenja poslovanja. 

Osim toga, najuspješnije tvrtke neprestano se usavršavaju, eksperimentiraju i uklanjaju ono što je loše u procesu poslovanja kako bi stvorile veću vrijednost. Vjerojatno ste čuli za poznatu Amazonovu tezu da je njihov uspjeh rezultat velikog broja eksperimenata koje rade na godišnjoj, mjesečnoj, tjednoj pa čak i dnevnoj razini.

Neprestano eksperimentiranje, traženje načina da se stvari rade bolje i prilagodba promjenama dio je agilnosti, ali kako bismo bili što konkretniji donosimo primjera zbog kojih je potreban agilan pristup poslovanju:

• Kupci često mijenjaju mišljenje ili žele nešto novo
• Kupci ne znaju točno što žele i upravo zato morate kontinuirano eksperimentirati
• Nove tehnologije i inovacije neprestano ulaze na tržište
• Uvjeti na tržištu se relativno često mijenjaju
• Konkurencija je postala globalna, a svijet je sve manji zahvaljujući razvoju interneta
• Konkurenti neprestano eksperimentiraju, tražeći bolje načine poslovanja
• Kao tvrtka morate se kretati brzo u svom poslovanju i izvrsno upravljati vremenom
• Nepredvidivi izazovi i promjene stalna su prijetnja poslovanju
• Svakih desetak godina suočavamo se s velikom krizom kao što je to bila financijska kriza 2008. godine, 2020. godine zbog pandemije COVID-19 virusa, 2022. godine zbog rata u Ukrajini i sl.

Glavni cilj agilnog pristupa je uspješno odgovoriti na gore navedene promjene. U praktičnom smislu, to znači da kao tvrtka minimizirate ometajuće faktore (minimizirate aktivnosti koje nemaju vrijednost za tržište), isporučujete vrijednost što je brže moguće i klonite se bilo kakvih fiksnih ideja o tome kako bi stvari u poslovanju trebale izgledati (što se također naziva emocionalna agilnost), već se odlučujete stalno reorganizirati i usavršavati.

Dakle, cilj je kretati se brzo, puno eksperimentirati i održavati visoku agilnost. Nažalost, kao u svemu, lakše je reći nego provesti, ali srećom je tu Scrum metodologija koja pruža sve smjernice potrebne da se takvo što postigne.

Dobrodošli u svijet agilnih metodologija

Agilne metodologije nisu nešto novo i koriste se već dugi niz godina. Najpopularniji je Scrum, ali postoje i druge metodologije koje nadopunjuju ili su konkurentske metodologije Scrum-u. Neki primjeri takvih pristupa su Ekstremno programiranje, Kanban, Scrumban, Lean, Design Thinking i sl. Sve ove tehnike pružaju vrijedne alate koji vam omogućuju da stvari radite na agilniji i učinkovitiji način. Budući da je Scrum najpopularnija i najkorisnija metodologija, fokusirat ćemo se na Scrum, ali ćemo dati i pregled ostalih metodologija kako biste mogli odabrati onu koja bi za vas bila najbolja.

Design Thinking metodologija

Design thinking i lean različiti su koncepti, ali međusobno vrlo povezani i komplementarni. Design thinking je metodologija koja se odnosi na istraživanje problema, a lean metodlogija se najčešće povezuje s proizvodnjom i proizvodnim procesima i fokusira se na procese. Možemo reći da je lean metoda usmjerena na stvaranje i izgradnju. Ipak, prije nego što nešto konstruiramo, moramo istražiti što ima smisla graditi. Tu na scenu stupa design thinking.

Što je u stvari design thinking? Design thinking metoda stavlja u središte praktični pristup, usmjeren na korisnika, na istraživanju problema s kojima se susreću kupci. Istraživanje i kasnije rješavanje ovih problema može dovesti do novih rješenja. Ovaj proces temelji se na šest koraka:

• Shvaćanje korisnika i njihovih problema
• Definiranje problema
• Generiranje novih ideja
• Rad na prototipu
• Testiranje što radi, a što ne na temelju povratnih informacija korisnika
• Implementacija

Lean product development

Lean metodologiju razvili su u japanskom poduzeću Toyota Taiichi Ohno i Shigeo Shingo. Lean product development (koji se naziva i lean startup pristup), temeljen na lean proizvodnji, novi je pristup u proizvodnji, s naglaskom na brze iteracije razvoja proizvoda temeljene na novim uvidima u želje kupaca. Danas je u suvremenom gospodarstvu najvažnije pitanje treba li investirati u razvoj određenog proizvoda i je li vezano za taj proizvod moguće izgraditi dugoročno održiv poslovni model. Drugim riječima, hoće li naš proizvod željeti netko kupiti? Dakle, važno je dobiti povratnu informaciju s tržišta o tome je li proizvod uopće zanimljiv potencijalnim kupcima. To je ono pitanje na koje odgovor može dati lean metodologija. Lean nudi skup alata za rješavanje ovog problema kao što su: 

• Lean Canvas
• Kontinuirano učenje uz fokus na otkrivanje
• Postizanje minimalno održivog proizvoda
• Računovodstvo inovacija i sl.

Ekstremno programiranje (XP)

Ekstremno programiranje (XP) je agilan pristup u programiranju koji uključuje kratke razvojne cikluse i omogućuje članovima tima brzi odgovor na promjene u zahtjevima stranaka.

Glavne vrijednosti ovakvog načina vođenja projekata su česta komunikacija, fokus ka jednostavnosti i jasnoći, uvid u povratne informacije, hrabrost ukloniti zastarjele tehnike i načine rada te poštivanje sebe i drugih.

Ostali elementi ekstremnog programiranja uključuju:

• Struktura upravljanja temeljena na horizontalnom odlučivanju, a ne na hijerarhiji
• Ne raditi na značajkama dok zaista nisu potrebni
• Očekivanje promjena u zahtjevima kupaca
• Programiranje u paru itd.

Kanban

Kanban je vrlo jednostavna lean metoda koja ima za cilj vizualizirati tijek rada s ciljem poboljšanja procesa. Glavni cilj je pomoći identificirati uska grla, definirati rokove za određeni posao (smanjiti vrijeme potrebno za odraditi pojedini zadatak) te osigurati kontinuirani tijek i isporuku projekata. Ključna vrijednost Kanbana leži u činjenici da je to sustav za vizualno upravljanje zadacima. Budući da su ljudi vizualna bića, vizualizacija radnog procesa i zadataka može biti od velike pomoći u upravljanju poslom.

U praksi, Kanban nije ništa drugo nego ploča sa stupcima (to-do, in progress, done) i bilješkama vezano za zadatke koje trebao obaviti. Nakon što imate ploču i bilješke (tzv. stickere), jednostavno ih zalijepite u jedan od stupaca, ovisno o tome u kojoj je fazi pojedini zadatak.

Na taj način imate odličan vizualni prikaz zadataka koje treba odraditi (to-do), zadataka koji su u tijeku izvođenja (in progress) i obavljenih zadataka (done). Danas su Kanban ploče važan dio vizualizacije rada pri korištenju Scrum-a i na taj način nadopunjuju Scrum metodu.

Vodič za korištenje Scrum metodologije

Riječ Scrum dolazi iz ragbija. Radi se o kaotičnoj i nepredvidivoj situaciji na terenu i uvelike se može preslikati na današnje promjenjivo, složeno i iznimno konkurentno poslovno okruženje.

Ukratko, Scrum metodologija je usmjerena prema tome da se radni zadaci podijele na cikluse koji se nakon 7-14 dana preispituju, pregledavaju rezultati i donose se nove odluke i ciljevi. Osim toga, Scrum metodologija stavlja veliki naglasak na odnose u timovima, suradnju u timu , brzo reagiranje na promjene i stalno unaprijeđenje načina na koji tim radi. Glavni cilj je ostati dovoljno brz, fleksibilan i prilagodljiv u današnjem izazovnom okruženju.

U nastavku pročitajte više o Scrum načinu vođenja projekata.

Opći pregled Scrum metodologije

Prije nego što detaljno opišemo svaki element ove metodologije, opći pregled može biti od velike koristi. Scrum se sastoji od uloga, Scrum procesa i artefakata.

Uloge u Scrum timu su:

• Vlasnik proizvoda (Product owner) – upravlja prioritetima, koordinira sve članove tima i brine o proizvodima
• Scrum master – odgovoran je za pravilno korištenje i implementaciju Scrum metodologije
• Tim – čine zaposlenici i/ili vanjski suradnici koji rade na određenom projektu

Scrum proces temelji se na:

• Sprintu (Planiranje sprinta) – proces definiranja obima posla za sljedeća 2 – 4 tjedna
• Dnevni Scrum – kratki dnevni sastanci (cca 15 minuta) kako bi tim ostao upoznat sa svim detaljima projekta i imao uvid u napredak projekta
• Pregled sprinta – pregled obavljenog posla nakon Sprinta
• Retrospektiva sprinta – rasprava o tome što je dobro odrađeno, a što se može poboljšati

Artefakti Scrum-a su:

• Product Backlog – popis svega onoga što se mora isporučiti kao rezultat rada unutar tima na određenom projektu
• Sprint Backlog – Popis zadataka koji će biti isporučeni u idućem Sprintu
• Burn-down grafikon – plan napretka koji se temelji na stvarnim sposobnostima tima

U nastavku ćemo detaljnije pojasniti svaki od elemenata Scrum metodologije.

Scrum tim i uloge

Tim je najvažniji aspekt obavljanja posla na agilan način. Bez kvalitetnog tima, ne samo da je metodologiju teško pratiti, već i odnosi među članovima tima uzrokuju previše drame, neproduktivnih sukoba i sukoba koji usporavaju cijeli proces.

S druge strane, kvalitetan tim zna postaviti prioritete, održavati kvalitetan odnos, staviti povratne informacije kupaca ispred svog ega, umjesto sukoba raditi na boljim rezultatima i slijediti postavljenu metodologiju kako bi se ostvarili postavljeni ciljevi.

Scrum tim se sastoji od tri uloge:

• Vlasnik proizvoda (Product Owner)
• Scrum Master
• Tim 

Vlasnik proizvoda (Product owner)

Glavni fokus vlasnika proizvoda je na isporuci vrijednosti. Drugim riječima, stvaranje proizvoda koji će ljudi koristiti. Ključna vještina vlasnika proizvoda trebala bi biti dobra komunikacija, a ključna osobina empatija. Nužno je poznavati poslovne procese, shvatiti vrijednosti članova tima i sl.

Glavni zadaci vlasnika proizvoda su:

• Upravljanje product backlog-om
• Prepoznavanje potencijalnih kupaca i radnih procesa
• Postavljanje prioriteta
• Razgovor sa svim dionicima

Važno je da Product owner (Vlasnik proizvoda) i Scrum master nisu iste osobe. Osim toga, važno je da vlasnik proizvoda ne upravlja timom niti dodjeljuje nove zadatke tijekom Sprinta.

Scrum master

Scrum master je voditelj koji olakšava primjenu Scrum metodologije. Scrum master bi trebao detaljno poznavati zahtjeve projekta, zahtjeve proizvoda te svladati način rada vezano za Scrum metodologiju. Ključna osobina koju treba imati Scrum mastera je karizma, a ključna vještina koju treba posjedovati je liderstvo i sposobnosti vođenja tima.

Glavni zadaci Scrum mastera su:

• Planiranje procesa
• Pružanje podrške vlasniku proizvoda
• Definirati posao koji je potrebno obaviti
• Upravljanje timom
• Uklanjanje svih prepreka u procesu
• Poticanje samoorganizacije i funkcionalnog odnosa u timu

Scrum tim

Tim bi se trebao sastojati od 5 do 7 ljudi, ne računajući vlasnika proizvoda (Product owner) i Scrum mastera. Svakako je poželjno da tim radi puno radno vrijeme na projektu i da je potpuno posvećen projektu. Ono što je još važnije je da tim bude interdisciplinaran, što znači da ima potrebnu kombinaciju vještina za obavljanje posla. Tim također treba biti samoorganiziran i djelovati u zajedničkom cilju. Komunikacija u timu treba biti iskrena i transparentna, a međusobno poštovanje je obavezno za uspješnost provedbe zadatka.

Scrum i radno vrijeme

Uz kvalitetno vođenje projekata, potrebno je imati i sustav evidencije radnog vremena koji:

• podržava projektno praćenje radnog vremena
• bilježenje početka i kraja radnog vremena na određenom projektu
• kvalitetnu analitiku na temelju koje se donose zaključci

SAZNAJTE VIŠE!

Scrum proces (The Scrum Workflow)

Sad kad smo definirali uloge Scrum metodologije, usredotočimo se na procese. Scrum workflow (proces) sastoji se od četiri glavna događaja:

• Planiranje sprinta i izvođenje sprinta (1 – 4 tjedna)
• Dnevni Scrum
• Pregled sprinta
• Retrospektiva sprinta

Planiranje sprinta

Planiranje sprinta podrazumijeva definiranje obima posla koji će se obaviti u nadolazećem razdoblju (sprintu). Sprint najčešće traje 1 ili 2 tjedna, ali u nekim slučajevima može trajati i do 4 tjedna. Prije planiranja sprinta potrebno je obaviti zaostatke i provjeriti jesu li svi zadaci jasno postavljeni,a prioriteti jasno definirani. U planiranju sprinta potrebno je odgovoriti na tri glavna pitanja:

• Što se može učiniti u nadolazećem sprintu?
• Na koji način će se izvršavati odabrani zadaci?
• Zašto je nadolazeći sprint važan?

Dnevni Scrum

Dnevni Scrum se odnosi na dnevne sastanke članova tima. To su sastanci koji bi se trebali odvijati svakog radnog dana, u isto vrijeme i na istom mjestu.

Važno je da dnevni Scrum ne traje dulje od 15 minuta kako bi se sastanak fokusirao na ono najvažnije.

Svi dionici su pozvani na dnevni Scrum, ali samo članovi tima koji rade na projektu govore. Svaki član tima se referira na tri stvari, bez detaljnih rasprava (rasprave se nakon toga vode pojedinačno):

• Što sam završio jučer?
• Što planiram završiti danas?
• Vidim li neke prepreke (rizike, probleme, moguće loše pretpostavke itd.)?

Važno je ne ulaziti u predetaljne rasprave kako se sastanak ne bi nepotrebno oduljio.

Pregled sprinta (Sprint review)

Posljednji dijelovi Scrum procesa (Workflow) su pregled sprinta i retrospektiva. Pregled sprinta je detaljan pregled obavljenog posla i kvalitete obavljenog posla. Završni dio svakog pregleda sprinta trebalo bi biti predstavljanje rezultata dionicima.

Tek po dobivanju povratnih informacija treba planirati novi Scrum sprint. To je ključni dio agilnosti. 

Retrospektiva sprinta

Na kraju svakog sprinta treba napraviti retrospektivu. Sportskim rječnikom rečeno, retrospektiva sprinta govori o stalnom usavršavanju momčadi, odnosno tima. Ovo je najteži dio Scrum procesa, ali i najkorisniji, jer potiče tim da postaje sve učinkovitiji i gradi bolje odnose.

Tijekom retrospektive sprinta svaki član tima treba odgovoriti na sljedeća tri pitanja:

• Što je dobro prošlo?
• Što bi se moglo poboljšati?
• Što bismo trebali prestati raditi, što početi raditi, a što nastaviti raditi?

Treći dio Scrum metodologije su Scrum artefakti. Artefakti se odnose na napredne popise, planove i opise onoga što treba odraditi.

Glavni Scrum artefakti su:

• Product Backlog (Cilj produkta)
• Sprint Backlog (Cilj sprinta)
• User Stories (Korisničke priče)

Product Backlog

Product Backlog odnosi se na popis svega što će biti isporučeno, odnosno obavljeno unutar projekta. Mogli bismo reći da je Product Backlog vrsta popisa zadataka koji zrcale potrebe korisnika (naručitelja projekta). Product backlog trebao bi biti vidljiv svima, ali je u domeni Product Ownera koji mora upravljati ovim dijelom. Product Backlog mora sadržavati sve stavke koje je potrebno odraditi unutar projekta (primjerice, nove značajke, popravljanja bugova, rješavanje problema s performansama i sl.)

 User Stories (Korisničke priče)

User Stories odnose se na poseban način opisivanja onoga što treba učiniti. To je prijelaz s perspektive temeljene na zadatku u perspektivu korisničke vrijednosti. User  Stories trebale bi biti napisane na temelju definirane formule, a koja opisuje vrijednost koju daje rezultat tima. Moguće je opisati pomoću:

• Uloga User Stories (Uloga kao...)
• User Story (Želim ovo...tako da...)

User Story primjer:

Kao registrirani korisnik u X.com online shopu, želim primiti e-mail nakon izvršene kupnje kako bih dobio potvrdu i dokaz o narudžbi.

Svaka User Stories treba bi imati User Stories naziv i oznaku prioriteta. Korisničke priče grupirane su na dva načina:

• Tema – skup neovisnih, ali povezanih elemenata User Stories (primjer: poboljšanja UX-a)
• Epic – vrijednost se isporučuje kada je cjelina dovršen (primjer: upravljanje korisnicima)

Sprint Backlog

Sprint Backlog sastoji se od svih zadataka koje su odabrani za nadolazeći sprint. Sprint Backlog obično se prikazuje na Kanban ploči, vizualno predstavlja popis zadataka, zadaci koji se trenutno odrađuju i popis zadataka koji su odrađeni. Sve navedeno, predstavlja Scrum metodologiju (ili agilni management) kao jednu od metodologija koje su odlične za upravljanje projektima. Iskoristite sve navedeno kako biste poboljšali svoj rad, unaprijedili vođenje projekata i tako povećali produktivnost.

Zanima vas kako kvalitetno pratiti vrijeme provedeno po pojedinom projektu? Za tad dio se javite nama! :)