Špica sudjeluje na Adria Security Summit 2022.  •  Saznajte više o ovoj temi ovdje.
   
Choose languageLanguage
Blog

Unaprijedite poslovanje uz cloud evidenciju radnog vremena. Saznajte kako!

Open space ured koji prikazuje zaposlenike i rad na projektu
Datum
21/09/2022

Radno vrijeme važan je resurs za svaku organizaciju. Možemo čak reći i najvažniji jer jedino što se ne može vratiti je – vrijeme. Upravo zato, na time management moramo zaista dobro paziti. S druge strane, u poslovanju je bitno radno vrijeme i s aspekta organizacije rada.
Nije svejedno koliko zaposlenika nam je potrebno i tko od naših zaposlenika radi na kojem projektu. Potrebno je efikasno organizirati zaposlenike, njihove radne zadatke i vrijeme koje provedu na poslu. Mnogo jednostavnije reći nego napraviti!

U Špici imamo već više od 30 godina iskustva vezano za razvoj sustava za evidenciju radnog vremena. Sustav za radno vrijeme nije samo evidencija dolaska i odlaska kako se često pogrešno misli. Potrebno je voditi računa o neradnim danima, odsutnostima zaposlenika, moći izvesti podatke za obračun plaća i sl. All Hours aplikacija za radno vrijeme koja ima sve navedeno i još više toga. U ovom blogu cilj nam je pokazati kako vam kvalitetan sustav za radno vrijeme može olakšati radni dan i ostvariti konkretne uštede.

Točne prijave i odjave zaposlenika

Cloud aplikacija za evidenciju radnog vremena osigurava točnost podataka. Sigurno ste mnogo puta vidjeli kako se radno vrijeme bilježi pomoću Excel tablica ili od strane portira na ulazu u tvrtku. Takav način često nije pouzdan jer je mogućnost gubitka podataka velika.
Osim toga, točnost podataka je upitna jer može doći do ljudske pogreške i zbog toga do krive evidencije. Ono što je s elektronskom evidencijom radnog vremena sigurno – takvih problema nema.
All Hours upravo to omogućuje – točnu evidenciju - mogućnost pogreške praktički ne postoji. Prednost naše aplikacije je i mogućnost postavljanja različitih prava za zaposlenike. Primjerice, neki od zaposlenika mogu imati klizno radno vrijeme, netko može raditi na nepuno radno vrijeme, moguće je i evidentirati rad vanjskih suradnika i sl. Na taj način se izbjegavaju pogreške prilikom stvarnog obračuna radnog vremena.

undefined

Upravljanje odsutnostima zaposlenika

Tko god je nekada radio u odjelu ljudskih potencijala ili ima nekog iskustva u tom segmentu, zna koliko je važno redovito pratiti i dokumentirati najavljene odsutnosti zaposlenika. Zamislite organizaciju koja ima 200 zaposlenika, potrebno je kvalitetno organizirati radno vrijeme, paziti tko je od zaposlenika kada odsutan i tko će ga/ju zamijeniti.

All Hours omogućava praćenje odsutnosti zaposlenika. Zaposlenici mogu jednostavno, preko mobitela ili putem računala podnijeti zahtjev za odsutnošću.
Nadređena osoba, sukladno internoj organizaciji, odobrit će ili odbiti zahtjev. Zaposlenik će o tome dobiti obavijest putem e-mail adrese i imat će pravovremenu odluku nadređenog. All Hours će u tom slučaju automatski popuniti definirane satnice i bit će jasno tko je i kada od zaposlenika odsutan. Pregledno sučelje omogućuje jasni uvid u razloge odsutnosti nekog od zaposlenika tako da uprava ili voditelji odjela mogu vidjeti kakvo je stvarno stanje – koliko zaposlenika imaju na raspolaganju, tko je i kada odsutan.

Izvoz podataka za obračun plaća

All Hours omogućava jednostavno postavljanje obračuna vrsta primanja koji su, kao takvi, podloga za obračun plaća. Aplikacija automatski zbraja radne sate zaposlenike, evidentira sve odsutnosti i ostale podatke koji su vam potrebni. Pravila u aplikaciji možete sami postaviti, onako kako vam odgovara po postojećoj organizaciji. Osim toga, moguće je koristiti i predefinirana pravila koja su ponuđena kad se pokrene ovaj dio aplikacije. Predefinirane kategorije vrste primanja u aplikaciji su: plaćeno vrijeme – redoviti rad, prekovremeni sati, blagdani i državni praznici, dopusti (godišnji, porodiljni i sl.), bolovanje, pauza za ručak, kratke pauze, dnevni plan rada, obvezna prisutnost za vrijeme radnog vremena i saldo sati.

Koristite mobitel i/ili računalo

All Hours možete koristiti i na mobitelu i na računalu, ovisno o vašim internim potrebama i o tome kako je vaše poduzeće organizirano. Kada se koristi prijava i odjava radnog vremena preko mobitela, moguće je koristiti funkciju geofencing. Geofencing je opcija koja omogućuje ograničavanje mjesta registracije na određene lokacije. Na taj način se postavlja pravilo da se zaposlenici ili vanjski suradnici mogu registrirati samo unutar određenog kruga (primjerice, unutar kruga gdje su smješteni uredi ili sama tvornica). Na taj način se sprječavaju manipulacije i prevare. U tom kontekstu, moguće je koristiti i Bluetooth Beacon. O čemu se radi? Radi se o jednostavnom bluetooth uređaju koji se postavi na određenoj lokaciji (primjerice, postavi se ispred ulaznih vrata ureda) i na taj se način kontrolira radno vrijeme na način da su prijave moguće samo na tom mjestu.

Što sve može All Hours?

  • Točna evidencija radnog vremena
  • Upravljanje odsutnostima zaposlenika
  • Pregledan prikaz podataka rada zaposlenika


Evidencija aktivnosti obrade podataka

Moguće je da više ljudi radi na odobravanju zahtjeva zaposlenika ili ima mogućnost uređivanja takvih podataka. Za takve je situacije odlična mogućnost uvida u rad svih djelatnika – moguće je u svakom trenutku provjeriti tko je, kada i što radio nad podacima u All Hours sustavu. Na taj način naglasak se stavlja na osobnu odgovornost svakog od onih zaposlenika koji imaju pravo uređivanja podataka unutar aplikacije (primjerice, ako je netko izmijenio radno vrijeme zaposlenika, ručno ispravio neki od podataka za određenog zaposlenika i sl.).

undefined

Umjesto zaključka – zašto All Hours?

Radno vrijeme važno je za provjeru efikasnosti svakog zaposlenika. Zamislite da imate 2 zaposlenika koji rade na puno radno vrijeme i jedan od zaposlenika odradi bitno veću količinu posla od drugog. Kao voditelj ljudskih potencijala ili vlasnik tvrtke, trebali biste se pozabaviti odgovorom na pitanje zašto je to tako. Konkretni podaci vam u tome mogu itekako pomoći. Elektronska evidencija radnog vremena u tome može itekako pomoći i ostvariti vam uštede u organizacijskom smislu. Manje ćete vremena potrošiti na ručno vođenje, podaci će biti točni i imate ćete izvrsnu podlogu za donošenje zaključaka, odluka i daljnje upravljanje vašim timom. Ono što je možda i još važnije – pravednim uvidom u radno vrijeme, vrhunskom organizacijom i nagrađivanjem zaposlenika koji se zaista trude kvalitetno odrađivati svoje radno vrijeme stvorit ćete preduvjete za privučete vrijedne i sposobne zaposlenike zbog kojih ćete i vaše poduzeće rasti jer kvalitetni zaposlenici su vrlo važan dio svake tvrtke i zato – upravljajte ljudskim potencijalima na najbolji mogući način.

Kako vam u tome mi možemo pomoći? Javite nam se i dogovorimo sastanak!


>