Šest koraka za izradu tjednog plana rada

Kako izraditi tjedni plan rada u 6 koraka

1. Definirajte način na koji ćete provoditi planiranje

Kako biste započeli svoje planiranje, odaberite na koji ćete način odrađivati planiranje.
Imate dvije opcije:

• Možete koristiti neki od digitalnih alata koji će vam pomoći u stvaranju i vizualizaciji tjednog rasporeda
• Možete planiranje odrađivati i ručno, koristeći ploču ili rokovnik za planiranje

Koji god način odabrali, imajte jednu stvar na umu - trebate odabrati onaj način koji će vam biti koristan i kojeg ćete se držati u daljnjem planiranju. Tjedni plan je koristan samo ako ga dosljedno koristite.

Nakon što ste odabrali željeni način rada, vrijeme je da odaberete određeni dan u tjednu kada ćete kreirati tjedne planove. Početak ili kraj radnog tjedna možda su najbolje opcije kada je riječ o planiranju. No, to trebate procijeniti u skladu sa svim ostalim obvezama koje imate vi i/ili vaš tim. 

2. Definirajte svoje dugoročne ciljeve

Napravite popis svih svojih dugoročnih ciljeva (vaših osobnih ili onih vašeg tima ili tvrtke u kojoj radite). Možete koristiti SMART metodu koja će vam pomoći da shvatite na koje se ciljeve usredotočiti. Nakon što definirate glavne dugoročne ciljeve, možete koristiti taj popis kako biste sva tjedna planiranja fokusirali prema tim ciljevima.

Primjerice, vaš dugoročni cilj može biti pojednostaviti procese obračuna plaća u poduzeću u kojem radite. No, prije nego što to postignete, trebate procijeniti metode obrade plaća u poduzeću, a kako biste mogli vidjeti gdje postoje izazovi, što možete poboljšati i koja su područja prikladna za automatizaciju.

U tom bi slučaju vaši tjedni ciljevi mogli biti: procijeniti sustave obrade plaća u poduzeću; Analizirati sve relevantne odjele; Procijeniti kako se podaci o plaćama distribuiraju unutar interne informacijske mreže poduzeća; i sl. 

3. Postavite realne tjedne zadatke

U ovom koraku, podijelite svoje dugoročne ciljeve na manje dijelove (tj. tjedne zadatke) i to tako da zaista postavite zadatke koji se mogu realizirati u tjedan dana. Primjerice, ako je vaš cilj poboljšati izradu radnih planova zaposlenika, možete dodati sljedeći zadatak svom tjednom planu rada — procijeniti metode izrade radnih rasporeda zaposlenika na razini cijele organizacije.

Dok radite na osmišljavanju zadataka za svoj tjedni raspored, brzo ćete vidjeti koji su to zadavi koji vas guraju prema cilju, a koje trebate ignorirati. Imajte to na umu kada sastavljate svoj tjedni plan rada. Razmotrite koji vam zadaci mogu pomoći da brže postignete svoje ciljeve i rasporedite ih u skladu s tim.

Osim toga, možete napraviti popis svih svojih prioriteta (osobnih ili profesionalnih) kako biste pregledali kojim zadacima biste trebali posvetiti najviše svog vremena.

4. Rasporedite zadatke

Nakon što ste definirali sve tjedne zadatke, vrijeme je da ih počnete planirati. Odvojite dovoljno vremena za rad na onim zadacima koje ste odabrali i zabilježite ih ili u svom fizičkom planeru (kalendar, komad papira itd.) ili u nekom programu (ako ste odabrali digitalno rješenje).

Ako prvi put sastavljate tjedni plan rada, pokušajte realno rasporediti svoje zadatke i ostavite dovoljno vremena za svaki. Nemojte se podcjenjivati, ali nemojte niti precjenjivati ​​što sve možete odraditi u jednom danu ili tjednu.

Ako imate posebno težak zadatak koji morate odraditi, nemojte forsirati obavljanje istoga u jednom danu, nego ga radije podijelite u dva dana. Ako završite sve u jednom danu – odlično, to će biti izvanredan osjećaj, umjesto da osjećate krivnju jer nešto niste obavili.

5. Držite se plana

Sada kada ste sve postavili i pokrenuli, važno je pridržavati se svog tjednog plana rada. Svoj plan možete provjeravati koliko god često želite, kao svojevrsni podsjetnik i kako biste bili sigurni da obavljate zadatke koje ste definirali.

6. Pregledajte i prilagodite plan (ako je potrebno)

Ako prvi put izrađujete tjedni plan rada, nije uopće neobično da pogriješite kod planiranja, ali nemojte dopustiti da vas to obeshrabri. Umjesto toga, kad god naiđete na izazove, zapišite ih i iskoristite ih kao priliku da pregledate i prilagodite svoj tjedni plan rada kako biste u budućnosti kreirali realnije planove i bolje planirali izvršavanje ciljeva.

Osim toga, možda trebate promijeniti svoje ciljeve, smisliti neke nove zadatke koje ćete dodati svom planu ili možda neke od svojih zadataka možete delegirati drugim članovima tima – sve su to teme koje trebaju biti na stolu i oko kojih trebate dobro razmisliti.

U svakom slučaju pokušajte redovito provjeravati svoje planove i po potrebi ih prilagođavati. Učinite to čak i ako nemate posebnih izazova i sve ide glatko. Imajte na umu da se mnoge stvari mogu pojednostaviti (uključujući tjedni plan rada), a jedini način na koji to možete učiniti je da analizirate svoje trenutne procese.

Kako (p)ostati dosljedan u planiranju i izvršavanju zadataka?

Dosljednost je jedna od najboljih osobina, ali zasigurno nije jednostavna za usvojiti. Zato donosimo nekoliko savjeta u tom segmentu koji mogu biti od pomoći. 

Očekujte neočekivano

Bez obzira na to koliko ste dobro postavili plan, neočekivane situacije zasigurno će se dogoditi. Ovo nije nešto što možete predvidjeti, ali ono što jest pod vašom kontrolom je to da računate na takve situacije i ostavite si dovoljno vremena za pravovremene reakcije.

Budite odgovorni kada je riječ o izvršavanju svojih obveza

Visoka razina odgovornosti uvijek je dobrodošla u svakom segmentu života, bilo da razgovaramo o poslovnim ili privatnim planovima. Jedan od načina na koji možete unaprijediti ove procese jest da razgovarate s drugim ljudima o svojim ciljevima i planovima za naredno razdoblje kako biste se dodatno motivirali u tom smislu.

Osim toga, razgovor o zadacima i ciljevima sa svojim timom ili s nadređenim osobama dobar je način da svi budu u tijeku s vašim napretkom.

Pazite na razinu energije – upoznajte sebe!

Razina energije većine ljudi mijenja se tijekom dana. Neki su jutarnji tipovi i imaju više energije u jutarnjim satima, dok su drugi produktivniji navečer. Razmotrite svoju razinu energije i pokušajte planirati svoje dnevne zadatke u skladu s tim.

Primjerice, ako ste ranoranilac, možda biste trebali planirati izvršavanje najtežih zadataka u jutarnjim terminima. Obratno, ako niste jutarnji tip, onda ostavite teže zadatke za kasnije u danu.

Koje su glavne prednosti tjednog planiranja?

Tjedni plan rada odličan je način da vizualno definirate sve svoje radne obveze. To je način da rasporedite cijeli tjedan unaprijed i može vam pomoći da:

• Uspostavite rutinu - Prema studiji MIT-a, stvaranje i pridržavanje rutine jača želju za postizanjem cilja i promiče angažman i produktivnost. Osim toga, pomaže vam u organizaciji tjednih zadataka (radnih i svih drugih) kako biste sve lakše izvršili.
  
• Poboljšajte učinkovitost - Bilježeći sve svoje tjedne zadatke i planirajući vrijeme za izvršavanje svakog zadatka možete eliminirati odugovlačenja, povećati učinkovitost i osigurati učinkovitije i bolje upravljanje radnim vremenom.
• Upravljajte stresom - Postavljanje rutine i planiranje tjednih zadataka može imati pozitivan učinak kada je riječ o smanjenju stresa. Što ste manje pod stresom, to ćete bolje izvršavati svoje zadatke.
• Držite se postavljenih rokova - s tjednim planom rada znat ćete točno kada i koji od vaših zadataka treba biti dovršen. To će biti od velike pomoći kada pokušavate držati korak sa sve zahtjevnijim rokovima na modernim radnim mjestima.
• Održavajte ravnotežu između poslovnog i privatnog života - tjedni plan rada omogućuje vam i bolje planiranje i stvaranje rasporeda slobodnog vremena. Na taj način znat ćete koliko imate slobodnog vremena na raspolaganju kako biste radili stvari u kojima uživate, poput druženja s prijateljima, obitelji ili dragim osobama, vježbanja, odlaska u kino i slično. Nemojte zaboraviti na odmor i druženje jer je u životu sve stvar ravnoteže. Za kvalitetno odrađivanje radnih zadataka, potreban je kvalitetan odmor na način na koji nam to najbolje odgovara.