Planiranje radnog vremena u hotelima
Kvalitetno planiranje radnog vremena glavni je preduvjet za uspješno funkcioniranje bilo koje organizacije pa tako i organizacije rada u hotelima. Planiranje je posebno osjetljivo područje u hotelima zbog velikog broja radnih mjesta i učestalih potreba za promjenama zaposlenika s jednog mjesta rada na drugo, ovisno o trenutnim potrebama. Zato planiranje radnog vremena prema stvarnim potrebama smanjuje mogućnost manjka ili viška radne snage u određenom odjelu i mjestu troška, omogućava kontrolu troškova i povećava angažman zaposlenika, a sve s jednim ciljem - povećanje produktivnosti i bolje organizacija rada za zaposlenike. Osim toga, prilikom planiranja važno je paziti i na kršenja koja se odnose na odredbe Zakona o radu Republike Hrvatske kako ne bi došlo do kršenja prava zaposlenika.
Najgora opcija kod planiranja radnog vremena je ručni unos podataka i ručno planiranje radnog vremena zaposlenika. Razlog je što se, osobito kod velikog broja zaposlenika, mogu pojaviti greške i to nije rijedak slučaj. Zamislite hotel u kojem radi 500 ljudi na različitim radnim mjestima i u više smjena (smjenski rad). Koliko je samo teško ručno isplanirati sve te smjene, uskladiti i rasporediti zaposlenike sukladno stvarnim potrebama i osigurati kvalitetni i neometani radni dan i radni tjedan. Tu u pomoć priskače tehnologija, odnosno sustav koji omogućava planiranje, registraciju, i upravljanje radnim vremenom. Špica je razvila modul Dynamic Scheduling koji je dizajniran za jednostavno i transparentno planiranje složenog radnog vremena i odsutnosti zaposlenika.
Najveća prednost ovog modula unutar Time&Space sustava je planiranje radnog vremena na dnevnoj, tjednoj i mjesečnoj razini i to sve na jednom zaslonu. Takav plan moguće je brzo i jednostavno poslati zaposlenicima, a voditelji odjela mogu jednostavno unositi promjene koje se u međuvremenu dogode. Aplikacija omogućuje individualno i/ili grupno planiranje što štedi vrijeme i mogućnost pogreške svodi na minimalnu razinu.
Na koji način se koristi Dynamic Scheduling?
Kako bi se ostvarilo kvalitetno planiranje, potrebno je prije svega definirati elemente kao što su: satnice, eventualne smjene, organizacijske jedinice za svakog zaposlenika, dane godišnjeg odmora, minimalne dnevne i tjedne odmore zaposlenika te maksimalni dozvoljeni rad vikendima i praznicima. Tako uneseni podaci uspoređuju se s ograničenjima radnog zakonodavstva. Ako je pojedina stavka planiranja u suprotnosti sa radnim zakonodavstvom, program će automatski upozoriti na to i na taj način spriječiti pogreške pri planiranju.
Jednostavno i lako uočljivo planiranje
Kao što je istaknuto, modul Dynamic Scheduling omogućuje planiranje za jednog ili više zaposlenika. Pri planiranju se koriste grafički simboli koji znatno olakšavaju planiranje i pregled plana za određeno razdoblje ili za definiranog zaposlenika. Tako definirani radni planovi smanjuju mogućnost pogreške i omogućavaju lakše praćenje. Osim toga, mogućnost pojedinih izmjena je znatno olakšana. Primjerice, zaposlenik je odsutan ili je došlo do neke druge promjene, jednostavno se zamijeni simbol, spreme promjene i to je to! Plan je ažuran! Važno je reći i da postoji sljedivost, odnosno moguće je pratiti tko je napravio koju promjenu u planiranju.
Dynamic Scheduling modul znatno olakšava planiranje radnog vremena. Korištenjem ovog modula, hoteli imaju sve unutar jednog sustava – planiranje i evidenciju radnog vremena što je vrlo praktično kada govorimo o organizaciji i nadzoru rada. Želite li saznati više o ovom modulu? Javite nam se!
