Odnosi li se evidencija radnog vremena samo na registraciju dolazaka i odlazaka?

Razvoj IT industrije uvelike je utjecao i na način vođenja evidencije radnog vremena i kontrole pristupa. Mnoge tvrtke prelaze na naprednija rješenja za evidenciju radnog vremena, osiguravajući na taj način jednostavnije i brže vođenje takvih evidencija. Često se pogrešno smatra da je evidencija samo potrebna radi registracije dolazaka i odlazaka zaposlenika. U dosadašnjem radu često smo se i sami susretali s ovakvim i sličnim stavovima. Tek nakon što se krene u razmatranje projekta, vidi se koliko je tu pojedinosti u igri. Prije svega, potrebno je voditi računa o zakonskoj usklađenosti. Zakonom o radu i Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima precizirano je koji su to podaci koji se moraju prikupljati vezano za zaposlenike i vezano za evidenciju radnog vremena. Također, potrebno je, sukladno propisima o zaštiti osobnih podataka voditi računa o adekvatnoj zaštiti osobnih podataka zaposlenika i o tome tko uopće unutar poduzeća smije pristupati takvim podacima i na taj način vršiti obradu (obradom podataka smatra se i sam uvid u osobne podatke, čak i ako se ništa ne mijenja ili dodaje).

Osim zakonske usklađenosti, kada se razgovara o evidenciji radnog vremena često se pokaže potreba i za prikupljanjem i obradom dodatnih podataka koji su potrebni kako bi se ovaj dio posla potpuno i temeljito odradio. Naime, iako se često misli da je dovoljno registrirati dolazak i odlazak zaposlenika (eventualno i pauzu), pokaže se da je potrebno voditi računa o nizu drugih podataka i informacija. Evidentirati radno vrijeme nije jednostavno, a neke od kategorija podataka o kojima treba voditi računa su i podaci o:

• bolovanju zaposlenika,
• plaćenom radnom vremenu,
• neplaćenom radu,
• noćnom radu,
• podnošenju zahtjeva i odobravanju godišnjih odmora,
• prekovremenim satima.  

Navedene kategorije nisu samo važne s aspekta kvalitetne analize i praćenja zaposlenika u poduzeću već se neke od njih moraju evidentirati, kako je ranije navedeno, i zbog zakonske obveze koju poslodavac ima. Primjerice, zakonski je definirano da zaposlenik mora blagdanima i neradnim danima biti više plaćen nego što je to uobičajenim danima. Osim toga, zaposlenici imaju zajamčen dnevni odmor (stanku) ukoliko rade više od 6 sati taj dan. Između završetka jedne i početka druge smjene mora postojati određeno vremensko razdoblje kako bi poslodavci bili u zakonskim okvirima. Sve su to samo neki od detalja o kojima je potrebno voditi računa. Osim toga, kvalitetnom analitikom poslodavci mogu detaljno utvrditi niz pojedinosti vezano za zaposlenike. Primjerice, može se precizno utvrditi broj sati odsutnosti, produktivnost pojedinog zaposlenika i sl. Na temelju takvih analiza, mogu se donositi odluke vezano za napredovanje zaposlenika i analize radne uspješnosti. Moguć je i uvid u to koliko je pojedini zaposlenik opterećen te je li potrebno napraviti dodatne preraspodjele zaduženja unutar organizacijske strukture poduzeća.

Postoji li učinkovitiji način vođenja evidencije o radnom vremenu od ručnog zapisivanja?

Zakonski nije propisan oblik vođenja evidencije, odnosno moguće je evidenciju voditi ručno (primjerice, zapisivanjem podataka o radnom vremenu na papir ili preko Excel tablica) i elektronskim načinom. Ipak, u praksi način na koji će se voditi evidencija uvelike ovisi i o broju zaposlenika. Naime, nije svejedno ima li neka organizacija 5 zaposlenika ili 30 i više. Svakako je jednostavnije voditi evidenciju o radnom vremenu ručno ili putem Excel tablice ako se radi o manjem broju zaposlenika. Međutim, što organizacija više raste, takvo vođenje evidencije postaje sve složenije.

Osim toga, prilikom ručnog vođenja evidencije moguće su i brojne greške prouzrokovane ljudskim faktorom. Primjerice, uvijek je moguće da se unese krivo vrijeme dolaska ili odlaska zaposlenika, da se na vrijeme ne upiše dogovoreni godišnji odmor za pojedinog zaposlenika i sl. Takve situacije mogu prouzrokovati nepotrebne i štetne smetnje u radu i dovesti do grešaka zbog kojih posao može trpjeti. Kako bi se to izbjeglo, uvijek je bolje i jednostavnije uvesti sustav za evidenciju radnog vremena.

Elektronska evidencija radnog vremena

Sustav za elektronsku evidenciju radnog vremena omogućuje brže i jednostavnije vođenje podataka o radnom vremenu. Moguće je postaviti pravila (primjerice, klizno radno vrijeme, industrijsko radno vrijeme i sl.) te omogućiti različite razine prava pojedinim zaposlenicima (primjerice, zaposlenici mogu vidjeti samo svoje podatke, a voditelji odjela mogu vidjeti i unositi podatke za zaposlenike u svom odjelu). Na taj način se vodi računa i o zaštiti osobnih podataka, odnosno postiže se bolja kontrola nad podacima. Osim toga, moguće je vidjeti tko je i kakve promjene izvršio nad pojedinim osobnim podacima (imena i prezimena zaposlenika, podaci o radnom vremenu zaposlenika i sl.). Nadalje, voditelji odjela ili odjel ljudskih potencijala može vrlo brzo dobiti detaljna izvješća o radnom vremenu zaposlenika i to kako za pojedine zaposlenike tako i skupna izvješća na razini odjela. Tako se mogu vidjeti svi važni podaci i moguće je kvalitetnije donošenje odluka na temelju analize ovakvih podataka. Takav sustav za evidenciju radnog vremena ima niz prednosti u odnosu na ručnu obradu podataka, odnosno preko Excel tablice.

Zaključno, možemo reći da je sustav za evidenciju radnog vremena dobra poslovna odluka koja može doprinijeti bržoj obradi podataka, smanjenju troškova i osigurati više vremena za obavljanje drugih neophodnih zadataka voditeljima odjela ili odjelima ljudskih potencijala. Moguće je dobiti u svega nekoliko koraka detaljna izvješća kako za interne potrebe tako i za potrebe uprave. Na temelju toga moguće je unaprijediti poslovanje organizacije.

U Špici imamo više od 30 godina iskustva u implementaciji sustava za evidenciju radnog vremena i kontrole pristupa. Sustav je moguće implementirati kao cloud rješenje ili na infrastrukturi (serverima) kupca. Kako sve funkcionira i koje su sve mogućnosti sustava? Javite nam se i saznajte detalje.