Kako podržati organizaciju rada na daljinu – u drugoj vremenskoj zoni i u 7 smjena?

Rješenje: Špica All Hours

Sadržaj:

•         Kako uspostaviti sustav evidencije radnog vremena različitih skupina zaposlenika u 7 različitih smjena, a da radnici mogu odabrati hoće li raditi u uredu ili na nekoj drugoj lokaciji?
•         Kako se radnici mogu služiti aplikacijom, a kako njihovi nadređeni?
•        Kako Špica All Hours štedi vrijeme korisnicima i daje im korisnija izvješća?

Mind Solutions

•         Djelatnost: Informacijske tehnologije i usluge (tehnička i stručna podrška američkom partneru)
•         Veličina tvrtke: Mala do srednja tvrtka
•         Broj zaposlenih: Više od 100
•         Značajke: Mind Solutions pruža tehničku i drugu podršku zdravstvenim ustanovama u SAD-u koje su klijenti američkog partnera Creative Technology Solutions.

O tvrtki MIND Solutions: Kupce u SAD-u podržavaju na daljinu iz Hrvatske

MIND Solutions hrvatska je tvrtka koja je partner američkom pružatelju usluga Creative Technology Solutions. Zajedno zdravstvenoj djelatnosti u SAD-u pružaju vrhunske IT prakse. Pružaju tehničku i korisničku podršku za više od 500 zdravstvenih ustanova u 30 američkih država. Radi se o brzorastućoj tvrtki izrazito usredotočenoj na razvoj i napredovanje ljudi.

Obje tvrtke imaju istog, američkog vlasnika. Hrvatska tvrtka zapošljava više od stotinu djelatnika, a američka partnerska tvrtka više od 40. Tvrtka Creative Tech specijalizirana je za daljinsku podršku i održavanje poslužitelja i mreža. Njihovi su klijenti zdravstvene ustanove, domovi za starije osobe, ustanove za dugotrajnu njegu, rehabilitacijski centri, ljekarne, laboratoriji, hospiciji itd.

„MIND Solutions nudi tehničku i korisničku podršku isključivo tvrtki Creative Technology Solutions i njezinim klijentima”, kažu u odjelu financija i administracije zagrebačke tvrtke MIND Solutions.

Ovu podršku pružaju na daljinu na tržištu Sjedinjenih Američkih Država. Zaposlenici tvrtke MIND Solutions mogu birati kako će raditi; na daljinu, iz ureda ili hibridno.

Putem MIND Solutions okruženja u oblaku hostiraju se desetci tisuća korisnika, klijenata tvrtke Creative Technology Solutions. Upotrebljavaju širok spektar tehnologija za razvoj rješenja u okruženjima VMWare, HyperV ili Microsoft Azure.

•         Više o tvrtki:

Izazovi: Kako podržati 7 radnih smjena za američke vremenske zone

„Rješenje koje je ponudila Špica do sada je bilo jedino na tržištu koje je moglo ispuniti naše potrebe po pitanju evidencije radnog vremena. To je zato što se naš rad odvija u drugim vremenskim zonama, a ujedno je uvjetovan raznim načinima rada.

Ne radi se toliko o dežurstvima i pripravnosti, već o vrlo različitim smjenama rada. Istovremeno su bitne i naknade – za noćni rad, rad praznicima, noćni rad praznicima…” kaže B.K. J., direktorica za financije i administraciju u MIND Solutions.

Još jedan razlog zašto im Špica All Hours olakšava posao jest to što mogu definirati što će zaposlenici vidjeti u sustavu. Zaposlenici odjela ljudskih potencijala, na primjer, vide sve o svim zaposlenicima. Ostali zaposlenici imaju ograničen pristup podacima koje mogu vidjeti ili promijeniti.  

Organizacija rada vrlo je posebna jer imaju čak 7 različitih smjena. Prva smjena počinje s radom u 15 sati popodne, kada je u Chicagu 8 ujutro, i radi do 23 sata. Druga smjena počinje s radom u 16:30 i radi do 00:30 ujutro sljedećeg dana. U Chicagu je tada 17:30. Imaju još dvije lokalne smjene, od 7 do 15 sati i od 23 do 7 sati.

Uz to postoje dvije razine dežurstava. Osnovnim dežurstvima rješavaju jednostavnije probleme koji su ključni za rad tvrtki kojima pružaju podršku. To su dežurstva na kraju tjedna. Druga vrsta dežurstva traje od petka navečer nadalje, kroz cijeli tjedan. U okviru tog dežurstva brinu se o kritičnoj infrastrukturi, što zahtijeva visoku razinu tehničkog znanja. Sedma je administrativna smjena.

„Špica mi je jako pomogla da smo organizirali sve te smjene u novom rješenju. Trenutačno sve jako dobro funkcionira”, kaže M.J., direktor za usluge podrške u tvrtki MIND Solutions.

Rješenje: Jedno izvješće umjesto mnogih koja su se ranije upotrebljavala

Ostala rješenja na tržištu bila su prikladna za modele organizacije rada koji su mnogo jednostavniji od onog u MIND Solutions.

B. K.J.: „Meni je ovo rješenje koje smo uveli početkom ove godine uštedjelo dosta vremena. Prije implementacije Špica rješenja morala sam objediniti najmanje četiri do sedam internih izvješća kako bih dobila mjesečnu evidenciju radnih sati. Sada to možemo dobiti u jednom izvješću, a potom trebamo samo srediti detalje.”

M. J. dodaje da sustav i operacijski vrlo dobro funkcionira. Kad je predstavljen zaposlenicima, pitanja gotovo nije ni bilo. „Sustav je vrlo intuitivan za korisnika”, dodaje B.K.J.

Špica je kao konzultant u ovoj fazi pomogla u pripremi podataka i postavljanju sustava. Istovremeno je:

•         ponudila besplatni test u kojem je tvrtka mogla testirati situacije/slučajeve prije odluke o kupnji,
•        napravila pripremnu fazu na jednoj skupini korisnika, a zatim je nastavljena implementacija sustava,
•        (daljinska) podrška bila je uključena u cijenu,
•         početno je ulaganje bilo nisko: počeli su samo s pretplatom, hardvera nije bilo, svi su se registrirali putem računala.

Zaposlenici se sada javljaju na posao na razne načine. „U sustavu imamo podatke tko radi od kuće, a tko u uredu. Nema razlika u obračunu plaća, to je regulirano njihovim ugovorima o radu”, dodaje B.K. J.

Zaposlenici vide raspored smjena te mogu zatražiti promjenu smjene. Smjenu, međutim, ne mogu promijeniti sami – promjenu odobrava i upisuje predradnik.  

Rezultati

•         Manje vremena, više korisnih izvješća.  

„Sada mjesečno trošim pet do deset sati manje”, kaže B.K. J. te ističe koliko joj znači što više ne mora spajati 4 do 7 izvješća u jedno. „Neki će možda pomisliti da to nije puno. Ali mogu reći da mi to puno znači. U svakom trenutku imam pristup određenim izvješćima, što prije nije uvijek bilo moguće.”

M. J. i dalje sam sređuje raspored smjena, ali upisom u All Hours štedi tri do četiri sata mjesečno. Dodaje: „Budući da je sustav smjena tako složen, nije ih moguće automatski rasporediti."

•        Uskoro dolazi nadogradnja za Špica All Hours

U budućnosti MIND Solutions želi integrirati All Hours rješenje sa sustavima za upravljanje zaposlenicima (HR).

„Već ćemo iduće godine sve bitne podatke, primjerice o odsutnostima, iz rješenja tvrtke Špica izvesti u drugi sustav za podršku organizaciji rada. Tako će nadležni odmah vidjeti kada je netko odsutan i moći će brzo reagirati”, dodaje M.J.

To je interno razvijen softver. Zbog specifičnih zahtjeva za različite odjele, nijedno od ERP rješenja nije zadovoljilo ono što su trebali. Stoga su odlučili razviti vlastito rješenje.