Kako poboljšati organizacijske sposobnosti na radnom mjestu?

1. Postavite ciljeve i planirajte izvršenje tih ciljeva

Kako biste postali organizirani, prvo trebate usavršiti svoje vještine planiranja i jasnog postavljanja ciljeva. Teško se organizirati ako vam misli nisu fokusirane i ako su ciljevi nejasno postavljeni. Jasnoća postavljanja ciljeva vodi fokusu i učinkovitosti. Dakle, prvi korak ka tome da postanete organizirana osoba je znati što točno želite i što se od vas očekuje u vašem poslu.

Najvažniji savjet o tome kako razviti svoje vještine planiranja i postavljanja ciljeva je unaprijed odrediti vrijeme planiranja. Ljudi jako rijetko uspijevaju pronaći vrijeme i mir kako bi proveli neko vrijeme sami sa sobom i to vrijeme iskoristili samo za razmišljanje i planiranje svojih sljedećih poteza. Planiranje uvijek počinje zapisivanjem stvari - ne postoji čarobna formula.

Za početak, samo uzmite komad papira i napišite što želite postići i kako ćete to postići. Ne trebate pretjerano komplicirati stvari – razvijte naviku da zapisujete svoje ciljeve, a zatim ih pregledavajte na tjednoj bazi. 

2. Odlučnost u provođenju ciljeva

Važan dio vezano za organizaciju je donošenje odluka – od odabira prioriteta preko raspodjele resursa pa sve do vođenja drugih prema zacrtanim ciljevima (primjerice, voditelji timova imaju važnu ulogu u ovome).

Sve to podrazumijeva donošenje odluka i njihovo pridržavanje. Naravno, svi mi s vremena na vrijeme oklijevamo i svi s vremena na vrijeme donesemo pogrešnu odluku. To samo znači da će biti trenutaka kada ćemo morati stati kako bismo ponovno procijenili trenutnu situaciju.

Ipak, ako imate problema pri donošenju odluka, onda je najbolji savjet: vježbati, vježbati, vježbati. Ako i poželite promijeniti odluku, razmislite o posljedicama. Počnite s odlukama koje neće imati značajne posljedice, a zatim pomalo napredujte. Neodlučnost se može pobijediti samo svjesnim i namjernim donošenjem odluka.

Zašto je odlučnost tako važna organizacijska vještina? Neodlučnost obično dovodi do toga da jednostavno ne radite ništa. Teško je biti organizirana osoba ako stalno redefinirate ciljeve.

Naravno da ne treba žuriti ili donositi iracionalne odluke, ali morate biti u stanju analizirati prednosti i nedostatke, donijeti odluku i onda se suočiti sa svim posljedicama takve odluke. Izuzetno je iscrpljujuće za vas, ali i za druge ako ste stalno neodlučni. 

3. Upravljanje vremenom

Vrijeme je najvrjednija imovina koju imate. Vaše vrijeme je u svakom slučaju ograničeno tako da možete izvršiti samo određeni broj zadataka u danu kao i ostvariti samo određeni broj ciljeva. Upravo zato je važna organizacijska vještina znati upravljati vremenom – svojim, ali i tuđim.

Planiranje, postavljanje ciljeva i donošenje odluka važni su dijelovi upravljanja vremenom. Kada počnemo prakticirati ove vještine, na kraju dolazimo do točke u kojoj moramo postaviti dnevne prioritete u skladu s planovima koje napravimo. To je u pravom smislu riječi upravljanje vremenom. Rasporedite svoje vrijeme za najvažnije stvari u određenom danu, tjednu i mjesecu. Prioritet nije ono za što kažete već ono čemu posvećujete svoje vrijeme.

Upravljanje vremenom može se promatrati na dva različita načina:

• upravljanje dnevnim zadacima
• upravljanje sastancima

Upravljanje dnevnim zadacima sastoji se od definiranja važnih zadataka, određivanja što biste sami trebali raditi, a što biste trebali delegirati, i na kraju je potrebno isplanirati optimalno vrijeme za obavljanje zadataka.

Redovito ažuriran popis zadataka znak je dobrih organizacijskih sposobnosti.

Osim upravljanja zadacima, važan dio raspodjele vremena je upravljanje sastancima. Odlučivanje s kim ćete se sastajati i koliko dugo je važno za kreiranje kvalitetnog rasporeda. Morate se pobrinuti da sastanci budu produktivni, usredotočeni na temu, potkrijepljeni zapisnicima i da rezultiraju donošenjem jasnih odluka.

Učinkovito upravljanje vremenom ne dozvoljava da se vrijeme uzaludno troši. Korištenje rješenja za evidenciju radnog vremena s kvalitetnom analitikom također vam može pomoći da puno bolje organizirate vrijeme svojih zaposlenika ili članova tima na radnom mjestu.

Evidencija radnog vremena uz aplikaciju

Aplikacija za radno vrijeme omogućuje:

• Povećanje produktivnosti
• Smanjenje administracije
• Bolje i kvalitetnije planiranje radnog vremena

SAZNAJTE VIŠE!

 4. Vještine vođenja i komunikacije

Kao što smo ranije spomenuli, organizacijske vještine važne su za upravljanje i ljudskim i materijalnim resursima.

Za upravljanje materijalnim resursima važne su analitičke vještine – iskustvo u izradi proračunskih tablica, postavljanju proračuna, praćenju planova itd. S druge strane, kod upravljanja ljudskim resursima potreban je drugačiji skup vještina koje možemo kategorizirati kao vještine vođenja i komuniciranja.

To uključuje sve: od inspiriranja ljudi preko jasnog definiranja vaših očekivanja pa do pohvale kada su izvrsni. Ovo je vjerojatno najteži dio izvrsnog organizatora: upravljanje ljudima.

Ne postoji jednostavan način kako da to naučite. Čitanje knjiga, odlazak na seminare, primjena novih tehnika vođenja i stalno usavršavanje jedini su siguran način da razvijete ove ključne soft skills.

 5. Ovladavanje tehnologijom i organizacijskim alatima

Nešto što je postalo sve očitije u posljednjem desetljeću je nužnost ovladavanja tehnologijom i organizacijskim alatima. Mnogi poslovi sada se odvijaju preko računala.

Rijetko se može naići na složeni projekt koji se ne izvodi uz korištenje aplikacija za planiranje, upravljanje ljudskim resursima i komunikaciju. Ako ne svladate korištenje ovih resursa, vaše će organizacijske vještine zaostati.

Ne morate biti stručnjak za računala, ali svakako morate odvojiti vrijeme kako biste svladali glavne aplikacije koje koristite na poslu. Morate naučiti koristiti tehnologiju u svoju korist, tako da alati mogu pojačati organizacijske vještine koje ste već ranije razvili.

Ovladavanje ovim alatima i aplikacijama zahtijeva vrijeme, ali koristi mogu biti višestruke. Aplikacije postupno osvajaju svijet i nema naznaka da će se trend usporiti. Sve ukazuje na suprotno. Stoga, ako ste zanemarili ulaganje u svoje tehnološke vještine, vrijeme je da to promijenite. 

6. Raditi pod pritiskom uz zadržavanje učinkovitosti

Kada nešto organizirate, stvari rijetko kad idu planiranim tokom. Obično imamo kratke rokove i česte promjene. Upravo zato, rad pod pritiskom je važna organizacijska vještina.

To konkretno znači ostati smiren i slijediti plan do kraja dok su svi ostali u panici. Smirenost u teškim situacijama je ono što prosječne organizatore odvaja od onih iznadprosječnih.

Međutim, sposobnost rada pod pritiskom nije jedino što je važno. Nužno je njegovati određeni stupanj agilnosti. Put prema vašem cilju nikada nije ravna linija. Ako ste mudro postavili jasne ciljeve, morate ostati fleksibilni na svom putu sve do njihovog postizanja. Obje vještine, rad pod pritiskom i sposobnost prilagođavanja, najučinkovitije se razvijaju kroz praksu.

Kada nešto krene po zlu, nemojte biti kruti i fokusirati se na ono loše, već potražite alternativne načine za postizanje cilja. Postupno preuzimanje zahtjevnijih projekata tijekom vremena pomoći će vam da se bolje naučite nositi s takvim situacijama. 

7. Uredite i organizirajte svoje radno mjesto

Neki ljudi vjeruju u “kreativni nered” i više vole raditi u neurednom okruženju, ali to ima svojih mana.

Održavanje čistog stola i postavljanje svega na svoje mjesto obično je okruženje koje ljudi s dobrim organizacijskim sposobnostima njeguju.

Kako biste dostigli bolje organizacijske vještine, pobrinite se da živite u urednom okruženju. Ne treba se tu baš sad raditi o sterilnom okruženju - dovoljno je da vaš prostor bude čist i da sve bude na svom mjestu.

Osjećat ćete se organiziranije, lakše ćete pronaći stvari, a čisto okruženje će vas motivirati da dalje razvijate svoje organizacijske vještine. 

8. Briga o sebi

Na kraju, ali ne i najmanje važno, moramo spomenuti brigu o sebi. Ako se ne brinite o sebi teško ćete izvrsno organizirati bilo što. Organizacijske vještine počinju dobrim samoupravljanjem. To znači da morate paziti na svoje fizičko zdravlje tako da se dovoljno odmarate, njegujete svoj intelekt čitanjem i poticajnim razgovorima te ne zanemarujete svoju emocionalnu sreću i dobrobit.

Kada ste na vrhu imat ćete daleko veće šanse za uspješno organiziranje sebe, drugih i svih ostalih resursa. Uvijek morate služiti kao primjer drugima.

Ako se prestanete brinuti o sebi – previše radite, imate lošu prehranu, izbjegavate tjelovježbu, stalno ste anksiozni, ne ulažete u svoje vještine i sl. na kraju ćete početi donositi loše odluke, vaše će znanje zastarjeti, bit ćete umorni i neraspoloženi i prije ili kasnije ćete izgorjeti.

Stoga, ako želite razviti svoje organizacijske sposobnosti, počnite s brigom o sebi – svom tijelu, umu, emocijama i duši. To je početak kvalitetnije i bolje organizacije.