Efikasno planiranje rada i izrada radnih planova

Važnost definiranja radnog vremena

Raspored radnog vremena od iznimne je važnosti za svakog zaposlenika jer definira vrijeme kada zaposlenik treba biti na raspolaganju i što sve treba odraditi. Takve specifičnosti (radno vrijeme i radne obveze zaposlenika) potrebno je definirati i u ugovoru o radu. Kako će se posao obavljati, koji su to radni zadaci zaposlenika i što je sve potrebno odraditi može varirati od industrije do industrije i ovise o svakom pojedinom radnom mjestu. Primjerice, u sektoru zdravstva postoje dežurstva gdje liječnici trebaju biti dostupni određeno vremensko razdoblje. S druge strane, uredski poslovi često su definirani kroz fiksno radno vrijeme i ne postoje dežurstva. Takve detalje potrebno je definirati ugovorom o radu.

Zašto je važno definirati raspored radnog vremena?

Neki od najvažnijih prednosti rasporeda radnog vremena i evidencije rada općenito su:

• Uspostavljanje rutine u radu – dosljednost u radu pomaže zaposlenicima u postizanju fokusa zaposlenika, produktivnosti i općim zadovoljstvom poslom. Postoje i znanstvene studije koje takvo što i potvrđuju.
• Bolje upravljanje financijama i bolja kontrola troškova – Kvalitetnim planiranjem izbjegavaju se uska grla u radnim procesima što umanjuje potrebu za prekovremenim radim satima, gubitaka zbog loše organizacije rada i preopterećenju zaposlenika.
• Ušteda vremena – postavljanjem radnog rasporeda, voditelji timova ne moraju razmišljati o svakodnevnim rasporedima već se mogu fokusirati na donošenje bitnih odluka za svoj tim.
• Bolji odnosi s kupcima/klijentima – znajući da će u određenom razdoblju zaposlenici biti na raspolaganju, uvelike olakšava kupcima svakodnevne aktivnosti jer znaju da mogu računati da će traženu uslugu i dobiti
• Usklađenost s pravnim obvezama – kada su jasno postavljeni kriteriji prema kojima se definira radno vrijeme i obveze zaposlenika, izbjegava se situacija u kojoj su moguće kazne zbog nepoštivanja zakonskih odredbi o radu.

Vrste radnih rasporeda

U nastavku ćemo pokazati neke od najčešćih vrsta radnih rasporeda koji postoje. Koji model će se odabrati, ovisi o potrebama svakog poduzeća, odnosno organizacije. Nisu svi rasporedi pogodni za svaku vrsta rada i zato je potrebno dobro odabrati koji model koristiti kako bi se ciljevi organizacije mogli lakše ispuniti.

1.) Rad na puno radno vrijeme

Ova vrsta rada je najčešća i obično uključuje 40 radnih sati tjedno. To mogu biti različite opcije (primjerice, rad od ponedjeljka do petka, od 09 do 17 sati). Zaposlenici mogu biti plaćeni po satu ili po učinku, a poslodavci često daju i različite beneficije takvim zaposlenicima kao što su dodatni dani godišnjeg odmora, zdravstveno osiguranje, dodatni slobodni dani i sl.

2.) Rad na pola radnog vremena 

Oblik rada u kojem zaposlenici obično rade manje od 40 radnih sati tjedno. Prednost ovakvog načina rada je što su zaposlenici fleksibilniji u radu, ali nedostatak je što obično nemaju beneficije koje imaju zaposlenici koji su zaposleni na puno radno vrijeme. Part-time job moguće je organizirati na više načina:

• Zaposlenici koji rade od ponedjeljka do petka, ali sa smanjenim brojem radnih sati (primjerice, četiri sata dnevno umjesto osam sati dnevno)
• Zaposlenici koji rade od ponedjeljka do srijede osam sati dnevno
• Zaposlenici koji rade subotom i nedjeljom osam sati dnevno

3.) Fleksibilni radni raspored

Zahvaljujući fleksibilnom radnom rasporedu, zaposlenici nemaju strogo definiran početak i kraj radnog vremena. Primjerice, nije strogo definirano da moraju doći u 8h u ured i biti do 17h. Mogu doći ranije ili kasnije, ali obično imaju definirano puno radno vrijeme (moraju odraditi osam sati). Danas su sve popularniji i oblici rada gdje nije potrebno dolaziti u ured već se posao može obavljati i od kuće. Naravno, ukoliko priroda posla to omogućuje.

4.) Dvokratno radno vrijeme (rad u podijeljenoj smjeni)

Ovakav način rada karakterističan je u sektoru zdravstva, hotelijerstva, transporta, sigurnosti i trgovine. Rad se obično organizira tako da zaposlenici rade četiri sata u jutarnjoj smjeni i još četiri sata u poslijepodnevnim satima. Primjerice, kuharice odrade posao ujutro u hotelu za vrijeme doručka (kad je veća potražnja i potreba za radnom snagom) i onda rade poslijepodne (od 18h) kad je opet veća potražnja za vrijeme večere u hotelu.

5.) Rotirajuće radne smjene 

Važne su posebno u industrijama gdje je potrebno osigurati radno vrijeme 24/7. Primjeri takvih industrija/poslova su: proizvodne tvrtke (primjerice, drvna industrija), korisnička podrška, javni prijevoz, hitne službe (vatrogasci, zdravstvo, policija), proizvodnja energije, zrakoplovna industrija i sl. U ovom slučaju zaposlenici rade u rotirajućim smjenama, npr.: jedan tjedan jutarnja smjena, drugi tjedan poslijepodnevna smjena i treći tjedan noćna smjena.

6.) Skraćeni radni tjedan

Odnosi se na smjene gdje zaposlenici rade na način da, primjerice, odrade četiri radna dana, ali po deset radnih sati dnevno. Na taj način se zadržava puno radno vrijeme na tjednoj razini, ali zaposlenici imaju jedan dan više a odmor.

7.) Fiksni radni raspored

Radi se o načinu rada gdje je definirano točno radno vrijeme (npr, od ponedjeljka do petka, od 8h do 16h) i gdje se zaposlenici moraju držati tog okvira. To ovisi prvenstveno o zahtjevima radnog mjesta i o vrsti posla.

8.) Rad na poziv 

Ova vrsta rada najčešća je u sektorima hitnih službi kao što su to vatrogasci i policija, ali i u IT sektoru, segmentu sigurnosti i sl. Obično je rad organiziran tako da zaposlenici odrade svoju smjenu, ali ostaju dostupni na poziv. Odnosno, odazvat će se pozivu nadređenih u slučaju hitnih intervencija ili ako dođe do manjka osoblja.

9.) Sezonski poslovi 

Poslovi koji se trebaju obavljati povremeno. Najbolji primjer za to je turistička sezona u ljetnim mjesecima u turističkim državama ili sezonski rad u zimskim mjesecima na poznatim svjetskim skijalištima. 

Savjeti i koraci za kreiranje rasporeda radnog vremena

Kao što smo rekli, radni raspored važan je zbog veće produktivnosti na radnom mjestu, ali i zbog kvalitetnije organizacije radnih procesa. U nastavku donosimo neke od najvažnijih savjeta kako odrediti i definirati radne rasporede za zaposlenike kao i na što posebno obratiti pozornost.

1.) Identificirajte sve dostupne resurse

Posebno obratite pozornost na financijske resurse. Osim toga, važno je provjeriti i s kojim zaposlenicima raspolažete, imate li dovoljno zaposlenika te imaju li zaposlenici dovoljnu razinu znanja i vještina.

2.) Razmislite o zahtjevima za svaku smjenu 

Svaki posao i industrija je drugačija pa čak i unutar iste industrije mogu postojati različiti zahtjevi u pogledu zahtjeva za tim kao treba organizirati posao. Neka od pitanja na koja bi trebalo odgovoriti su:

• treba li u svakoj smjeni biti voditelj smjene ili zaposlenici mogu raditi i bez nadzora,
• koliko smjena nam je potrebno
• može li radno vrijeme biti fleksibilno ili moramo imati precizno definirane smjene
• kako će se postupati u slučaju da nema dovoljno zaposlenika
• hoće li zaposlenici moći mijenjati smjene i kakva će biti procedura u takvim situacijama
• kako će se upravljati zahtjevima za godišnjim odmorom ili slobodnim danima

3.) Pokušajte predvidjeti potražnju

Ako pogledate prodajne podatke i povijest poslovanja, zasigurno možete uočiti u koje doba dana imate najviše posjetitelja ili prodaje. Primjerice, ako imate restoran u blizini poslovnih zgrada, možda ćete imati više posjeta za vrijeme ručka nego u jutarnjim ili poslijepodnevnim satima. U tom slučaju, razmislite o dodatnom angažmanu osoblja u tom razdoblju kako biste zadovoljili potrebe svojih korisnika

4.) Razgovarajte sa zaposlenicima oko smjena

Ovaj savjet može se činiti kao nešto što ne treba spominjati, ali često se dogodi da voditelji ne znaju potrebe i želje svojih zaposlenika. Primjerice, nekim će zaposlenicima odgovarati da rade noćne smjene, dok će drugi više preferirati dnevne smjene. S druge strane, netko će možda željeti raditi nedjeljom kako bi više zaradio, dok će drugom zaposleniku više odgovarati provesti to vrijeme s obitelji. Svi smo različiti i imamo različite potrebe i životne situacije i zaista je potrebno o tome voditi računa. Uostalom, sigurno želite zadovoljnog i sretnog zaposlenika, a ne nekog tko će biti nezadovoljan što je u tom razdoblju na radnom mjestu. Razgovorima se takve situacije mogu prevenirati i uskladiti.

5.) Analizirajte prijašnje rasporede, ako ih imate

Ovo može biti vrlo koristan način da vrednujete stvari kako treba. Primjerice, možete pogledati tko je po planu kada trebao raditi, a tko je na kraju stvarno radio i ponavljaju li se neki problemi po tom pitanju. Tako možete vidjeti je li potrebno odraditi neke promjene u tok kontekstu.

6.) Napravite Plan „B“

Nepredvidive situacije uvijek su moguće, napravite protokole za takve situacije. Neke od situacija na koje treba paziti i koje treba definirati:

• mogu li se zaposlenici sami zamijeniti za smjene ili za to trebaju odobrenje voditelja smjene,
• postavite pravila o obavijestima u slučaju da neki od zaposlenika ne mogu doći taj dan na posao zbog bolesti i sl.
• razmislite o alternativama za slučaj da neki zaposlenici nisu u mogućnosti odraditi taj dan (hoćete li zaposliti studente ili dodatne djelatnike, hoćete li pozvati postojeće djelatnike i adekvatno ih honorirati i sl.)

7.) Proučite radno zakonodavstvo

Kako biste se adekvatno pripremili za planiranje, dobro proučite zahtjeve radnog zakonodavstva. Zakon o radu je nešto što predstavlja polazišnu točku za svako planiranje rada i smjena zaposlenika. Kršenje propisa o radu može negativno utjecati na percepciju o poduzeću kao o nekome tko krši radnička prava, ali i dovesti do velikih kazni.

8.) Koristite alate za automatsko planiranje

Raditi planove radnog vremena ručno iznimno je zahtjevan posao. Umjesto toga, razmislite o alatima koji će vam pomoći organizirati rad i smjene na način da eliminirate potencijalne probleme i moguće previde.

9.) Objavite i obavijestite na vrijeme zaposlenike o rasporedu

Ovaj posljednji korak vrlo je važan jer pravovremene obavijesti omogućuju zaposlenicima da se na vrijeme pripreme i da na vrijeme najave ako budu spriječeni obavljati svoj posao. Transparentna komunikacija od iznimne je važnosti za cijelu organizaciju.

Dodatni savjeti za voditelje timova

U nastavku ćemo predložiti još neke načine pomoću kojih možete poboljšati svoje planiranje radnog vremena.

1.) Ohrabrite svoje zaposlenike da iznose svoje mišljenje

Ovo je vrlo važno u procesu odlučivanja. Stvorite okruženje u kojem se zaposlenici osjećaju sigurni i ne boje se reći što misle. Potaknite ih na otvorene razgovore kako bi se radne obveze i smjene organizirale tako da odgovaraju zaposlenicima i njihovim željama i potrebama

2.) Postavite jasne protokole vezano za planiranje radnog vremena i smjena zaposlenika

Razmotrite koje opcije imate kada se radi o dodatnim pogodnostima za zaposlenike. Primjerice, možete nagradite zaposlenike ako su u nekom razdoblju poštivali dogovorene smjene ili dugogodišnjim zaposlenicima možete dati druge pogodnosti u vidu fleksibilnijeg planiranja. Takvi načini planiranja i rada su dodatna motivacija za zaposlenike.

3.) Postavite jasna očekivanja od samog početka 

Prilikom zapošljavanja novih ljudi, ali i u komunikaciji s postojećim zaposlenicima, postavite jasna pravila igre. Kada su ljudima poznata pravila ponašanja, imat će intenciju i „igrati“ po tim pravilima. Znati da postoje ista pravila za sve, stvara osjećaj sigurnosti u radnom kolektivu i omogućuje poštivanje pravila.

4.) Učinite radne planove jednostavnima i čitljivima 

Velika greška koja se često ponavlja je da se u radne rasporede stavlja previše informacija (primjerice, podaci o zaposlenicima, prekovremeni sati i sl.). To bi se trebalo izbjegavati. Primjerice, ako se radi tjedni raspored, zaposlenici pojedinog odjela ili tvrtke trebali bi moći u svega nekoliko sekundi pronaći koje dane rade i u koje točno vrijeme. Na taj način čini se preglednim radni raspored i izbjegavaju se potencijalni problemi.

5.) Objavite raspored rada na vrijeme

Ako objavite raspored po radnim danima za zaposlenike tjedan dana unaprijed, zaposlenici će moći na vrijeme reagirati u slučaju odsustva. S druge strane, prekasno objavljivanje može dovesti do toga da zaposlenici ne stignu na vrijeme reagirati i to može dodatno zakomplicirati planiranje. Pravovremena reakcija važna je za sve u organizaciji kako bi se na vrijeme otklonile poteškoće i izbjegle „rupe“ u rasporedu.

Nadamo se da vam ja ovaj vodič bio od koristi i pomogao u tome da kvalitetnije i bolje planirate. Želite li saznati koji od alata koje imamo vam mogu u tome pomoći, javite nam se.