Jednostavno i brzo popišite osnovna sredstva!

Inventura i vođenje ažurnog popisa osnovnih sredstava zakonska je obveza, ali može biti i od velike pomoći u svakodnevnom poslovanju i radu. Za rad svake organizacije (poduzeća, ustanove, obrta i sl.) potrebna su određena sredstva za rad. Neophodno je i korisno znati u svakom trenutku u kakvom je stanju naša oprema, je li vrijeme za redovan pregled, je li dio opreme spreman za otpis ili za zamjenu i sl. Ako uzmemo u obzir veliki broj sredstava koje ima svako poduzeće, onda je potpuno razumljivo da je vrlo teško i zahtjevno sve to voditi ručno. Prije svega, zato što će se događati greške prilikom vođenja, mnoge stvari se neće zabilježiti i de facto moramo imati  osobe koje će našoj organizaciji dio radnog vremena posvetiti ovom zadatku. Međutim, ako se taj dio poslovanja digitalizira, dobivamo posložen sustav u kojem se lako snalaziti i koji omogućuje uvođenje reda u rad ovog dijela poslovnog procesa.

Osim ažurnih i točnih podataka o osnovnim sredstvima (što je preduvjet za sve daljnje aktivnosti), važne prednosti elektroničkog sustava za popis osnovnih sredstava su i:

1. Mogućnost lakšeg održavanja i servisa osnovnih sredstava
2. Poslovne analize, izvještaji i statistika
3. Povezivanje s računovodstvenim programima
4. Povijest aktivnosti 

1. Mogućnost lakšeg održavanja i servisa osnovnih sredstava

Uz napredni sustav za popis osnovnih sredstava moguće je, osim inventure pratiti i zaprimati zahtjeve za servisom, izdavati i evidentirati radne naloge sa zadacima i servisnim aktivnostima. Zašto je to važno? Zbog mogućnosti praćenja izvršenih servisnih aktivnosti na osnovnim sredstvima i donošenja odluka o rashodu i nabavci zamjenskih sredstava. 

„Zdravlje“ osnovnih sredstava najbolje je održavati periodičnim  pregledima. Na taj način povećavamo poslovnu efikasnost i izbjegavamo  situacije zbog kojih se događaju neželjeni kvarovi ili neplanirani servisi na pojedinim sredstvima koja svakodnevno koristimo u radu.

2. Poslovne analize, izvještaji i statistika

Točni i dostupni podaci su nam od iznimne važnosti ako želimo imati što kvalitetnije podloge za donošenje poslovnih odluka. Jedan od glavnih problema kod ručnog vođenja popisa osnovnih sredstava je i to što se kod takvog rada često događaju pogreške u radu koje se ne evidentiraju, a utječu na točnost poslovnih izvještaja i analiza. Korištenjem naprednih informatičkih sustava ovaj se  problem eliminira i osigurava se točna statistika i pregledni izvještaji koji se vrlo brzo mogu kreirati u sustavu i koristiti za daljnje aktivnosti i donošenje odluka.

3. Povezivanje s računovodstvenim programima

Jedna od prednosti korištenja programskog sustava za inventuru osnovnih sredstava je mogućnost povezivanja s računovodstvenim programima. Na taj način se izbjegava nepotrebno prepisivanje podataka i skraćuje vrijeme prijenosa podataka. Osim što se štedi vrijeme i resursi, eliminirana je mogućnost pogreške pri transferu podataka.  

4. Povijest aktivnosti

Često se događa da je u sam proces inventure i popisa osnovnih sredstava uključeno više djelatnika ili čak i više različitih odjela unutar organizacije. U svakodnevnom radu to je uobičajena pojava. Međutim, na taj način moguće su i greške i vrlo je važno imati uvid u realnom vremenu tko je, kada i što radio nad podacima, koje promjene su provedene i koje aktivnosti su odrađene u pojedinom procesu ili nad pojedinim osnovnim sredstvom. U slučaju ručnog bilježenja, povijest aktivnosti nije moguće provjeriti niti naknadno utvrditi što se je događalo. To nam može predstavljati problem ako dođe do nekih grešaka koje se trebaju ispraviti. Prednost elektronskog popisa osnovnih sredstava je u tome što se takve situacije mogu prevenirati i naknadno provjeriti sve aktivnosti što u svakom slučaju ubrzava provjeru situacija u kojima je potrebno nešto mijenjati.

Sve navedeno omogućuje Advantas. Advantas je rješenje koje je razvio tim stručnjaka Špice i kojim se postiže digitalizacija poslovnog procesa, smanjuje mogućnost pogrešaka i osigurava „zdravlje“ osnovnih sredstava što je ključno za svakodnevno funkcioniranje svake organizacije.

Zahvaljujući naprednim funkcionalnostima Advantas sustava izbjegavaju se situacije u kojima će jedan dio poslovanja trpjeti jer je došlo do problema s pojedinim dijelovima opreme i što onemogućuje daljnji rad. Baš onako kako svatko od nas treba paziti na svoje osobno zdravlje, tako moramo paziti i na zdravlje naših osnovnih sredstava. Doktor za osnovna sredstva je – Advantas.

Želite više znati o Advantasu? Javite nam se!