Glasovno komisioniranje za optimizaciju skladišnih procesa: slučaj Merkur

O Merkuru

Merkur je slovenska tvrtka s 120-godišnjom tradicijom koja od svog osnutka nudi proizvode za "uradi sam" projekte. Cilj Merkura je postati vodeći trgovac tehničkom robom u Sloveniji.

Primož Janc zaposlen je u tvrtki više od 20 godina. Počeo je u prodaji, a posljednjih 13 godina radi kao direktor logistike. Uz brojne projekte reorganizacije, uveo je u skladište rad s prijenosnim terminalima, procese za prikupljanje logističkih podataka i VoiceXtreme sustav glasovnog komisioniranja.

Franceom Burgarom, voditelje IT projekata Merkura, koji se tijekom rada u Merkuru također brinuo za provedbu mnogih projekata kao što su: puštanje u rad s prijenosnim terminalima, integracija Kasto automatiziranog skladišta i sl.

Naš treći sugovornik je Aleš Habič, voditelj prodaje rješenja na području digitalizacije skladišta u tvrtki Špica International. Sam kaže da u svom radu teži prvenstveno mjerljivim poboljšanjima u skladišnom poslovanju svojih klijenata. U suradnji s kupcima postigao je brojne rezultate: poboljšanja uvjeta rada, povećanja produktivnosti i optimizaciju procesa u opskrbnom lancu Krke, Mercatora, Gorenja, Merkura i drugih slovenskih tvrtki.

Koji su današnji glavni izazovi u skladišnom poslovanju Merkura?

Primož: Najveći je izazov dobiti dobrog radnika u skladištu. Vremena su takva da pogotovo mlađa populacija nije navikla na fizički rad, nedostaje im i određeni stupanj odgovornosti. S druge strane postoji velika fluktuacija, što znači da se puno vremena posvećuje uvođenju ili edukaciji novih zaposlenika. To pak rezultira nešto lošijom učinkovitošću i nižom kvalitetom rada.

Također nam je važna sigurnost zaposlenika, jer imamo tešku robu nepravilnih oblika i nešto vrlo brzo može poći po krivu. Također se značajno promijenio poslovni model koji je danas usmjeren na opskrbu kupaca i tvrtki u malim količinama, a ne u veleprodaji kao nekada.

Standardi rada također su se promijenili: potrebna je veća učinkovitost i točnost uz najniže moguće troškove.

S kojim se izazovima najčešće suočavaju druge tvrtke na području skladištenja?

Aleš: Primoževim izazovima dodao bih probleme sa sezonskom radnom snagom, posebno stranom, gdje je izazov razumijevanje jezika. Nabava i dostava materijala i robe usmjerena je prema kupcima koji očekuju brzu i točnu isporuku. Zato su potrebni  IT sustavi koji na najoptimalniji način podržavaju procese rada u skladištu.

Dodao bih, međutim, da u nekim industrijama zakonodavstvo nalaže pravila i dodatne zahtjeve koji se pojavljuju u skladištu i kojima se potrebno prilagoditi. Primjer: u farmaciji je serializacija započela prošle godine, jer svaka kutija lijeka ima svoj serijski broj, a to značajno utječe na proces rada i pretpostavlja više posla. Slične priče nalazimo u prehrambenoj, automobilskoj i kemijskoj industriji.

Kako bi se ovi problemi mogli riješiti i kako bismo se mogli bolje prilagoditi skladište modernom kupcu?

Aleš: Kupac je "kralj", stoga, njegove potrebe moraju biti zadovoljene. Problem bi se mogao podijeliti prema vrstama skladišta: ručno upravljana i automatizirana skladišta.

U prvom je ljudska radna snaga najvažnija, pa bismo se trebali zapitati kako pomoći djelatnicima da budu uspješniji, brži. Mislim da je jedno od boljih rješenja na tržištu korištenje glasovnog komisioniranja, koji je vrlo fleksibilan sustav, a ulaganje koje ulažete u tehnologiju vrlo se brzo isplati. Skladišta s ručnim terminalima uvijek su izazov, u njih je teže uvesti automatizaciju zbog neujednačenih skladišnih i transportnih jedinica, ali to je neophodno, a naša praksa također pokazuje uspjeh njenog uvođenja.

Osim ljudske radne snage, postoji li mogućnost za autonomne robote?

Aleš: Ovo je područje vrlo novo, mogućnosti uvijek ima. Integracija robota mogla bi zamijeniti beskoristan, manje produktivan posao koji kupac nije voljan platiti. Robot može biti jeftinije rješenje pri transportu palete do otpremne zone. Međutim, puštanje u rad još uvijek obavlja čovjek.

Jedno od boljih rješenja u posljednje vrijeme je odabir glasovnog upravljanja skladištem. Tvrtke se često odlučuju upravo za ovo. Što je glasovno upravljanje/komisioniranje uopće?

ŠPICA: Glasovno upravljanje ili komisioniranje putem glasa je tehnološko rješenje koje može uvelike pridonijeti produktivnosti i smanjivanju grešaka u skladištu. Najčešće se koristi u skladištima s intenzivnim tempom rada  ili pod teškim radnim uvjetima. Ideja je dati skladištaru alat koji ga može učiniti boljim nego inače, a istovremeno mu dati tehnologiju koja je njegov prirodni način komunikacije, čime se štedi vrijeme i troškovi. Riješiti se papira, olovke ili terminala u rukama, te jednostavno glasom komunicirajte sa sustavom koji vam daje upute, a skladištar zauzvrat sustavu odgovara što je od zadataka učinio. Još jedna prednost sustava je poznavanje stranih jezika pa možete zaposliti strane djelatnike. Uz sve to - omogućuje vam rad slobodnih ruku i pogleda usmjerenog na izvršavanje aktivnosti prikupljanja robe i kretanja, što direktno utječe na sigurnost djelatnika. 

Dakle, koje su tvrtke naprikladnija za uvođenje glasovnog komisioniranja?

Aleš: Tvrtke koje puno naručuju, na primjer u trgovinskim poduzećima, kod 3PL pružatelja usluga, zatim u tvrtkama s težim uvjetima rada u skladištima (hladne komore). Na početku razgovaramo s potencijalnim korisnikom  i obavezno proučimo poslovne procese kako bi uvidjeli jesu li procesi prikladni za primjenu naše solucije.  Kada procijenimo da postoji mogućnost unapređenja procesa odnosno povećanja produktivnosti predstavljamo potencijalnom korisniku rješenje i sve prednosti

koje će postići njegovim uvođenjem.

Postoje li tvrtke u kojima odabir glasa nije primjeren i zašto?

Aleš: Da, naravno. U tvrtkama koje imaju mala skladišta, gdje je teško postaviti pravila slaganja.

France, zašto ste vi u Merkuru izabrali glasovno upravljanje? S kojim izazovima ste se susreli?

France: Već neko vrijeme tražimo tehnologije pogodne za naš način poslovanja, koje bi pomogle povećati učinkovitost i poboljšati kvalitetu rada.

Ograničeni smo prostorom, pa u dodavanju broja zaposlenih nismo vidjeli pravo rješenje. Uz to, imamo dosta robe u kompletu sa nestandardnim dimenzijama (teža je, dimenzijski zahtjevna). Istovremeno se suočavamo i s različitim uvjetima rada (rad na otvorenom, propuh, hladnoća, kiša, ljetne vrućine ...), pa je bilo neugodnih događaja, lošije kvalitete rada, oštećenja robe. Nismo bili u vremenski u mogućnosti obaviti sve zahtjevne poslove, što smo rješavali ranijim dolaskom na posao ili produljenjem radnog vremena, a to je značilo gomilanje prekovremenih sati. U žurbi se događaju i  greške ili  ozljede zaposlenika i oštećenje  robe, što utječe na kvalitetu rada i posljedično nezadovoljstvo kupaca.

U Merkuru smo već ranije uveli rad s prijenosnim terminalima. Naša je glavna dilema bila uvesti dodatne prijenosne terminale ili odabir sustava glasovnog komisioniranja. Sve prednosti  koje smo već naveli u razgovoru kao što su slobodne ruke i pogled te lakše rukovanje nestandardnim, teškim predmetima u teškim radnim uvjetima su utjecale na odluku za izbor glasovnog komisioniranja.

U kojem skladištu koristite glasovno komisioniranje?

France: Uveli smo ga prvenstveno u skladištu gdje su artikli s velikom težinom i nestandardno pakirani artikli, tj. u skladištu kemije, gdje imamo puno paletarne robe, težih predmeta; građevinski materijal, sanitarni program, kao što su pločice, vodovodne i električne instalacije itd.

Kako ste se uhvatili u koštac s ovim projektom u Merkuru?

France: Projekt smo započeli uz pomoć Špica timova iz Zagreba i Ljubljane. Podijeljen je u dvije faze: analiza procesa u prvoj i nakon validacije  provedba u drugoj fazi.

U prvoj smo odredili sve potrebne procese koji će unaprijediti naš rad i način integracije s postojećim WMS sustavom kao i specifikaciju i količinu potrebne opreme. Rezultat prve faze bila je odgovarajuća dokumentacija i procjena projekta.

U drugoj fazi, Špicin tim je pripremio dokumentaciju radova koji su specifični za Merkur, a uglavnom se radilo o postavljanju algoritma za puštanje u pogon koji je bio prilagođen našim zahtjevima za pojedine dijelove skladišta. Zatim smo pripremili razvoj sučelja na Merkurovoj strani, usavršavanje ELP-a, pravovremena nabavka opreme, instalacija poslužitelja baza podataka, instalacija softvera. Uslijedilo je opsežno testiranje, obuka ključnih korisnika i puštanje u rad s mogućnošću postupnog uvođenja i širenja u nova skladišta.

Koje ste ciljeve postavili na početku?

France: Povećanje produktivnosti za oko 15-20%, smanjenje broja radnika, bolji raspored skladišnog prostora i optimizaciju u svim segmentima procesa. Odabrani sustav u planiranim skladištima uzeo je u obzir mogućnost proširenja a po potrebi i širenja  na druge lokacije.

Postojeći  prijenosni terminali polako će zastarjeti i morat će se zamijeniti. Postoji mogućnost da će nova glasovna tehnologija biti uvedena u sve dijelove skladišta. Računali smo da će se investicija isplatiti za dvije godine. Istodobno smo postavili tri sheme baza podataka na softveru ORACLE - razvoj, testiranje i proizvodnja. Sve se odvija na osnovnoj razini. Imamo posredne tablice koje ERP vidi u glasovnoj shemi.

U jednom smjeru prenosimo komisione naloge, artikle i lokacije, a nazad preuzimamo transportne jedinice, koje potom obrađujemo u ERP-u

Kako ste motivirali i uključili svoje zaposlenike?

Primož: S obzirom na situaciju u kojoj se Merkur našao prije deset godina, važno je znati da nismo imali velike mogućnosti za ulaganja na tehnološkom polju. Uglavnom smo se bavili projektima reorganizacije, prostornim projektima. Kad smo spomenuli da tražimo novu tehnologiju koja će pomoći u komisioniranju, nije bila potrebna posebna motivacija. Zaposlenici su se upoznali s glasovnim upravljanjem nakon dobivanja suglasnosti uprave. Predstavili smo to kao pomoć za lakši rad, u težim radnim uvjetima. Nakon toga se i kvaliteta rada značajno poboljšala.

Koliko je suradnika sudjelovalo u projektu?

France: Tri suradnika iz zagrebačke Špice, voditelj projekta bio je iz ljubljanske Špice. Iz Merkura smo surađivali nas dvoje: Leon iz logistike i ja (iz informatike),po potrebi smo u fazu analize uključili i druge suradnike. Sudjelovala su još tri programera u informatici.

Koji su konačni rezultati projekta?

Primož: Početkom godine počeli smo ga koristiti u malom dijelu skladišta. Koristimo ga ozbiljnije gotovo pola godine. S obzirom na trenutnu situaciju sa pandemijom, mogu reći da je vrlo teško govoriti o bilo kakvim konkretnim rezultatima. Vrlo je teško uspoređivati ​​s prethodnim godinama, koje su s poslovnog stajališta bile normalne. Ipak, mogu reći da postoje vidljivi učinci poboljšanja učinkovitosti i kvalitete rada, a glasovno komisioniranje također je značajno poboljšalo organizaciju rada i urednost skladišta.

Biste li rekli da zaposlenici sada imaju bolje uvjete rada?

Primož: Definitivno je puno lakše educirati zaposlenike, što znači znatno manje posla u parovima: zaposlenici su praktički neovisni za 2-3 dana, prije smo za takvo uvođenje potrošili tjedan ili 14 dana. Uvjeti su se najviše poboljšali za zaposlenike u težim radnim uvjetima, posebno u zimsko vrijeme. Ukratko, štedimo puno vremena u usporedbi s prijašnjim načinom rada.

Da sumiramo godinu, koliko ste zadovoljni projektom, jeste li postigli svoje ciljeve?

Primož: Biranje implementacije voice za nas je veliki iskorak u smjeru kvalitete rada, učinkovitosti, sigurnosti zaposlenika. Zadnjih godina nismo imali priliku ulagati u poboljšanje tehnologije. Radujemo se pozitivnim povratnim informacijama zaposlenika. Možda će biti vrijeme za prave analize sljedeće godine, ali usuđujem se sada reći da će se očekivanja u potpunosti ispuniti.

Što je s očekivanjima menadžmenta?

Primož: Mislim da je uprava zadovoljna, jer svoje KPI mijenjamo u smjeru poboljšanja, posebno na kvaliteti rada i smanjenim troškovima.

Kako ste bili zadovoljni sa Špicom?

Primož: Od samog početka pokazala se kao vrlo korektan partner. Definitivno nam je dobro došlo njihovo iskustvo, što je također uvelike olakšalo provedbu cjelokupnog projekta, koji se implementirao malo duže nego što se očekivalo, ali mogu reći da smo u konačnici vrlo zadovoljni provedbom i suradnjom.

Kakvu budućnost predviđate za Merkurovu logistiku?

Primož: Teško je predvidjeti skladišne ​​poslove u budućnosti. Iznad svega, želimo da bude što manje izvanrednih slučajeva; želimo doživjeti prostornu ekspanziju uz tehnološki razvoj; kako bismo što više i što lakše zadovoljili želje i potrebe naših kupaca i dostavne službe. Cilj nam je biti jedan od onih pozitivnih članova opskrbnog lanca koji bi mogao igrati istaknutu ulogu s najnižim mogućim troškovima i najboljom mogućom kvalitetom rada, za što mislim da smo sposobni..

Koliko je ŠPICA zadovoljna projektom? Jeste li postigli svoje ciljeve i pomogli transformirati Merkur?

Aleš: Zadovoljan sam ako je klijent zadovoljan. Drago mi je što su se javili na podcast iz Merkura kako bi javno rekli da su zadovoljni cijelom pričom. Isto tako mi je drago da smo skupa uspjeli i dali sve od sebe da napravimo sjajnu priču. Primož je između redova spomenuo da su postigli svoje ciljeve, možda ih čak i premašili. Suma sumarum ŠPICA je jako zadovoljna što svojim rješenjima i znanjem možemo pomoći Merkuru u njihovom uspjehu. Važno je, naravno, da možemo izgraditi povjerenje i za sljedeće projekte.

Ukoliko ste zainteresirani kako unaprijediti vaše poslovanje, kontaktirajte nas.

Za izvorni tekst i snimljenu verziju intervjua kliknite ovdje.