15 Kaizen principa – kako uspješne tvrtke postaju još uspješnije?

Temeljni princip Kaizena – uvijek može bolje!

U ovom tekstu definirat ćemo 15 pravila Kaizena koji imaju za cilj:

• Stalna poboljšanja
• Brzi rast
• Kreiranje pobjedničke kulture

1. Nemojte opravdavati dosadašnje načine rada

Svaka organizacija ima neku svoju kulturu i način rada. To mogu biti različiti načini rada, počevši od nepisanih pravila pa sve do formalnog popisa pravila. U tome nema apsolutno ništa loše, ali važno je i preispitivati postojeći rad i kulturu unutar organizacije, posebno ako je takva kultura postala toksična. Takav način rada često vodi prema statusu quo, odnosno do kulture u kojoj se izbjegavaju promjene „jer se to tako radilo prije“. Upravo zato, važno je raditi na preispitivanju organizacijske kulture. 

2. Odbacite fiksne ideje i uvijek budite spremni za promjene

Ako se u svom radu stalno držite istih ideja i razmišljanja, nemoguće je napraviti promjene koje su potrebne. Upravo zato, potrebno je staviti stvari u kontekst i provjeravati što bi se dogodilo da nešto radite na drugačiji način ili da odaberete drugačiji pristup. Što bi se dogodilo da nešto učinite suprotno od ovoga kako sad radite. Pokušajte izvesti mentalnu vježbu obrane suprotnog stava ili uvjerenja. Najbolji savjet je da ostavite svoj um uvijek otvorenim za promjene i nove prilike.

3. Pretvorite probleme u prilike

Svaki problem je samo prilika za ispraviti stvari, sagledati sve iz drugog kuta i napraviti poboljšanja. Ako želimo kao pojedinci biti vrijedni članovi tvrtke, društva ili obitelji, važno je raditi na rješavanju problema. Problemi su najveća prilika za rast i oni upućuju samo na to da je vrijeme za promjene i neki novi smjer. Ako to prepoznate, svaki problem će se činiti jednostavnijim za riješiti. 

4. Budite mudri

Ako ste se odlučili neprestano razvijati i usavršavati, važno je to raditi mudro. Mudrost se odnosi na sposobnost razmišljanja i djelovanja korištenjem znanja, iskustva, razumijevanja i zdravog razuma. Biti mudar znači prihvatiti činjenicu da su život i poslovanje neizvjesni te prihvatiti uspone i padove. Najveći izazov je što mudrost možemo razvijati jedino u poteškoćama i teškim situacijama. Dobre odluke mogu se donositi samo na temelju velikog iskustva, a iskustvo se stječe na temelju donošenja loših odluka. Prema tome, učenjem na temelju loših odluka dolazimo do dobrih i mudrih odluka. Nitko se nije rodio mudar i zato je tu iskustvo i učenje od neprocjenjive važnosti. 

5. Zadržite pozitivan stav

Ovo je središnja vrijednost Kaizen filozofije. Pozitivan stav temelj je svakog djelovanja. Ako izgubite pozitivan način razmišljanja, doći ćete do toga da nećete imati dovoljno snage napraviti promjene, nećete se više boriti za bolje i nećete vidjeti prilike tamo gdje biste trebali. Majstori Kaizen filozofije znaju da uvijek postoji izlaz iz neke situacije i mogućnost poboljšanja trenutne situacije. Pozitivan stav od iznimne je važnosti kako u poslu tako i u svakom drugom segmentu života.

6. Nemojte prihvaćati isprike – razmišljajte kako nešto učiniti

Čak i ako imate pozitivan stav, to svejedno znači da možete zadržati status quo i ne napraviti ništa po pitanju promjene situacije. Nemojte gubiti vrijeme objašnjavajući sebi zašto nešto ne možete. Često se dogodi da ljudi uđu u začarani krug u kojem samo razmišljaju o isprikama i kako se nešto ne može. To je pogrešan način razmišljanja i, ako dođe do toga, pokušajte osloboditi svoj um od takvih toksičnih razmišljanja. Umjesto takvog načina razmišljanja, pokušajte situaciju sagledati iz drugog kuta i pokušajte tražiti drugačija, optimalnija rješenja:

• Pojednostavite stvari
• Pronađite brža i jeftinija rješenja za izazove
• Uspostavite nove odnose
• Bolje upravljajte vremenom
• Sagledajte stvari iz drugog kuta i sl.

Ako imate pozitivan stav, ako vam je dovoljno stalo i ako imate otvoren um, moguće je napraviti potrebne promjene i popraviti bilo koju situaciju. 

7. Kreativnost kao izvor ideja

Pronaći ideje za pozitivne promjene nije lagan zadatak. Ipak, savjet je da se oslonite na vlastitu kreativnost. Treba voditi računa o tome da promjena uvijek dolazi iznutra. Dakle, potrebna je unutarnja motivacija da se nešto mijenja. To ne mogu nadomjestiti stručnjaci, dodatni alati i sl. Upravo zato, vlastita kreativnost je vrlo bitan segment kako bi se generirale ideje koje mogu dovesti do pozitivnih promjena.

8. Zatražite mišljenje više ljudi

Danas nije teško doći do informacija jer su nam praktički dostupne na dlanu. Svatko tko ima mobitel i priključak na internet može vrlo lako doći do svih potrebnih informacija. Ono što je veći problem danas je filtrirati informacije i podatke jer u cijeloj šumi informacija ponekad je teško procijeniti točnost informacija. Osim toga, vrlo je važno uzeti u obzir mišljenje stručnih ljudi u nekom području. Što više ljudi pitamo za mišljenje, imat ćemo bolji pregled situacije na različitim razinama što može biti vrlo važno kod donošenja odluka. 

9. Odluke donosite isključivo na temelju podataka

Svaka promjena i odluka treba biti utemeljena na podacima. Pozitivne promjene moraju se moći izmjerite i svakako je korisno pronaći način na koji ćete ih mjeriti. Postoje različiti načini mjerenja ovisno o tome što mjerimo. Međutim, najvažnije je da odluke donosite na temelju mjerenja. Jedino tako ćete biti sigurni da ste mogućnost pogreške sveli na minimum. 

Poboljšajte mjerenje radnih sati!

• Mogućnost evidencije radnog vremena
• Registracija radnog vremena po projektima
• Online pristup podacima
• Različite kategorije izvještaja

Saznajte više!

10. Učite poduzimanjem akcije

Možete pročitati 100 knjiga o tome kako plivati, ali ako zaista niste probali i niste vježbali plivati, to neće biti od koristi. Nemojte samo učiti teoriju, potrudite se dokazati u praksi i postati pravi majstor u svom području. 

11. Odaberite jednostavno rješenje, ne ono savršeno

Pojednostavite stvari. I točka. Provođenje promjena nije lagan zadatak, a provođenje složenih promjena još je teže. Upravo zato, trebali bismo paziti na to su naša rješenja jednostavna i da ih možete odmah implementirati. Uspješna mala promjena potaknut će vas na dodatne promjene i uvođenje novih promjena. Ne zaboravite da mali napredak dovodi do velikih promjena i zato je na početku najbolje krenuti malim koracima prema cilju. 

12. Ne odgađajte stvari – učinite prvi korak odmah

Ako se sjetite da biste nešto mogli bolje, brže i lakše odraditi, odmah to primijenite i mjerite rezultate. Možda ta promjena neće odmah dati željeni rezultat, ali bolje da nešto poboljšate za 30% i već ste na pravom putu da postignete veće i bolje promjene. Dakle, potrebno je krenuti! 

13. Ako vidite da ste pogriješili, odmah se potrudite ispraviti pogrešku

Kada mijenjate stvari, normalno je da ćete u tom procesu i raditi greške. Važno je da se ne bojite neuspjeha. Svako testiranje i promjena može dovesti do prikladnog rješenja samo ako se ne bojite pogriješiti. Važno je greške ispravljati, na njima učiti i ne ponavljati ih. Tako će i rezultati biti bolji, a na kraju ćete postići zacrtani cilj. 

14. Kaizen je beskrajan

Bez obzira na to koliko ste promjena napravili i koliko ste napredovali, činjenica je da uvijek može bolje. Svijet se neprestano mijenja, potrebno je stalno učiti, napredovati i mijenjati se - mijenjati prioritete, loše navike, donositi bolje i kvalitetnije odluke, mijenjati procese i sl. Popis može biti beskrajno dugačak. Potrebno je stalno usavršavanje. Zamislite da neke od najpoznatijih tvrtki prestanu ulagati u razvoj i napredak svojih proizvoda. Vrlo vjerojatno bi prestale postojati kroz neko vrijeme. Prema tome, stalni napredak je jedini jamac uspjeha i zato nemojte nikada prestati s poboljšanjima i tražiti bolja rješenja.  

15. Zabavljajte se dok implementirate poboljšanja

Na kraju, ali ne i manje važno jest da biste se trebali zabavljati dok implementirate pozitivne promjene. Uvođenje pozitivnih promjena treba postati dio vašeg karaktera, dio organizacijske kulture, ali ne smijete zaboraviti u tom procesu uživati. U suprotnom, taj proces će biti težak i naporan što nikako nije cilj i vodit će, vrlo vjerojatno, prema neuspjehu.

Najvažniji poučak Keizen filozofije: čak i 1% poboljšanja sasvim je u redu

Već smo istaknuli da promjena nije lagan proces. Međutim, potrebno je početi. Čak i mali koraci, male pobjede mogu dovesti do velikih rezultata. Svi su načelno za promjene, ali situacija se mijenja kada trebaju sami provesti te promjene. Tako je kod osobnih promjena koje neki pojedinac želi provesti, ali i u slučaju promjena unutar organizacije. Ipak, potrebno je postaviti neke ciljeve i pokušati iste ostvariti. Neće uvijek biti jednostavno, ali čak i mali pomaci mogu dovesti do boljih rezultata u određenom razdoblju. Zato je važno početi s promjenama i rezultati neće izostati!