Vodite li računa o zdravlju osnovnih sredstava u hotelu?

Osnovna sredstva koja koristimo u svakodnevnom radu moramo na pravilan način održavati kako bismo produljili njihov životni vijek i maksimalno iskoristili postojeću opremu koju koristimo za rad i koja služi gostima tijekom boravka u hotelu. Najčešća pogreška koja se može dogoditi je da ručno vodimo evidenciju o osnovnim sredstvima ili da preko Excel tablica na više različitih mjesta imamo evidencije. U takvom slučaju dolazi često do pogrešaka, podaci su nepotpuni i/ili netočni i dolazimo do toga da imamo evidenciju tek reda radi. To nikako nije dobro. Elektronski popis eliminira sve ove probleme i  pojednostavljuje odrađivanje inventure, izradu popisa osnovnih sredstava i pozitivno utječe na održavanje opreme. Osim toga, dolazi do uštede vremena, ali i do smanjenja opterećenja vaših zaposlenika. Umjesto da zaposlenika opterećujemo prevelikom papirologijom i administracijom, sve to smanjujemo i organiziramo u kvalitetnom programu. Upravo je na uštedi glavni naglasak. Ušteda vremena omogućuje nam brže i jednostavnije vođenje ovog dijela poslovnog procesa. Osim toga, na ovaj način može jedna osoba voditi brigu o ovom procesu ili pak više osoba u različitim odjelima kao samo dio njihovog radnog vremena.

Najbolja investicija je ona čiji se rezultat može vrlo brzo osjetiti i čiji učinak dovodi do opipljivih rezultata. Uvođenje sustava za popis osnovnih sredstava u svakodnevno poslovanje, zasigurno spada u takvu kategoriju investicija.

Nemojmo zaboraviti i na druge prednosti sustava. Moguće je povezati software za popis osnovnih sredstava sa knjigovodstvenim programima. Tako integriramo različite sustave i omogućujemo povezanost svih podataka u jednu cjelinu. Izbjegavamo dupli posao jer ne trebamo ručno unositi sve u novi program, a istovremeno se praktički eliminira mogućnost pogrešaka.

Hotelski sustavi su veliki sustavi i nerijetko se događa, kao što smo već naglasili, da više osoba iz različitih odjela vodi brigu o sličnim poslovnim procesima. U takvim slučajevima je iznimno korisna opcija mogućnost pregleda povijesti aktivnosti, odnosno nadzora nad time tko je, kada i što radio nad pojedinim zapisima u popisu osnovnih sredstava. Tako možemo brže ispraviti greške prilikom unosa ako do njih dođe i pobrinuti se da se pogreške u budućnosti izbjegnu.

Na kraju, ali ne i najmanje važno je to da sustav za popis osnovnih sredstava možemo smatrati „doktorom“ za naša osnovna sredstva. Zamislimo samo hotel od 80 soba. Koliko je tu samo različite opreme koju treba pratiti. Kvalitetnim sustavom za popis osnovnih sredstava možemo pratiti kada je odrađen preventivni pregled ili servis pojedinog TV-a u sobi, pojedinog mini-bara i sl. Što postižemo time? Najvažnija je činjenica da kvalitetnim održavanjem čuvamo sredstva i osiguravamo kvalitetniju uslugu gostima. Izbjeći ćemo situaciju da nam gosti dođu u sobu gdje nešto ne radi. Drugim riječima, osiguravamo „zdravlje“ naših osnovnih sredstava što direktno pozitivno utječe na smanjenje rashoda za neplanirane kvarove i potrebe za nabavkom novih sredstava.

Dakle, kao najvažnije prednosti kvalitetnog sustava za popis osnovnih sredstava u hotelima izdvojili bismo:

• Točan i ažuran popis
• Preventivno održavanje i servis osnovnih sredstava (briga za „zdravlje“ osnovnih sredstava)
• Pregled povijesti aktivnosti nad pojedinim sredstvom
• Povezivanje sustava za popis osnovnih sredstava s računovodstvenim programima
• Ušteda vremena, uštede na troškovima i bolje upravljanje ljudskim potencijalima