Važnost upravljanja vremenom i 7 savjeta za poboljšanje ove vještine

Što je sve potrebno za kvalitetno upravljanje vremenom?

Upravljanje vremenom je kombinacija različitih strategija koja ima za cilj pomoći vama ili vašim zaposlenicima da organizirate vrijeme između određenih zadataka kako biste postigli veću produktivnost i učinkovitost, bolje radne rezultate te ispunili dnevne, tjedne i dugoročne ciljeve.

Prednosti dobre organizacije i kvalitetnog upravljanja vremenom su:

• Bolje i kvalitetnije donošenje odluka
• Postavljanje pravih poslovnih i osobnih ciljeva
• Organizacija i određivanje prioriteta zadataka na temelju važnosti

Učinkovito upravljanje vremenom ne samo da povećava produktivnost vaših zaposlenika, već vam može pomoći u stvaranju kvalitetne radne kulture koja će podržavati kvalitetni rad. U situaciji kada zaposlenici poštuju rokove i ispunjavaju svoje radne obveze dosljedno i na vrijeme, to može stvoriti osjećaj postignuća, a rezultat toga je poboljšanje njihovog ukupnog zadovoljstva poslom. To posebno vrijedi ako su pohvaljeni ili nagrađeni za svoj kvalitetni rad (ali to je tema za neki drugi blog).

Što o ovoj temi kažu istraživanja?

Studija iz 2021. godine pod nazivom “Does time management work? A meta-analysis”, ispitivala je utjecaj upravljanja vremenom na radni učinak. Rezultati do kojih su istraživači došli bili su vrlo zanimljivi.

Zaključak ove studije dovodi u pitanje moderni narativ prema kojem kvalitetno upravljanje vremenom poboljšava radni učinak i tezu da sve dobrobiti za zaposlenike proizlaze iz toga. Međutim, prema spomenutoj studiji, zapravo je obrnuto - upravljanje vremenom dovodi do dobrobiti za zaposlenike, a rezultat toga je povećanje radnog učinka.

Studija Sveučilišta Wuerzburg iz 2014. dodatno podupire ovu tvrdnju. Ova studija, provedena na određenoj skupini studenata, pokazuje da učinkovito upravljanje vremenom pomaže u smanjenju osjećaja stresa i tjeskobe.

Sa samo dva do četiri tjedna obuke o tome kako uspješno upravljati vremenom, studenti su istaknuli značajno smanjenje uočenog stresa i razinu tjeskobe. Nažalost, studija se nije usredotočila na akademske rezultate studenata i na to je li upravljanje vremenom imalo utjecaja na akademski uspjeh. Ove dvije studije samo su mali dio velikog broja istraživanja koja dokazuju važnost kvalitetnog upravljanja vremenom pokazujući pozitivne učinke za dobrobit zaposlenika.

7 savjeta za poboljšanje upravljanja radnim vremenom

U nastavku donosimo nekoliko savjeta koji vam mogu pomoći da poboljšate upravljanje radnim vremenom.

1. Iskoristite prednosti tehnologije

Postoje brojni digitalni alati koji vam mogu uštedjeti vrijeme, pomoći vam da pojednostavite zamorne procese i na kraju vas učiniti efikasnijima u poslu.

Jedan od takvih alata je sustav za evidenciju radnog vremena, rješenje koje vam pomaže u upravljanju radnim vremenom vaših zaposlenika, praćenju i upravljanju izostancima, kreiranju različitih izvještaja i izvozu podataka potrebnih za obračun plaća. Sustav za evidenciju radnog vremena olakšat će određene procese, a to će omogućiti da svoj fokus prebacite na druge radne zadatke i učiniti vas produktivnijima.

Alati za praćenje radnog vremena imaju za cilj dati vam sve podatke potrebne za analizu načina na koji vi ili vaši zaposlenici provodite vrijeme na poslu. S tim informacijama možete lakše identificirati područja koja je potrebno poboljšati, zatim raditi na njima i poboljšati cjelokupno upravljanje radnim vremenom organizacije, pojedinih odjela i zaposlenika.

2. Postavite jasne ciljeve

Veliki dio poboljšanja upravljanja radnim vremenom vrti se oko postavljanja jasnih ciljeva i marljivog rada na njihovom postizanju. Možete početi raditi na svojim ciljevima tako da ih navedete na papiru ili u digitalnom obliku.

Nakon toga, pokušajte procijeniti svoje ciljeve i izraditi plan djelovanja za njihovo postizanje. Ako vam to ne uspije ili osjećate da vam je potrebno dodatno vodstvo, uvijek možete isprobati jednu od mnogih dokazanih metoda i tehnika za postavljanje ciljeva. Jedna od dokazanih tehnika postavljanja ciljeva je S.M.A.R.T metoda, relativno jednostavan, ali učinkovit način da povećate svoje šanse za uspjeh u osobnom i poslovnom razvoju ili upravljanju projektima.

Za korištenje S.M.A.R.T metode, potrebno je:

• Postaviti specifične ciljeve koji su jasni, definirani i fokusirani.
• Osigurati da su ciljevi koje ste postavili mjerljivi i uključuju kriterije koji vam omogućuju mjerenje napretka prema njihovom postizanju.
• Pobrinite se da postavite ciljeve koji su realni i dostižni. Uzmite u obzir svoje vještine, ograničenja, kao i raspoložive resurse. Nemojte se podcjenjivati, ali isto tako nemojte ni precijeniti svoje sposobnosti.
• Provjerite jesu li ciljevi koje postavljate relevantni za vas, vaše temeljne vrijednosti, vaše osobne ciljeve i ciljeve u karijeri.
• Kada postavljate ciljeve, uvijek ih vremenski ograničite (tj. odredite rokove za postizanje ciljeva). To će vam pomoći da ustrajete na postizanju ciljeva.

3. Isprobajte različite tehnike upravljanja vremenom

Kako biste poboljšate upravljanje radnim vremenom, mogu vam pomoći i provjerene tehnike upravljanja vremenom. Neke od najpoznatijih tehnika su:

Eisenhowerova matrica

Eisenhowerovu matricu, vrlo popularnu metodu određivanja prioriteta, razvio je 34. predsjednik Sjedinjenih Američkih Država, Dwight D. Eisenhower. Ova tehnika usmjerena je na određivanje prioriteta zadataka kategoriziranjem zadataka na temelju njihove važnosti i hitnosti. Što je zadatak hitniji i važniji, to bi trebao biti viši na vašoj listi prioriteta.

Kako ova matrica funkcionira?

Napravite ove četiri kategorije zadataka: važno i hitno; važno, ali ne i hitno; nije važno, ali je hitno; nije važno i nije hitno. Procijenite svoje trenutne zadatke i stavite svaki od njih u odgovarajuću kategoriju. Zadatke u kategoriji „važno i hitno“ trebali biste obaviti odmah. Za zadatke u kategoriji „važno, ali ne i hitno“ trebali biste zakazati vrijeme kada ćete ih obaviti. Zadatke koji su u kategoriji „nije važno, ali je hitno“ delegirajte, a one zadatke koji su u kategoriji „nije važno i nije hitno“ trebali biste ukloniti i ne brinuti se o njima.

Pomodoro tehnika

Pomodoro tehniku ​​upravljanja vremenom osmislio je Francesco Cirillo. Ova metoda stavlja gotovo jednak naglasak na razdoblja odmora kao i na obavljanje zadataka.

Kako biste slijedili ovu tehniku, trebate:

• Raditi na određenom zadatku 25 minuta, bez pauze i bez ometanja
• Nakon toga napraviti kratku pauzu od 5-10 minuta
• Ponovno odraditi 25 minuta na pojedinom zadatku i tako sve ponoviti četiri uzastopna kruga (posao, kratki odmor, posao…)
• Nakon 4. kruga rada, umjesto kratke pauze (5-10 minuta), uzmite dužu pauzu (15-30 minuta)

4. Smanjite ometanja (distrakcije) na poslu

Ometanja na poslu jedan su od najvećih ubojica produktivnosti. Anketa koju je proveo Career Builder detaljno opisuje neke od najčešćih distrakcija na poslu s kojima se zaposlenici u uredima susreću.

Popis najčešćih „krivaca“ za ometanje na radnom mjestu:

• Slanje poruka ili korištenje mobitela
• Provođenje vremena pretražujući internet
• Korištenje društvenih mreža
• Ometanja od strane kolega

Ove distrakcije na mikrorazini mogu imati ogroman (čitaj: negativan) utjecaj na makrorazinu. To znači da distrakcije mogu negativno utjecati na tvrtku na organizacijskoj razini, što dovodi do raznih problema, uključujući:

• Ugrožavanje kvalitete rada
• Propuštanje rokova
• Obeshrabrenost zaposlenika koji moraju odraditi posao za one koji ne odrađuju svoj dio posla
• Smanjeni prihodi

Dakle, budući da distrakcije na mikrorazini utječu na organizaciju na makro razini, logično je da rješavanje distrakcija na individualnoj razini može spriječiti organizacijske probleme. Bilo da želite smanjiti smetnje na radnom mjestu za sebe ili za svoje zaposlenike, naš savjet je da isprobate ove taktike:

• Isključite mobitel (ili barem obavijesti na mobitelu) kada krenete raditi i savjetujte svojim zaposlenicima da učine isto.
• Ne koristite društvene mreže na poslu ili spriječite korištenje društvenih mreža na poslovnim mobitelima i računalima.
• Odredite vrijeme tijekom radnog dana za odgovaranje na e-mail umjesto da često provjeravate svoje pretinac pristigle pošte. Ako je moguće, savjetujte svojim zaposlenicima da učine isto.
• Pokušajte koristiti čepiće za uši ako smatrate da je vaše radno okruženje preglasno

5. Krenite delegirati posao

Delegiranje vam omogućuje korištenje punog potencijala vaših zaposlenika, odnosno članova tima. To je dobar način da poboljšate cjelokupno upravljanje radnim vremenom i oslobodite si vrijeme za prioritetne zadatke. Prema ovoj studiji, delegiranje zadataka može poboljšati zadovoljstvo zaposlenika poslom stvaranjem većeg osjećaja autonomije na poslu, a upravo je zadovoljstvo na radnim mjestu važno jer je povezano s produktivnošću. Naime, što su zaposlenici zadovoljniji na radnom mjestu, rast će i njihova produktivnost.

Dakle, delegacija obveza ne utječe samo na voditelje, već i na njihove izravno podređene, zaposlenike ili članove tima. Voditelji imaju više vremena za rješavanje težih, prioritetnih ili menadžerskih zadataka, a istovremeno osnažuje zaposlenike i povećava njihovo zadovoljstvo poslom (što zauzvrat pozitivno utječe na produktivnost zaposlenika).

Delegiranje zadataka možete odraditi kroz nekoliko koraka:

• Analizirajte svoje radno opterećenje i pokušajte identificirati zadatke koje možete delegirati drugima. Ovi zadaci mogu biti standardni rutinski zadaci, zadaci koji vam oduzimaju previše vremena ili zadaci s kojima nemate izravnog iskustva
• Pobrinite se da odaberete odgovarajuću osobu za posao koji namjeravate delegirati. Prilikom odlučivanja o osobi kojoj ćete delegirati zadatke, uzmite u obzir njezine vještine, radno iskustvo i trenutno opterećenje. Osim toga,  možete organizirati kratke sastanke sa svojim najboljim zaposlenicima (nešto poput mini razgovora za posao), na kojima možete detaljnije razgovarati o njihovim vještinama i relevantnom iskustvu.
• Dajte jasne upute. Obavezno dajte jasne upute i navedite sve dodatne pojedinosti o zadacima osobi kojoj te zadatke delegirate. Osim toga, osigurajte da su svjesni svih očekivanja koja postavljate pred njih i potencijalnih rokova.
• Osigurajte kvalitetni feedback i pružite podršku osobi kojoj odlučite delegirati zadatke. To će im pomoći u ispunjavanju rokova i osigurati kvalitetu rada.

6. Izbjegavajte multitasking

Multitasking se može činiti kao dobra ideja za povećanje produktivnosti, ali u praksi djeluje suprotno. Naime, većinu ljudi multitasking stavlja u položaj da rade na više zadataka ili projekata istovremeno, ali ih nikada ne dovrše (ili ih ne dovrše na vrijeme/unutar postavljenih rokova). Prema studiji naziva Multicosts of Multitasking rad na više zadataka istovremeno može zapravo uzrokovati  preopterećenje našeg mozga informacijama, smanjujući moć obrade podataka i informacija. To za posljedicu ima smanjenje produktivnosti i dovodi do veće šanse za pogreške i, u konačnici, niže kvalitete rada.

Upravo zato, umjesto multitaskinga, pokušajte svoju energiju i vrijeme uložiti u pojedinačne zadatke i radite na njima dok ih ne završite.

7. Ne zaboravite na odmor

Studija koja je analizirala učinke mikro-pauza na zaposlenike pokazala je da redovite pauze od 10 minuta mogu značajno poboljšati radne performanse i smanjiti nakupljanje umora na poslu. Redoviti odmori dokazana su metoda za održavanje vaše produktivnosti tijekom dana. Zapravo, izostanak pauza i dugi radni sati mogu dovesti do preopterećenosti, a mogu uzrokovati i burnout. Važno je shvatiti kada trebate uzeti pauzu i odmoriti se. Pauza od 10 do 15 minuta neće štetiti vašem radu, ali može učiniti čuda za vaše radne performanse i produktivnost.

Glavne prednosti kvalitetnog upravljanja vremenom

Ne postoji bolji način da se naglasi važnost kvalitetnog upravljanja vremenom od njegovih brojnih prednosti. Neke od najvećih prednosti dobrog upravljanja vremenom su:

1. Veća razina produktivnosti

Kvalitetan time management omogućuje vam da učinkovitije odredite prioritete svojih zadataka i izvršite ih na vrijeme. Na taj način ne samo da ćete ispuniti sve svoje rokove, već i povećati svoju ukupnu produktivnost.

2. Povećana razina samopouzdanja

Studija, koja je ispitivala učinke samopouzdanja i vještina upravljanja vremenom na prosjek ocjena studenata, pokazala je neke zanimljive rezultate. Istraživači pretpostavljaju izravnu korelaciju među upravljanja vremenom, samopouzdanja i prosječnog uspjeha učenika. Veličina uzorka bila je premala da bi se empirijski tvrdilo da postoji izravna veza, ali zaključak se čini logičan - što netko bolje upravlja svojim vremenom, to će biti sigurniji u sebe i postići bolje rezultate.

3. Ispunjavanje svih rokova

Upravljanje vremenom i rokovi izravno su povezani. Rokovi služe kao kontrolne točke za upravljanje vremenom koje vam pomažu da ostanete na pravom putu što se tiče izvršavanja zadataka i da nikada ne zaostajete u njihovom planiranju i izvršavanju.

Zahvaljujući kvalitetnom upravljanju vremenom možete organizirati svoj raspored i zadatke na način da se nikada ne osjećate preopterećeno. Kada to učinite, poštivanje rokova postaje prirodan, uobičajeni dio vašeg dnevnog rasporeda.

4. Nema više odugovlačenja

Postoje studije koje se bave prokrastinacijom, a jedna od takvih dostupna je ovdje. Odugovlačenje (eng. procrastination) definira se kao problem samodiscipline, a ideja koju su istraživači imali bila je spriječiti pojavu odugovlačenja boljim upravljanjem vremenom. Rezultati su pokazali da zaista bolje upravljanje vremenom može spriječiti odugovlačenje. Grupa koja je koristila metode za bolje upravljanje vremenom pokazala je malo ili nimalo znakova odugovlačenja, dok je kontrolna grupa (oni koji nisu koristili metode upravljanja vremenom) nastavila raditi iste pogreške. Ova studija pokazuje da odgađanje izravno proizlazi iz neznanja kako pravilno upravljati vremenom. Kad nema jasnog fokusa na određene ciljeve, ljudi gotovo instinktivno skreću u odugovlačenje. S druge strane, ako imaju jasne ciljeve i aktivno rade na upravljanju vremenom, ljudi mogu bolje upravljati svojim radnim opterećenjem, osjećati kontrolu nad projektima i na kraju prestati odgađati.

5. Bolja samodisciplina

Studija provedena na skupini srednjoškolskih sportaša pokazala je zanimljive rezultate. Naime, istraživači su pronašli izravnu korelaciju između samodiscipline i upravljanja vremenom. Što je veća samodisciplina, to su sportaši bolji u upravljanju svojim vremenom. Dakle, možemo zaključiti i obratno: što je netko bolji u upravljanju vremenom, to će biti bolji i u samodisciplini.

6. Više motivacije

Pronalaženje motivacije veliki je izazov za mnoge ljude. Isto vrijedi i za menadžere te voditelje timova koji uvijek traže nove načine motiviranja svojih zaposlenika. Međutim, što ako nam je odgovor cijelo vrijeme pred očima? Da, govorimo o boljem upravljanju vremenom. Studija iz 2020. pokazuje pozitivne učinke kada je riječ o tome kako bolje upravljati vremenom i vještina samodiscipline na motivaciju studenata za učenje. Prema tome, ako bolje upravljanje vremenom može motivirati studente da više uče, zamislite koliko tek pozitivan utjeca može imati na vas, vaše zaposlenike i na kraju na vaše poslovanje.

Kao što vidite, postoji mnogo razloga da obratite pozornost na važnost upravljanja vremenom. Mudro korištenje vremena ključno je ako vi ili vaša tvrtka želite biti uspješniji.