Upravljanje odsutnostima zaposlenika - zašto je to važno i kako pratiti odsustva zaposlenika?

Upravljanje odsutnostima zaposlenika podrazumijeva uspostavljanje strategija, politika, procesa i postupaka kako bi se smanjilo izostajanje zaposlenika zbog bolesti, ozljede ili sličnih razloga.

Osim toga, upravljanje odsutnostima podrazumijeva uspostavljen sustav za pravilno upravljanje i evidentiranje izostanaka s ciljem preciznog obračuna plaća. 

U ovom ćemo blogu istražiti zašto je upravljanje odsustvom zaposlenika važno, kako mu pristupiti i koji je sustav najučinkovitiji za poticanje produktivnosti i angažmana zaposlenika.

Osim toga, poslovni procesi 21. stoljeća zahtijevaju pojednostavljeno svakodnevno poslovanje. Konkurencija je oštra, kupci zahtijevaju niže cijene, a troškove rada potrebno je u najvećoj mogućoj mjeri optimizirati. 

Imajući to na umu, sustav upravljanja odsutnostima zaposlenika koristan je za sve organizacije koje imaju zaposlenike. 

Zašto je uspostavljanje kvalitetnog sustava upravljanja odsutnostima važno?

Nekoliko studija, uključujući studije CIPD-a  koje se odnose na zdravlje i poboljšanje uvjeta rada,  pokazalo je da je prosječni zaposlenik odsutan otprilike 6 radnih dana godišnje.

Najčešći uzroci kratkotrajnog izbivanja s radnog mjesta su uobičajene bolesti poput prehlade i gripe, a sve češći uzrok dugotrajnijih izostanaka su i bolesti mentalnog zdravlja.

 Popis najčešćih uzroka izostanaka s radnog mjesta:

• Kratkotrajne i dugotrajne bolesti
• Stres i izgaranje na poslu
• Ozljede
• Skrb o djeci i starijima
• Niska motivacija na radnom mjestu
• Mobbing

Osim financijskih troškova, izostanci zaposlenika uzrokuju i druge probleme kao što su potreba za preraspodjelom radnog vremena, promjene zaposlenika po smjenama itd. Izostanak pojedinog zaposlenika najčešće se prelama preko leđa prisutnih zaposlenika jer moraju nadoknaditi izostanak pojedinog zaposlenika. Osim toga, Studija vezano za upravljanje zaposlenicima koju je proveo Aptitude Software otkrila je da je vjerojatnost pogrešaka vezano za obračun plaća u tvrtkama s digitaliziranim rješenjima za upravljanje radnim vremenom te odsutnostima za 7% manja u odnosu na tvrtke koje ručno obrađuju ove podatke.

Koje su najbolje strategije za upravljanje odsutnostima?

Postoji nekoliko stvari koje je važno naglasiti kada je riječ o upravljanju odsutnostima: 

1. Jasno definirana pravila upravljanja odsutnošću zaposlenika

Prvo što treba učiniti je uspostaviti jasna pravila vezano za upravljanje odsustvom zaposlenika. Jasna i kvalitetna politika upravljanja odsustvom mora zaposlenike informirati o standardima koji se odnose na izostanke. 

Takva politika mora osigurati jasne procese upravljanja izostancima zaposlenika. 

No, što to konkretno znači? Dobra politika upravljanja odsustvima zaposlenika trebala bi zaposlenike usmjeriti na to: 

• Kada i kako obavijestiti nadređene o eventualnim odsutnostima
• U kojim slučajevima se zahtjevi za odsutnošću odobravaju/odbijaju
• Kada se opcije poput fleksibilnog radnog vremena mogu koristiti s ciljem smanjenja izostanaka (primjerice, mogućnost korištenja remote rada u slučaju bolesti užeg člana obitelji)
• Kako se plaćaju izostanci (primjerice, bolovanja, godišnji odmori i sl.)
• Kada će se poduzeti disciplinske mjere (primjerice, ako zaposlenik neopravdano izostaje s radnog mjesta)
• Kako se vratiti na posao po završetku razloga odsustva, posebno kada je riječ o dugotrajnom odsustvu
• Na koji način se bilježe izostanci i kako se ti podaci kasnije koriste. Primjerice, podaci o upravljanju odsutnostima mogu biti dio analitike ljudskih potencijala s time da se izostanci mogu usporediti interno među odjelima ili na temelju industrijskog prosjeka.

2. Uvođenje fleksibilnog radnog vremena i poticanje zdravog načina života

Zdrav način života je važan za sve, a posebno je tu naglasak na tjelesnoj aktivnosti zaposlenika (posebno ako zaposlenici dulje vremena provode u uredima). Glavna ideja korporativnog wellnessa je pomoći zaposlenicima u odabiru zdravijeg načina života.

Mnoge tvrtke organiziraju različite programe aktivnosti za svoje zaposlenike, poput:

• zdravstveno edukativnih treninga,
• sportskih događanja,
• svakodnevnih satovi joge,
• mogućnost konzumiranja zdravih namirnica u poduzeću i sl.

To je "win-win" situacija. Zaposlenik dobiva stvarnu priliku za zdraviji način života koji dovodi do kvalitetnijeg života.

Osim toga, tvrtke koje ulažu u korporativni wellness dobivaju produktivnije i energičnije zaposlenike i smanjuju izostajanje s posla. 

Zanimljivo je da Bradfordova analiza pokazuje da česta kratka izbivanja s radnog mjesta imaju jači negativan utjecaj na poslovanje i troškove poduzeća nego dugotrajna izbivanja. 

Stoga, ako Vaš zaposlenik javi da je bolestan, recite mu da ostane kod kuće i potpuno se oporavi. To će se pokazati korisnim za zaposlenike, kao i za vašu tvrtku - on će se odmarati bez grižnje savjesti, a vi ćete moći planirati rad prema raspoloživim resursima. 

3. Korištenje softvera za upravljanje odsustvom

Najbolji način za upravljanje izostancima je pomoću specijaliziranog softvera. Rješenja za upravljanje odsustvom najčešće su dio platforme, odnosno sustava za evidenciju radnog vremena. 

Nijedna platforma za evidenciju radnog vremena ne smije zanemariti upravljanje izostancima, posebno u pogledu neplaniranih, čestih i kratkih izostanaka koji obično uzrokuju poremećaje u evidenciji i pogreške u izračunu plaća. 

Što kvalitetan softver za upravljanje odsutnostima treba imati?

Kvalitetan softver za evidenciju radnog vremena i upravljanje odsustvom zaposlenika pomoći će Vam da: 

• Imate uvid u analitiku kako biste imali kvalitetniji pregled nad podacima
• Učinkovitije rasporedite radno opterećenje
• Povećate produktivnost i angažman zaposlenika
• Lakše se nosite s nedopuštenim i nepoželjnim izostancima (poput čestih kašnjenja i sl.)
• Mogućnost pogreške prilikom obrade podataka svedete na minimum

Kao što je spomenuto, softver za upravljanje odsustvom zaposlenika najčešće je dio platforme za evidenciju radnog vremena. Takvo softversko rješenje nudi nekoliko funkcionalnosti, kao što su evidencija dolazaka i odlazaka, raspoređivanje radne snage i, naravno, upravljanje izostancima zaposlenika na najučinkovitiji način.

 Špica nudi dva takva rješenja:

• Enterprise rješenje (Time&Space) i
• Cloud verzija (AllHours).

1. Automatizacija obračuna plaća kako bi se izbjegle moguće pogreške

Unatoč tome što živimo u eri naprednih tehnologija, većina organizacija i dalje ručno vodi evidencije vezano za radno vrijeme. Na taj način dolazi do velike mogućnosti pogreške, a i do mogućnosti gubitka podataka. 

Koji je rezultat takvog načina rada? Pogreške, dodatni troškovi, a često i nepoštivanje odredbi Zakona o radu. Mnogo je razloga da se radno vrijeme ne prati ručno. 

Zamislite zaposlenika koji dobije nižu plaću zbog pogreške prilikom ručnog vođenja evidencije. Takvo nešto može izazvati sukobe i nezadovoljstvo zaposlenika. Osim toga, zaposlenici mogu izgubiti motivaciju i entuzijazam za rad. Veliki problem je i što računovodstvo mora izvršiti ispravke i na taj način se dodatno gubi vrijeme.

Nadalje, čest je slučaj da zaposlenici koji su razočarani nepravednim obračunima daju otkaz što uzrokuje dodatni posao odjelu za ljudske resurse u procesu pronalaska novog zaposlenika. Potrebno je raspisati novi natječaj, obaviti razgovore s potencijalnim novim zaposlenicima te odabrati i zaposliti nove zaposlenike. Kao što svi znamo, ovo je zahtjevan i skup postupak. 

Sa sustavom za evidenciju radnog vremena, kao što je All Hours, možete jednostavno postaviti izvješća i izvesti podatke potrebne za obračuna plaća. 

Nadalje, možete postaviti fleksibilna pravila za obračun plaća, prekovremenih sati, odmora, bolovanja, pauza za ručak, službenih putovanja, noćnih smjena itd. 

Osim navedenog, korištenje elektronskog sustava za evidenciju radnog vremena ima i prednosti kada govorimo o usklađenosti za zakonskim propisima o radu. 

Poslodavci se moraju pridržavati pravila o ograničenjima kada je riječ o maksimalnim prekovremenim radnim satima i obveznim minimalnim stankama za odmor, a mjesečna izvješća trebaju predstavljati točan rezultat stvarnih sati provedenih na poslu.

2. Automatizacija upravljanja odsutnostima radi lakšeg upravljanja radnim vremenom

Napredna rješenja za upravljanje radnim vremenom i prisutnošću, poput modula za dinamično planiranje Time&Space sustava, pomažu vam da lako upravljate svim vrstama odsutnosti i na pregledan način provjerite odsustva zaposlenika. 

Platforma omogućuje zaposlenicima da pojedinačno unesu svoje zahtjeve za naredno razdoblje ili predlože izmjene postojećeg rasporeda ako se dogodi neki neplanirani događaj. Zaposlenici imaju pregled svog plana rada, realiziranih sati, bolovanja i preostalih dana godišnjeg odmora. Uz ta rješenja za upravljanje radnim vremenom, upravljanje odsustvom je mnogo lakše. 

Voditelji mogu planirati rad prema svojim stvarnim potrebama i s obzirom na okolnosti. Nadalje, uz automatska upozorenja koja će vas upozoriti na eventualno kršenje propisa, a koja sustav pruža, uvijek ćete biti u skladu sa zakonskim propisima.

3. Pravedna evidencija radnog vremena za sve zaposlenike

Kada se uvodi sustav za evidenciju radnog vremena, zaposlenici mogu iskazivati neodobravanje ili nelagodu. Primjerice, možda su ranije ostajali na pauzama predugo ili možda kasne ujutro na posao. Znaju da, kad se uvede sustav za evidenciju radnog vremena, to više neće biti moguće.

U takvim situacijama potrebno je naglasiti zaposlenicima da ima i puno koristi od takvog sustava. Primjerice, nema više neplaćenih prekovremenih sati i prednost točnih isplata plaća svakako su veliki adut za prihvaćanje ovakvog sustava.

Osim toga, veliki plus je mogućnost unosa želja za radnim vremenom i predlaganja promjena postojećih rasporeda, što zaposlenike čini aktivnim sudionicima u procesu planiranja. 

Zaključno, programsko rješenje za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa pridonijet će pravednom sustavu evidencije o radnom vremenu za sve zaposlenike. 

4. Povećanje učinkovitosti HR odjela

Upravljanje odsutnostima pomaže voditeljima i odjelu ljudskih potencijala prepoznati trendove odsutnosti prije nego što se pojave stvarni problemi. Na temelju prethodnih sezona ili godina, moguće je predvidjeti trendove izostanaka i vidjeti izostaju li pojedini zaposlenici više u odnosu na prosjek. 

Nadalje, ti podaci mogu pružiti uvid u proizvodnji koja zahtijeva više ili manje radnika u jednoj smjeni. Možda najvažnije, moguće je dosljednije provoditi pravila i kontrolirati probleme troškova, rizika i produktivnosti povezane s izostankom zaposlenika. 

Kašnjenja zaposlenika i bolovanja neki su od najčešćih razloga izostanka zaposlenika. Kao što je opisano u članku "Učinci izostajanja s posla na produktivnost, učinkovitost i profitabilnost tvrtke", a koji je objavljen 2018. godine u časopisu Business and Economic Research troškovi neplaniranih izostanaka mogu predstavljati do 8,7% svih troškova povezanih s radom. To znači da se produktivnost smanjuje za oko 20%. 

Važno je uspostaviti strategije, politike, procese i postupke za smanjenje izostanka zaposlenika i uspostaviti sustav za pravilno upravljanje i evidentiranje izostanaka radi precizne obrade plaća i zbog svih drugih spomenutih razloga.