Tehnologija i produktivnost – kako vam tehnologija može pomoći da postanete produktivniji?

Danas je tehnologija jedan od najvažnijih alata koji vam je na raspolaganju za drastičan porast produktivnosti. Međutim, kao što tehnologija može poboljšati vašu produktivnost, tako je može i "ubiti".

Zamislite tehnologiju poput čekića: njime možete zabiti čavao i tako obaviti posao ili ozbiljno ozlijediti ruku. Sve ovisi o tome koliko ste dobri u rukovanju alatom.

Ista je stvar i sa suvremenom elektronikom, aplikacijama i uređajima. Ako se pravilno služite tehnologijom, vaša se produktivnost povećava. Ako tehnologija upravlja vama, a vi reagirate na svaku obavijest ili e-mail ili pak ako niste spremni uložiti vrijeme u savladavanje novih tehnologija, vaša se produktivnost smanjuje.

U ovom blogu uronit ćemo u koncept tehnologije kao poluge za poboljšanje produktivnosti u vašem osobnom i poslovnom životu, s vrlo praktičnim primjerima. Kad se sve zbroji i oduzme, ovladavanje tehnologijom važna je poluga za napredak svakog pojedinca i organizacije.

Tehnologija kao "ubojica" organizacijske produktivnosti

Gotovo sve suvremene tvrtke upotrebljavaju tehnologiju na ovaj ili onaj način. Tehnologija je važan pokretač mnogih pozitivnih promjena u organizaciji, počevši od inovacija, upravljanja proizvodima, oglašavanja, prodaje, korisničke službe pa do samog poslovanja i sl.

Danas je nužno svladati nove tehnologije i pratiti tehnološke trendove.

Najvažnija konkurentska prednost svake tvrtke jesu zaposlenici, odnosno njihovo znanje, iskustvo i njihove tehnološke i digitalne kompetencije. Tehnološke vještine postaju, uz organizacijske vještine, jedna od najvažnijih stručnih vještina koje se traže kod zaposlenika.

Kada je riječ o produktivnosti na radnom mjestu, do pada produktivnosti često dolazi zbog:

     1. Loše organizacije rada. U tom slučaju, zaposlenici umjesto da rade na stvaranju vrijednosti za kupce, oni gube vrijeme na internetu ili obavljaju poslove male vrijednosti. Kako bi se to izbjeglo, potrebno je kvalitetno organizirati posao.

     2. Nedostatka znanja i vještina vezano za poznavanje novih tehnologija.

Zbog toga su zaposlenici često spori i neefikasni u svom radu što je izravno povezano s padom produktivnosti.

Tehnologija u službi povećanja organizacijske produktivnosti

Tehnologija može biti jedan od najvećih alata za povećanje produktivnosti svake organizacije. Naravno, nije lako biti u toku sa svim tehnološkim trendovima, ali je to nužno za svaku organizaciju koja želi ostati konkurentna.

To također podrazumijeva stalna ulaganja u nove alate (hardware i software), kao i ulaganje u razvoj tehnoloških kompetencija za sve zaposlenike.

Ako se pravilno upotrebljava, tehnologija može biti jedan od najvećih pokretača inovacija, produktivnosti i napretka u svakoj organizaciji. Evo nekoliko primjera:

Primjer 1: Tvrtka može kupiti online tečajeve za svoje zaposlenike i organizirati vrijeme za učenje, vodeći računa o tome da kompetencije zaposlenika ostanu na visokoj razini.

Primjer 2: Upotrebom kvalitetnih programskih rješenja za različite poslovne funkcije, poput prodaje (CRM), financija (ERP) i poslovanja (PM), učinkovitost upravljanja može se uvelike poboljšati, uključujući podjelu dužnosti, suradnju, protok informacija i integraciju podataka.

Primjer 3: Uz upotrebu mrežnih alata za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa i praćenje utrošenog vremena na nekom projektu, dostupna je napredna analitika ljudskih resursa za pravilno upravljanje ljudskim potencijalima, a procesi poput upravljanja odsutnostima zaposlenika, planiranja radnog vremena i obrade plaća su optimizirani.

Primjer 4: Organizacija koja se oglašava na temelju podataka može koristiti digitalnu analitiku za mjerenje uspjeha (konverzija) različitih napora u digitalnom oglašavanju.

Primjer 5: Alati za rad na daljinu, poput mrežnih konferencija, online sastanaka i sl., mogu se koristiti za osiguranje suvremenijeg i fleksibilnog radnog mjesta (rad od kuće, remote rad).

Postoje stotine drugih slučajeva koji pokazuju kako tehnologija može poboljšati osobnu i organizacijsku produktivnost. Najvažnije od svega je da se tehnologija koristi na pravi način.

Tehnologija kao "ubojica" privatne produktivnosti

Počnimo s nekoliko konkretnih primjera kako tehnologija može loše djelovati na vašu produktivnost:

Primjer 1: Činjenica je da većina nas rado i često koristi svoj laptop, tablet, mobitel, pa čak sve više i pametni sat i pametni TV. No, ako dopustimo da svi ti uređaji neprestano zvone i šalju nam obavijesti, oni nas odvlače od stvarnog posla i čak udaljavaju od ljudi.

Primjer 2: Činjenica je da jednim klikom imamo pristup svom znanju koje su ljudi stekli. Međutim, ako tehnologiju koristimo samo za pregledavanje smiješnih fotografija kućnih ljubimaca ili za čitanje dnevnih vijesti na nekoliko različitih internetskih portala onda u tom slučaju na krivi način koristimo prednosti tehnologije.

Primjer 3: U slučaju da imate sporo računalo, zaraženo virusima i neorganizirane radne mape, to uvelike utječe na smanjenje produktivnosti.

Primjer 4: Koliko puta vam se dogodilo da dok ste s nekim na kavi, ta osoba stalno provjerava društvene mreže i više je na mobitelu nego što stvarno komunicira s vama? To je još jedan od načina na koji se ne bi trebala koristiti tehnologija i način da si naštetimo odnosima s drugim ljudima.

Ako odlučite da nećete reagirati na svaki zvuk mobitela, tehnologija može pozitivno utjecati na  produktivnost. Pogledajmo nekoliko primjera svijetle strane tehnologije.

Tehnologija u službi osobne produktivnosti

Evo nekoliko scenarija u kojima upotreba tehnologije dovodi do poboljšanja produktivnosti:

Primjer 1: Odlučili ste slušati zvučne knjige tijekom odlaska na posao, a vaš automobil postaje fakultet na kotačima.

Primjer 2: Izbrisali ste sve društvene mreže s telefona i instalirali aplikacije za čitanje i gledanje različitih tečajeva. Pretvorili ste svoj mobilni telefon u obrazovni uređaj, a možda čak i instalirali novu aplikaciju za produktivnost koja će vam pomoći da se bolje organizirate.

Primjer 3: Proučavate novi softver koji vam omogućuje brže obavljanje posla ili pružanje još veće vrijednosti vašim kupcima. Možda naučite kodirati, dizajnirati ili snimati videozapise. Sa svakom novostečenom vještinom vaša produktivnost raste, a tako i šanse za uspjeh.

Primjer 4: Umjesto da satima provjeravate „poznanike” na društvenim mrežama, provodite ograničenu količinu vremena na njima, isključivo u cilju povezivanja s ljudima širom svijeta koje osobno ne možete upoznati. Osim toga, kombinirate različite komunikacijske kanale, poput osobnog razgovora, poruka, videopoziva itd., kako biste osnažili svoje trenutačne međuljudske odnose. A kad provodite vrijeme s nekim do koga vam je jako stalo, vodite računa da telefon ne ometa interakciju.

Primjer 5: Svoj rad kao freelancer pratite pomoću alata za praćenje uloženog vremena po projektu kao što je to My Hours alat. Na taj način osiguravate bolje upravljanje vremenom i povećavate broj naplativih sati.

Kvalitetno upravljanje vremenom uz pomoć tehnologije dobitna je kombinacija.

Proaktivni pristup upravljanju tehnologijom

U nekom trenutku, svi moramo donijeti važnu odluku: hoćete li vi upravljati tehnologijom ili ćete dopustiti da tehnologija upravlja vama? Hoće li tehnologija raditi za vas ili ćete vi raditi za tehnologiju?

Nitko od nas ne bi trebao biti rob tehnologije i svi bismo se trebali pobrinuti da tehnologija radi u našu korist.

To nije uvijek tako lako postići jer uređaji i aplikacije stvaraju ovisnost, ali kontrola nad tehnologijom ima velik utjecaj na kvalitetu našeg života i produktivnost.

Važno je redovito se odmarati od tehnologije, izbrisati sve nepotrebne aplikacije, izbjegavati korištenje  tehnologije s ciljem pregledavanja sadržaja koji nam nije koristan, izjegavati istovremeno obavljanje više zadataka i voditi računa da nas tehnologija ne ometa kada provodimo vrijeme s drugim ljudima ili kada radimo.

Uz stroga ograničenja upotrebe tehnologije, izuzetno je korisno naučiti svladati tražilice, različita softverska rješenja i aplikacije koje su važne u vašoj industriji te upotrebljavati različite aplikacije za bolje upravljanje vremenom i izradu popisa zadataka koje moramo obaviti

Na taj način osiguravamo da nas tehnologija čini produktivnijima i poboljšava kvalitetu života.

Odvikavanje – odmorite se od tehnologije

Uz sve prednosti koje tehnologija donosi u naš život, jedan od najvećih problema je to što zaista može uzrokovati ovisnost. 

Jednim klikom imate pristup vijestima, zabavi, društvenim odnosima, e-mail servisima i drugim informacijama. Osim toga, svoj ured (posao) praktički možete ponijeti sa sobom bez obzira kamo idete (osim možda u bazen) :)

Često pomislimo da nam slobodno vrijeme služi za odmor, ali u stvarnosti to nije tako. Odmor uz opsesivno provjeravanje e-pošte, vijesti i društvenih mreža svakih 5 minuta zapravo i nije slobodno vrijeme ili barem nije kvalitetno provedeno slobodno vrijeme. Zapravo, to je najgora moguća opcija, jer niti radite niti se u potpunosti odmarate.

„Baterije“ ćete možda malo napuniti i odmoriti se barem malo, ali ni približno onoliko koliko biste mogli da se zaista odmarate.

Zaista je istina da poslovi postaju sve zahtjevniji i traže našu dostupnost, barem putem e-pošte, čak i kad smo na odmoru, ali ako dugoročno želite ostati na vrhuncu svoje produktivnosti, morate imati razdoblja kada se potpuno isključite, pa barem i samo na kraće razdoblje.

To se zove „odvikavanje od tehnologije”. Previše bilo čega, čak i dobrih stvari, postaje toksično. Prosječna osoba provjeri svoj pametni telefon nekoliko stotina puta dnevno. Nekoliko stotina puta. Takvo postupanje iz dana u dan, iz tjedna u tjedan, iz mjeseca u mjesec, pa čak i iz godine u godinu, naravno da ostavlja negativne posljedice.

Postoje brojna istraživanja koja jasno pokazuju da ako ne upravljate tehnologijom, nego tehnologija upravlja vama (što znači da nemate disciplinu kada i koliko upotrebljavate tehnologiju), prije ili poslije možete primijetiti da vam se teško fokusirati, koncentrirati ili dati prioritet važnim zadacima. Također možete oštetiti vid, pogoršati svoje držanje i izgubiti svoj mir jer konstantno morate provjeravati mobitel.

Prema tome, izuzetno je važno da redovito odmorite i potpuno se odmaknete od svojih digitalnih uređaja. Nema pametnih telefona, prijenosnih računala, tableta, stolnih računala, pametnih satova ni televizora. Jedini dopušteni uređaj jest čitač e-knjiga (primjerice, Kindle), ali isključivo za čitanje knjiga, a ne za pretraživanje interneta ili ičeg sličnog.

U nastavku je popis minimalnih zahtjeva za odvikavanje od tehnologije na način da isključimo sve uređaje kojima je potrebna struja:

• Jedan dan svaki mjesec,
• Jedan vikend svaka 3 mjeseca,
• Jedan tjedan tijekom godišnjeg odmora.

Isključivanje zaista nije jednostavno, ali nakon jednog ili dva dana dogodi se nešto zaista korisno:

• Zaista postajete potpuno opušteni
• Postajete svjesniji svoje okoline (prirode, okoliša...)
• Možete puno više pažnje posvetiti ljudima koje susrećete
• Postajete povezaniji samim sa sobom
• Bolje razmišljate
• Više uživate u životu kad ste prisutni u trenutku
• Prestajete se brinuti za druge ljude
• Zaista možete osjetiti kako vam se „baterije“ pune i vraća snaga.

Pokušajte i iznenadit ćete se koliko vam odvikavanje može biti korisno. To je dio filozofije „uzimanja predaha”, što znači da je potrebno dovoljno vremena za odmor i oporavak kako biste bili na vrhuncu produktivnosti kada se vratite na posao.

Ako upravljate tehnologijom, a ne ona vama, tehnologija postaje nevjerojatan alat koji možete iskoristiti za rad, povezivanje, stvaranje, pa čak i zabavu u svom osobnom i profesionalnom životu. Pobrinite se da vi i vaša organizacija na pravi način koristite sve blagodati tehnologije.