Priča o uspjehu temeljena na radnom vremenu: Unija Smart Accounting d.o.o.

“Vrijeme = odgovornost”

Unija Smart Accounting d. o. o. poduzeće je s najvećom i najopsežnijom mrežom vlastitih poslovnica koje broji 300 zaposlenih. Prisutni su u čak 14 država Srednje i Istočne Europe, a svojim kupcima nude rješenja u više područja: računovodstvo i obračun plaća, porezne, pravne, financijske i IT usluge (cloud infrastruktua, programi upravljanja zalihama, postavljanje poslužitelja, održavanje IT infrastrukture ...).

Prije deset godina Unija Smart Accounting počela je nuditi širi spektar usluga u Sloveniji i u zemljama regije kako bi postigli najviše standarde u ovom području i kako bi iskoristili puni potencijal.

O tome kako uspijevaju biti jedna od najboljih slovenskih tvrtki, koji su njihovi ciljevi i kako pomažu svojim klijentima, partnerima i kolegama, razgovarali smo s Blažom Kržišnikom, partnerom i direktorom prodaje u poduzeću Unija Smart Accounting.

Osim što kupcima nudimo rješenja iz gore navedenih područja, neprestano težimo razvoju najnaprednije tehnologije koja našim kupcima pruža odlučujuću poslovnu prednost. To znači da moramo biti vrlo brzi i učinkoviti kako bismo na vrijeme pružili potrebne informacije. Cilj nam je biti još bolji u svom poslu uz pomoć tehnologije i u još kraćem vremenu obraditi podatke i predvidjeti poslovne rezultate za naše klijente. 

Naš je primarni cilj omogućiti brzo i učinkovito donošenje odluka o poslovnim procesima. Na putu ka rastu, tvrtke polako prerastaju interne računovodstvene službe koje im ne mogu pružiti brze povratne informacije. U tom trenutku nastupamo mi. Možemo  pružiti kvalitetne usluge zahvaljujući visokoj razini digitalizacije i automatizacije. Dakle, svaki poslovni subjekt u svakom trenutku može znati kako stoji što se tiče poslovanja. 

Naš cilj je obraditi podatke što je prije moguće i dostaviti ih Upravi radi donošenja odluka. Osim toga, cilj nam je, na temelju podataka, dati kvalitetne savjete za daljnji napredak poslovanja. Vjerujemo da sutra više neće biti knjigovodstvenih poslova u smislu kako danas poznajemo jer tehnologija to može odraditi učinkovitije. Sebe doživljavamo kao savjetnike i tumače podataka koje za nas obrađuje tehnologija, pomažući na taj način našim klijentima u donošenju odluka. 

I u našem slučaju je to izazov! Teško je pronaći kvalitetnog voditelja koji može uspješno povezati sve usluge kojima se bavimo pa zato ulažemo u razvoj talenata. Svake godine na Ekonomskom fakultetu odaberemo otprilike pet do osam studenata i među tim studentima odaberemo nekoliko njih koje onda u razdoblju od pet godina educiramo i osposobimo za rukovodeće pozicije. 

Nastojimo svojim zaposlenicima pružiti poslovno okruženje i kulturu na koju mogu biti ponosni i neprestano težimo promjenama na bolje. Što pod tim mislim? Unutar tvrtke imamo određene standarde i pravila. Ako netko neko pravilo ne smatra dobrim, može potaknuti promjenu tog pravila. Osim toga, imamo ISO 27001, ne samo zato da se možemo pohvaliti kako imamo taj certifikat, već kako bismo zaista poboljšali naše interne procese.

Uglavnom digitalizacijom i automatizacijom. Cilj nam je osigurati za naše klijente "sve na jednom mjestu", što znači da klijent kod nas može dobiti sve informacije, odnosno čak 90 posto svih usluga koje treba dobije kod nas. Dio tih usluga pružamo sami, a za dio usluga se oslanjamo na naše partnere kao što je Špica čiju elektronsku evidenciju radnog vremena rado nudimo našim klijentima. Osim toga, nudimo im i najam raznih licenci, računovodstvene i financijske usluge, administraciju u e-obliku i sl. 

Mi smo moderna tvrtka koja zaposlenike ne prisiljava da budu u uredima od devet do pet, tako da rješenja koja nudi Špica ne koristimo prvenstveno za registraciju dolazaka i odlazaka, već za evidenciju i praćenje godišnjih odmora, bolovanja, evidenciju fizički prisutnih zaposlenika te zaposlenika koji rade od kuće tako da možemo pravilno obračunati prijevoz i sve ostale kategorije za isplatu plaća. Na taj način jednim klikom možemo lako obraditi plaće za sve zaposlenike u regiji. 

Što se tiče reakcije zaposlenika, možemo reći da su s odobravanjem gledaju na ovo rješenje. Značajan napredak osjetio se kod voditelja koji potvrđuju i nagledaju radno vrijeme i odsutnost svojih zaposlenika. Primjerice, uz pomoć All Hours aplikacije svaki voditelj može brzo provjeriti ima li preklapanja vezano za godišnje odmore i kvalitetno organizirati radne dane zaposlenika.

S jedne strane, vrijeme je od presudne važnosti za pravovremenu reakciju temeljenu na kvalitetnim podacima. S druge strane, automatizacija procesa i automatska obrada podataka štedi nam puno vremena koje se može iskoristiti za druga strateški važna pitanja. Za mene osobno, radno vrijeme znači veliku odgovornost. Vjerujem da, ako odgovorno raspolažete svojim vremenom, na pravi način upravljate prioritetima i stresom. U suprotnom – dolazi do kašnjenja u izvršavanju svojih obveza, kašnjenju na sastanke i sl. - sve su to stvari koje uzrokuju nelagodu pojedincu i drugima. Istodobno, ako ne upravljamo kvalitetno radnim vremenom, ostaje nam manje vremena za druge aktivnosti – za vrijeme provedeno s obitelji i prijateljima, šetnjom u prirodi i za rekreaciju. 

Dajete li ponekad svojim suradnicima, kolegama ili prijateljima savjete kako bolje organizirati vrijeme? 

U našem poduzeću provjeravamo koliko vremena pojedini zaposlenik provodi na poslužiteljima tvrtke. Ne radimo to zato što mislimo da zaposlenici ne rade dovoljno, već zato što tako na vrijeme možemo vidjeti tko je od naših zaposlenika radno preopterećen. Kad netko prijeđe u narančastu fazu, to znači da je, s obzirom na svoj plan rada, radio prekovremeno 20 sati mjesečno. Sve iznad tog broja znači da je osoba u crvenoj fazi. U situaciji kada je netko u crvenoj fazi dulje od dva mjeseca, voditelji odjela trebaju donijeti određene odluke i pomoći zaposleniku da odredi prioritete u svom radu. Ponekad se čini da se sve odmah mora obaviti, ali ako situaciju sagledate iz druge perspektive, ipak se vidi da se ne radi o tako velikom problemu. Ponekad to osoba ne vidi sama, pa joj nadređeni trebaju pomoći. Sve može pričekati. To još jasnije vidimo sada u vrijeme epidemije. Za većinu stvari za koje mislimo da ih moramo odmah odraditi, mogu pričekati i nekoliko dana.

Na koji način mjerite produktivnost svojih zaposlenika? 

Otkad radimo od kuće i nismo fizički prisutni u uredu, za nas je iznimno važno na vrijeme uvidjeti tko previše radi. Inače, na produktivnost naglasak stavljamo već u prvoj fazi planiranja kada radimo projekciju koliko ćemo sati raditi za određenog klijenta i nakon toga mjerimo odstupanja u odnosu na planirano. Osim toga, utvrđujemo razloge eventualnih odstupanja (primjerice, zašto smo više vremena radili za jednog klijenta nego za drugog), a na kraju mjerimo i satnicu na temelju produktivnosti. Naime, točno znamo kolika je ciljana satnica po određenom mjestu rada. Ako produktivnost ne korelira sa satnicom, to znači da nešto treba promijeniti. Primjerice, možda je usluga prejeftina, zaposlenik je kasnio s izvršenjem svog dijela zadatka ili nema odgovarajuće automatizacije u radnim procesima.