Olakšajte pripreme za sezonu uz sustav za radno vrijeme

Početak priprema za predsezonu i sezonu svakako je stresno razdoblje za sve koji u tom procesu sudjeluju. Posljednjih godina veliki problem je s pronalaskom radne snage, kako u Hrvatskoj tako i u svijetu. Hotelske kuće se natječu za radnu snagu i pokušavaju privući kvalitetne djelatnike na svim razinama. Osobito je važno i zadržati te iste djelatnike. Upravo je to najizazovniji dio rada u segmentu hotelijerstva, kako u velikim hotelskim grupacijama, tako i za male i srednje hotele. S druge strane, upravljanje ljudskim potencijalima također zahtjeva pažljivo osmišljene metode i tehnike. U tom dijelu uskače – tehnologija. Evidencija radnog vremena samo je jedan od segmenata koji se mogu, zahvaljujući korištenju tehnologije, unaprijediti i pojednostaviti. Teško je pratiti tko je od zaposlenika kada došao, tko je na godišnjem odmoru ili odsutan i kako organizirati smjene. Hotelski sustavi su takvi da je potrebno imati detaljan pregled stanja u svakom trenutku te za dane i tjedne koji nam dolaze. To je osobito važno kako bi pažljivim planiranjem rasporeda rada raspoloživih djelatnika osigurali da gosti hotela dobiju potpunu uslugu i na taj način ispunimo sva očekivanja koja od nas imaju. Teško je zamisliti da hotel može normalno funkcionirati bez spremačice, recepcionerke, kuhara, konobara i svih ostalih djelatnika. Međutim, za sve djelatnike potrebno je organizirati i kontrolu radnog vremena. Kontrola radnog vremena nije samo zakonska obveza već bitno doprinosi poboljšanju kvalitete rada u hotelu.

Je li evidencija rada u malim i srednjim hotelima zaista potrebna?

Iako brzi razmišljanje nameće zaključak da evidencija rada u malim i srednjim hotelima nije imperativ jer nema toliko zaposlenika kao što su to velike hotelske kuće, to je pogrešno. Kao što je navedeno, zakonski je obvezna evidencija radnog vremena. Dakle, svaki poslodavac mora uspostaviti sustav evidentiranja radnog vremena svojih zaposlenika. Ono što treba naglasiti je da često poslodavci ručno ili preko Excel tablica vode takve evidencije. Nedostatak takvog načina rada je što imamo često preveliki broj papira (ručno vođeno) ili Excel tablica u našim računalima. Osim toga, nije jednostavno imati nadzor nad svim tim podacima i nije lako obaviti analize vezano za pojedine zaposlenike ili za odjele. Nedostatak takve analitike i detaljnog pregleda može biti opterećujuće za naše poslovanje i učinkovito upravljanje ljudskim potencijalima čak i ako imamo manji broj zaposlenika. Ipak, postoji rješenje – elektronski sustav za evidenciju i upravljanje  radnim vremenom. Špica već desetljećima radi na takvim rješenjima i omogućuje kvalitetno upravljanje ljudskim potencijalima što dovodi do konkretnih ušteda i poboljšanjima u ovom segmentu. Sustav radnog vremena osigurava za zaposlenike bilježenje radnih sati na različitim radnim zadacima i na taj način je moguće kvalitetnije vrednovati zahtjevnije poslove, a planiranje radnog vremena omogućuje i organizaciju osobnog slobodnog vremena što utječe na kvalitetu privatnog i poslovnog života. Sustav radnog vremena omogućuje ravnotežu između zadovoljstva gostiju boravkom u hotelu, zadovoljstva djelatnika njihovim položajem unutar hotela kao i realizacijom poslovnih ciljeva uprave hotela.

Upoznajte All Hours sustav

Jedan od alata koji smo razvili i koji uvelike može pomoći malim i srednjim hotelima je i All Hours sustav za radno vrijeme. Radi se o cloud aplikaciji što znači da ne trebate imati servere kod sebe u hotelu. Osim toga, možete odabrati želite li da se zaposlenici registriraju preko zidnih terminala, računala ili uz pomoć mobitela. Ovisno o tome koji način više odgovara pojedinom hotelu, moguće je takav sustav registracije i uvesti. Neovisno o tome želite li da se zaposlenici registriraju uz pomoć kartice, mobitela ili računala, All Hours podržava takav način rada ili kombinaciju različitih oblika registracije (primjerice, prijava preko računala i uz pomoć kartica).

Prednost ovakvog načina rada je u tome što se eliminiraju „uska grla“ i nema potrebe za ručnim evidencijama ili beskonačnim Excel tablicama. Na taj način rasterećuje se i poslodavac i zaposlenik.

Može li se preko All Hours-a registrirati godišnji odmor?

Može, All Hours omogućuje podnošenje zahtjeva za bolovanjem, godišnjim odmorom ili slobodnim danima. Tako se eliminira potreba za slanjem papirnatih rješenja, a sve je moguće uz pomoć nekoliko klikova mišem pregledati. Voditelji timova tako mogu u svakom trenutku znati tko je od zaposlenika i kada dostupan, razlog izostanka i organizirati adekvatne zamjene. Osim toga, na taj način se osigurava i izvještaj za vlastite potrebe i za potrebe različitih inspekcija što olakšava poslovanje i onemogućuje manipuliranje podacima.

All Hours evidencija rada

• Slanje zahtjeva za odsutnošću
• Uvid u različita izvješća
• Upravljanje pojedinačnim odjelima u hotelu

SAZNAJTE VIŠE!

Omogućuje li All Hours različite razine prava?

Omogućuje. U All Hours sustavu moguće je postaviti tako da, primjerice, voditelji smjene mogu vidjeti samo svoje zaposlenike i za samo određenu skupinu zaposlenika odobriti slobodni dan, godišnji odmor, evidentirati bolovanje ili drugu vrstu izostanka. Na taj način se omogućuje usmjereniji rad i eliminiraju moguće poteškoće u upravljanju zaposlenicima. Osim toga, u slučaju izostanke prijave ili odjave radnog vremena ili bilo kojeg drugog događaja, ovlaštene osobe mogu ručno korigirati podatke i tako pripremiti podatke za obračun plaća na kraju mjeseca.

Je li All Hours skupo rješenje?

Cijena All Hours sustava formira se na temelju broja zaposlenika. Na taj način se posebno olakšava malim i srednjim hotelima koji imaju više zaposlenika u sezoni. Kada je više ljudi zaposleno, plaća se veći iznos, a kada je manje zaposlenika u sustavu, mjesečni iznos je tada i manji. Osim toga, pretplatu na All Hours sustav moguće je otkazati u bilo kojem trenutku. Na taj način, ovaj sustav je dostupan za široke kategorije korisnika – od malih iznajmljivača, malih i srednjih hotela pa do velikih hotelskih kuća. Upravo je prilagodljivost jedna od najvažnijih karakteristika ovog alata.

Umjesto zaključka

Upravljanje ljudskim potencijalima važan je dio svakog poduzeća pa tako i malih i srednjih hotela. Vrijeme je jedini resurs koji ne možemo vratiti, a izgubljeni sati i dani naših zaposlenika ne mogu se više nadomjestiti. Upravo zato suvremeni alati i aplikacije mogu pomoći u ovom segmentu i osigurati kvalitetno upravljanje radnim vremenom zaposlenika, eliminirati „uska grla“ i omogućiti neometani rad hotela i kvalitetnu uslugu za sve goste. Isprobajte All Hours i iskoristite sve prednosti ovog alata! Javite nam se za više informacija i pripremite se na vrijeme za sezonu.