Nemojte birati između optimizacije i povećanja efikasnosti u svom poslovanju. Moguće je ostvariti i jedan i drugi cilj!

U današnje vrijeme, problem s radnom snagom u hotelima (ali ne samo u hotelima) postaje sve izraženiji. Gostima je potrebno pružiti adekvatnu uslugu i osigurati kvalitetan boravak. To nikako nije moguće bez zaposlenika. A činjenica je da je radne snage danas sve manje. Svijet je više no ikad prije globalno tržište rada gdje se države i poslodavci bore za kvalitetnu radnu snagu. U tom kontekstu, potrebno je optimizirati radne resurse i povećati efikasnost. Na prvu se može učiniti kao proturječno jer kako povećati efikasnost ako se provodi optimizacija. Moguće je uz kvalitetno upravljanje i planiranje radnog vremena zaposlenika i alociranje zaposlenika tamo gdje su u tom trenutku potrebni. Špica je razvila Dynamic Scheduling modul unutar Time&Space sustava za evidenciju radnog vremena. Dynamic Scheduling modul omogućuje planiranje radnog vremena čime se postiže optimizacija i istivremeno povećava efikasnost. Kako? Saznajte u nastavku.

Dnevno, tjedno i mjesečno planiranje

Radno vrijeme zaposlenika i razmještaj zaposlenika potrebno je kvalitetno planirati. Potrebno je znati za svaki dan tko je od zaposlenika na raspolaganju i tko što radi. Isto tako, kako bi zaposlenici mogli organizirati svoje privatno vrijeme, dobro je da se naprave tjedni i/ili mjesečni rasporedi kako bi se omogućilo kvalitetno planiranje i izbjegle nesuglasice unutar timova. Unutar Dynamic Scheduling modula moguće je upravo ovaj dio pravilno postaviti. Moguće je planirati za pojedinačnog zaposlenika ili za grupu zaposlenika. Zahvaljujući preglednom sučelju, voditelji smjena mogu na jasan i pregledan način ostvariti uvid za pojedinačne zaposlenike ili za timove vezano za planirano radno vrijeme.

Izbjegnite kršenja Zakona o radu

Veliki problem prilikom planiranja mogu predstavljati i moguća kršenja Zakona o radu. Primjerice, Zakonom o radu je određeno da između smjena mora proći barem 12 sati neprekidno. Dakle, ne smije se dogoditi da zaposlenik ima manje od 12 sati odmora između smjena unutar razdoblja od 24 sata (dnevni odmor). Iznimno od takve situacije, poslodavac je dužan zaposleniku koji radi na sezonskim poslovima, a koji se obavljaju u dva navrata tijekom radnog dana, osigurati pravo na dnevni odmor u trajanju od 8 sati neprekidno. U samom sustavu moguće je postaviti da, ukoliko se planira smjena za zaposlenika u situaciji gdje nema barem 12 sati razmaka između smjena, sustav automatski odbije takvo planiranje ili da se samo pojavi upozorenje kako bi voditelj smjene ili osoba koja provodi planiranje imala jasan uvid u eventualno kršenje zakonskih odredbi. Na taj način Dynamic Scheduling postaje vrlo moćan saveznik u osiguravanju pravnog poštivanja planiranja radnog vremena. Ako su zaposlenici odmorni i ako im je radno vrijeme kvalitetno isplanirano i iskorišteno, osigurava se i veća efikasnost u radu što ima pozitivne učinke na poslovanje.

Postavite norme radnih sati i omogućite preraspodjelu zaposlenika

Zamislimo da ste vlasnik dva hotela. Jedan od hotela u određenom trenutku nema puno gostiju, ali u drugom je hotelu za taj dan najavljeno više gostiju koji dolaze na večeru nakon izleta. U hotelu u kojem je manja gužva trenutno su dostupna dva kuhara, a u hotelu u kojem je najavljen veći broj gostiju nedostaje dodatni kuhar. Uz pomoć Dynamic Scheduling modula vrlo jednostavno možete u sustavu u hotel u kojem je veća gužva preraspodijeliti kuhara i na taj način optimizirati radnu snagu.

Isto tako, moguće je unutar sustava postaviti norme radnih sati kako bi se osiguralo da pojedini zaposlenik odradi onoliko radnih sati koliko je planirano. Za svakog zaposlenika se na kraju mjeseca može vrlo jednostavno detaljno provjeriti koliko je sati odradio prema mjestu troška i koliko je taj mjesec bio opterećen. Na taj način se točno može provjeriti koliko je koji zaposlenik proveo radnih sati na kojem radnom mjestu i u kojem objektu što je vrlo korisno i za daljnje analize i planiranje rada.

U svakom trenutku saznajte tko je od zaposlenika odsutan te odobrite odsutnosti

Iako Dynamic Scheduling nije ograničen samo na hotele, uzeli smo ovaj primjer upravo zato što je u sektoru turizma, posebice u ljetnim mjesecima, velika volatilnost što se tiče dolaska gostiju i samim time organizacije rada. Potrebno je dobro planirati kako bi se izbjegle „rupe“ u rasporedima i tako dovelo u pitanje obavljanje svakodnevnih zadataka. Nije rijetkost da zaposlenici rade i prekovremeno. Prekovremene sate može svaki voditelj tima ili smjene odobriti za svoje zaposlenike, pazeći na taj način da je izračun utrošenih radnih sati točan i da ne dođe do pogrešnog obračuna na kraju mjeseca. Osim toga, koristan je i uvid u to tko je od zaposlenika kada odsutan. Zaposlenici mogu slati preko sustava i zahtjeve za različite odsutnosti (primjerice, zahtjeve za slobodne dane, za godišnji odmor i sl.). Na taj način se izbjegava nepotrebna papirologija, a zaposlenici na svoj mobitel preko e-mail adrese mogu dobiti obavijest je li im zahtjev odobren ili odbijen. Na taj način se osigurava da se ima sve na jednom mjestu – u Dynamic Scheduling sustavu. Osim toga, u sustavu je moguće pregledati i sve radne dane u kojima postoje neke nepravilnosti. Primjerice, moguće je provjeriti postoje li dani u kojima nije napravljena prijava dolaska ili prijava odlaska zaposlenika. Na taj način se osigurava točnost podataka i izbjegavaju pogreške prilikom vođenja evidencije.

Umjesto zaključka

Optimizacija poslovanja i povećanje efikasnosti iznimno je važno u svakom sektoru. Posebno taj dio dolazi do izražaja u uslužnim djelatnostima gdje je od iznimne važnosti kvalitetno planiranje ljudskih potencijala. Uz pomoć naprednih programa, ovaj posao je uvelike olakšan. Smanjuje se mogućnost praznog hoda za zaposlenike, a kvalitetnim planiranjem u konačnici se postiže i veća efikasnost. To se odražava i na ukupno poslovanje i doprinosi boljoj poslovnoj slici. Zaposlenici su zadovoljniji jer je njihov rad evidentiran i može se nagraditi zaposlenike koji bolje rade, a zadovoljan zaposlenik dovodi i do zadovoljnih gostiju čime se zatvara krug uspješnog poslovanja i pružanja kvalitetne usluge. Zanima vas kako sve to izgleda u praksi? Pridružite nam se na webinaru koji ćemo održati u četvrtak, 24.11.2022. u 10:00 sati i saznajte sve što vas zanima vezano za Dynamic Scheduling planer. Prijavite se ovdje, dočekajte iduću sezonu spremni i uvedite već danas pozitivne i kvalitetne promjene u vaše poslovanje.