Jednostavna instalacija sustava za evidenciju radnog vremena

Dosadašnje iskustvo nas uči da se često postavlja pitanje koliko je zahtjevno postavljanje sustava za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa. S obzirom na različite potrebe korisnika, ne može se dati jednoznačan odgovor na ovo pitanje. Ipak, u nastavku ćemo identificirati glavne korake uvođenja sustava za evidenciju radnog vremena u neku organizaciju.

U Špici smo kroz 20 godina razvijanja specijaliziranog rješenja za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa stekli iskustvo na 3.000 instalacija u 27 država, što znači da su instalacije brze, predvidive i pouzdane.

Prvi korak: želje i potrebe organizacije

Prvi korak je sastanak na kojem razgovaramo o željama i potrebama organizacije na području upravljanja radnim vremenom, pripreme izračuna plaća, kontrole pristupa, odobravanje odsutnosti… Taj sastanak u pravilu ima sljedeći dnevni red:

• pregled dosadašnjeg načina rada
• kako je organizacija dosad vodila evidenciju radnog vremena (papiri, unutar ERP ili HR sistema, sa specijaliziranim rješenjima) – i problemi koji su se javljali
• kako je organizacija dosad radila obračune plaća (kako se provodilo prikupljanje podataka o prisutnosti zaposlenih i njihovim odsutnostima, koje podatke isplaćuju i kakva pravila poštuju pri pripremi obračuna)
• kako je bila vođena kontrola pristupa za zaposlene (kako su dodavali nove/brisali stare zaposlenike iz sustava), posjetitelje ili vanjske suradnike
• suočavamo se s pitanjima koliko će zaposlenih, vanjskih suradnika biti uključeno u sustav i kakvi su prostorni zahtjevi (to se odnosi na broj čitača, terminala…)
• pregled poboljšanja koja organizacija želi uvesti

Organizacije u pravilu znaju što žele poboljšati, dok Špica savjetuje kako da to postignu. Neki od najčešćih razloga za prelazak na efikasniji sistem:

• smanjenje administrativnog posla prilikom pripreme obračuna plaća
• transparentna i točna evidencija radnog vremena
• jednostavnije i brže izvođenje postojećih procesa (kao što je točna, brza i jednostavna priprema podataka za obračun plaća)
• savjetovanje na temelju dosadašnjih instalacija

Nakon tog sastanka znamo koja su rješenja najbolja za određenu organizaciju.

Ako se radi o jednostavnom revidiranju radnog vremena i manjem broju zaposlenih koji ne žele kontrolu pristupa – takve organizacije se mogu odlučiti za rješenje u oblaku: All Hours, koji pruža mogućnost 30 dana besplatnog korištenja. Također, postoji mogućnost, pored registracije na terminalima, i registracije preko pametnih telefona ili računala.

Najčešći slučaj je da instalacija omogućava kontrolu pristupa (čitači RFID kartica ili mobilni telefoni preko Bluetooth tehnologije) i registraciju na terminalima za registraciju radnog vremena zajedno s modularnim softverom, što znači da se kupac može odlučiti za one module koji su njemu potrebni. Često rješenje uključuje i integraciju s postojećim ERP ili HRM sustavima (Navision, Pantheon, SAP, Point, SvamPlus i sl.).

U nekim primjerima kad su zahtjevi specifični i nije ih moguće sve riješiti standardnim rješenjem – Špica nudi razvoj po narudžbi.

Drugi korak: edukacije s ključnim odjelima u poslovanju

Ako je sistem jako kompleksan, u prvoj fazi se provodi pilot projekt – sustav postavljamo za manji broj zaposlenih koji se mjesec dana prijavljuju te im se kroz sustav obračunavaju prihodi.

Idući korak koji slijedi je priprema projektnog plana i plan implementacije.

Treći korak: implementacija i inicijalne postavke

Kada se završi prodajni proces na red dolaze Špicini implementatori. Oni u suradnji s naručiteljem postavljaju terminale, čitače, potencijalne barijere i drugu opremu. Na servere organizacije instalira se softver pa se u bliskoj suradnji s odgovarajućim odjelima postavljaju inicijalne postavke sustava – uspostave se radne sheme, satnice, grupe zaposlenih, pristupna prava i sl.

U slučaju da se organizacija odluči za integraciju s obračunom plaća (danas se većina organizacija odlučuje na povezivanje evidencije radnog vremena s obračunom plaća), postave se pravila za obračun vrsta primanja (redovan rad, noćni rad, dodaci, vikend, prekovremeni sati, broj dana za topli obrok i prijevoz…).

Četvrti korak: obuka i podrška

Uobičajeno, već tijekom inicijalnih postavki ključni korisnici upoznaju sistem. Tijekom obuke naši stručnjaci u suradnji s odgovarajućim odjelima u kompaniji (HRM, IT, računovodstvo, menadžeri odjela za sigurnost ili kontrolu pristupa u kompaniji), pregledaju procese koje će administratori unositi u Time&Space sustav (dodavanje novih zaposlenih, dodjeljivanje pristupnih kartica, primjer obračuna za pripremu plaća, konfiguracija pristupnih točaka…) te naprave nekoliko simulacija.

Nakon primopredaje sustava

Nakon instalacije sustava Špica svojim strankama omogućava 2 mjeseca besplatne podrške. U tom periodu se barem dva puta radi obračun plaća, što je obično dovoljno da se isprave sve eventualne greške nastale pri inicijalnim postavkama.

Našim korisnicima, naravno, savjetujemo da slijede dobre IT prakse koje uključuju ugovor o održavanju. U našem slučaju to znači besplatne nadogradnje, prioritet pri zahtjevima za podršku i produženu garanciju.

Za dodatne informacije ili sastanak stojimo vam na raspolaganju.