Što je to optimizacija ljudskih potencijala?

Upravljanje organizacijskim procesima uključuje ove aktivnosti:

• Raspored zaposlenika po smjenama
• Otkrivanje i zapošljavanje talenata (headhunting)
• Upravljanje učinkovitošću zaposlenika
• Izradu programa osposobljavanja i razvoja zaposlenika
• Uvođenje novih tehnologija
• Stvaranje kvalitetne analitike radne snage

Koja je razlika između optimizacije ljudskih potencijala i upravljanja ljudskim potencijalima?

Iako se često koriste kao sinonimi, ova dva pojma imaju različita značenja.

Optimizacija ljudskih potencijala (eng. Workforce optimization) širi je pojam koji obuhvaća širi raspon strategija i procesa koji imaju za cilj maksimizirati učinkovitost radne snage. Upravljanje ljudskim potencijalima (eng. Workforce management) ima uži fokus i fokusira se na operativne aspekte upravljanja ljudskim potencijalima kao što je: izrada rasporeda smjena, praćenje radnog vremena, raspodjela zadataka itd. Cilj je osigurati adekvatnu raspodjelu resursa točno tada kada je to potrebno.

Ključne komponente optimizacije ljudskih potencijala

1. Planiranje ljudskih potencijala prema stvarnim potrebama

Planiranje ljudskih potencijala odnosi se na proces prikupljanja i analize podataka za predviđanje budućih potreba za zaposlenicima (broj radnika i njihova razina vještina). Podaci se zatim koriste za donošenje utemeljenih odluka o tome kako poboljšati ili povećati trenutnu radnu snagu kako bi se zadovoljile stvarne potrebe.

Ovaj proces omogućuje predviđanje budućih potreba za zaposlenicima i usredotočen je na projekcije rasta, a važno je analizirati i industrijske ili tržišne trendove. Na taj način dobiva se potpuna slika o trenutnoj radnoj snazi, procjena buduće potražnje za zaposlenicima te usklađivanje te dvije strane.

2. Zapošljavanje radne snage

Dobro uspostavljena strategija zapošljavanja ključni je dio optimizacije ljudskih potencijala. Iznimno je važno privući najbolje talente i osigurati im kvalitetan razvoj unutar tvrtke.  

Fokus bi trebao biti na tome da potencijalni kandidati posjeduju znanja i vještine koje su ključne za posao te da imaju vrijednosti koje su u skladu s glavnim ciljevima tvrtke.

3. Izrada radnih rasporeda

Upravljanje radnim vremenom važno je kako bi se osigurala kvaliteta radnih procesa i spriječila loša organizacija rada koja može imati utjecaj na poslovanje.

Tu je nekoliko čimbenika važno:

• Stvarne poslovne potrebe (tj. poslovna potražnja)
• Procjena kada je najveći pritisak, odnosno potreba za zaposlenicima (primjerice, u restoranima to može biti za vrijeme ručka)
• Dostupnost zaposlenika

Važno je voditi računa o zadovoljstvu zaposlenika, njihovoj opterećenosti i ravnoteži između privatnog i poslovnog života. 

4. Upravljanje učinkom zaposlenika

Upravljanje učinkom zaposlenika odnosi se na procjenu radnog učinka svakog zaposlenika,  njihove usporedbe radi postavljanja ciljeva učinka i korištenja tih podataka za pružanje povratnih informacija zaposlenicima kako bi se povećala produktivnost i učinak.

Kvalitetne zaposlenike treba i adekvatno nagraditi i istaknuti njihov doprinos kako bi takav način rada poslužio kao poruka svima. 

5. Programi osposobljavanja zaposlenika

Organizirani programi obuke za zaposlenike mogu pomoći tvrtkama u postizanju dva važna cilja  u ukupnom procesu optimizacije ljudskih potencijala:

Ulaganjem u profesionalni razvoj svojih zaposlenika, tvrtke mogu unaprijediti ukupne vještine i stručnost svoje radne snage.

Uključivanjem postojećih zaposlenika u programe osposobljavanja i pomaganjem pojedinim zaposlenicima da poboljšaju svoje radne vještine, tvrtke mogu postići veće zadovoljstvo zaposlenika i poboljšati njihove vještine i znanja što se na kraju osjeti i u rezultatima rada.

Najbolji primjeri iz prakse za optimizaciju ljudskih potencijala

Kako sve to u praksi izgleda i na što paziti? U stvarnosti se može pojaviti niz izazova na ovom području, ali važno se je voditi dolje navedenim savjetima kako bi takvi procesi bili što bezbolniji. 

1. Uskladite ljudske potencijale s ciljevima tvrtke

Važan aspekt upravljanja ljudskim potencijalima je jasno komuniciranje zaposlenicima ciljeva. Osim toga, važno je svima dati do znanja kako njihov položaj utječe i doprinosi ciljevima tvrtke. 

Glavna ideja je stvoriti zajedničku viziju budućnosti. Kada zaposlenici vide korist od svojeg rada, tada su i motiviraniji odraditi kvalitetno radne zadatke.

2. Kada donosite odluke - donosite ih na temelju podataka

Korištenje podataka u segmentu optimizacije i upravljanja ljudskim potencijalima od velike je važnosti. Podaci o učinkovitosti pojedinih zaposlenika ili odjela, podaci o evidenciji radnog vremena i podaci o radnom angažmanu zaposlenika mogu dati korisne informacije o tome u kojem smjeru tvrtku treba ići. 

Umjesto da se oslanjate na instinkt, donosite odluke na temelju podataka o zapošljavanju, stvarnih potreba za zaposlenicima te podataka o upravljanju produktivnošću zaposlenika.

3. Iskoristite tehnologiju i digitalna rješenja

Korištenjem tehnologije postići ćete više toga:

• Smanjiti papirologiju
• Omogućiti brže i jednostavnije obavljanje planiranja radnih smjena, evidencije radnog vremena i sl.
• Obavljanje različitih zadataka u segmentima kao što su upravljanje obračunom plaća, izrada radnih smjena zaposlenika i stavljanje u pogon svih raspoloživih resursa, tehnologija bitno olakšava.

4. Kreirajte kulturu stalnog napredovanja

Važan dio procesa optimizacije ljudskih potencijala je razumijevanje činjenice da se ova praksa ne odnosi samo na poboljšanje procesa – ona uključuje i promjenu vezano za radnu kulturu. Važno je stvoriti kulturu kontinuiranog učenja u kojoj se zaposlenici potiču na pronalaženje novih i boljih načina za obavljanje poslova.

Ovo je vrlo važno za motivaciju zaposlenika i stvaranje kvalitetne radne klime i to se može kasnije preslikati i na radne rezultate. 

5. Iskoristite prednosti fleksibilnog rada

Fleksibilni način rada ima brojne prednosti. Sve dok zaposlenici odrađuju svoje radne zadatke i ostvaruju ciljeve, nije bitno odakle rade ako im to posao dozvoljava. 
Zaposlenici će imati veće zadovoljstvo i bolji radni angažman te veću produktivnost. 

6. Definirajte jasne ciljeve i metrike pomoću kojih procjenjujete učinkovitost

Imati jasne ciljeve i metrike pomaže zaposlenicima da bolje rade dajući im jasne ciljeve kojih bi se trebali držati. Na taj način zaposlenici su uključeni u ostvarenje zajedničkog cilja i znaju što trebaju odraditi da bi ispunili ciljeve. 

Konkretne koristi od uspješne optimizacije ljudskih potencijala