Kako odabrati efikasan sustav za evidenciju o radnom vremenu na suvremenom radnom mjestu?

Poslovna okruženja i zahtjevi na radnom mjestu drastično su se promijenili tijekom posljednjih nekoliko desetljeća, a s digitalnom transformacijom i porastom rada na daljinu, fleksibilnog rada, freelancinga i sličnih trendova, očekuje se da će se radno mjesto u skorijoj budućnosti promijeniti još radikalnije.

To znači da se tvrtke također trebaju prilagoditi kada je riječ o evidenciji radnog vremena te praćenju vremena koje zaposlenici provode na različitim projektima.

U ovom ćemo blogu analizirati što bi suvremena tvrtka trebala uzeti u obzir pri odabiru najboljeg sustava za evidenciju radnog vremena.

Sustav za evidenciju radnih sati u vremenu tradicionalnih uredskih poslova

U prošlosti je prisutnost zaposlenika zapravo bilo puno jednostavnije pratiti nego danas. Svaki zaposlenik dolazio je na svoje radno mjesto kroz isti ulaz u tvrtki, a radno vrijeme bilo je manje-više jednako za sve zaposlenike. I u takvom okruženju nije bilo problema vezanih za evidenciju radnog vremena. Vjerojatno se još uvijek sjećate starih sustava za bilježenje dolazaka/odlazaka, s uređajima koji su bili montirani na zid na ulazu u tvrtku na kojima su se ručno bilježili dolasci i odlasci zaposlenika.

S ponosom ističemo i naše primjerke takvih terminala za evidenciju radnog vremena na donjim fotografijama! :)

Otada su se sustavi za evidenciju radnog vremena i terminali za bilježenje dolazaka/odlazaka zaposlenika modernizirali, ali su ipak zadržali svoju osnovnu funkcionalnost i mjesto na ulazu u prostorije tvrtke.

Što se promijenilo? Paradigme suvremenog radnog mjesta

Na koji način rade suvremene tvrtke?. Recimo da vaša tvrtka ima sjedište u Velikoj Britaniji. Neki od vaših zaposlenika rade u sjedištu tvrtke, a neki od kuće ili iz prostora za coworking.

Osim toga, vaša tvrtka zapošljava grafičkog dizajnera koji živi u Francuskoj, programera iz Poljske, stručnjaka za digitalni marketing iz Belgije... 😊

Upravo tako izgleda suvremeno radno mjesto. Evo samo nekoliko primjera načina rada koji postaju dijelom ovog novog, suvremenog radnog mjesta:

• Rad na daljinu
• Nepuno radno vrijeme
• Četverodnevni radni tjedan
• Fleksibilno radno vrijeme
• Usluge freelancera

Tehnologija i digitalizacija procesa omogućili su da se više ne morate brinuti o fizičkoj lokaciji (a donekle ni o fiksnom radnom vremenu) vaših zaposlenika.

Oni mogu besprijekorno surađivati s vama iz gotovo svih dijelova svijeta, pomoću digitalnih alata i uređaja.

Međutim, pitanje evidentiranja radnog vremena i mjerenja produktivnosti (posebno ako se ne radi o vanjskim suradnicima već o zaposlenicima na temelju ugovora o radu) je i dalje otvoreno.  

Zakonski, svaki poslodavac i dalje je obvezan voditi evidenciju radnog vremena. Prije svega je to u svrhu zaštite zaposlenika, ali itekako koristi i poslodavcima da provjere produktivnost svojih zaposlenika.

Digitalizacija poslovnih procesa, uključujući i radno vrijeme

Neke su tvrtke prešle s papirnog sustava bilježenja radnog vremena i prisutnosti na proračunske tablice (Excel tablice).

Možda ste i sami vodili evidenciju o radnom vremenu zaposlenika u Excel evidencijama radnih sati, uopće ne razmišljajući o elektronskom sustavu za evidenciju radnog vremena.

No, zašto koristiti ručne evidencije (pa makar i preko Excel tablica) kad na tržištu postoji jednostavan i jeftin softver koji to čini umjesto vas?

Koristeći sustav za registraciju radnog vremena, možete jednostavno, brzo, efikasno i bez greške voditi sve potrebne evidencije o zaposlenicima.

Na taj način ne gubi se vrijeme na administraciju i ostaje dovoljno vremena za obavljanje drugih korisnih zadataka.

Trend je da se ključni poslovni procesi premještaju u oblak i digitaliziraju. Radno vrijeme u tom smislu nije iznimka. Ako želite ostati konkurentni i zadržati visoku produktivnost, nužna je digitalizacija ključnih procesa ljudskih resursa.

Najbolji sustav za bilježenje radnog vremena za suvremeno radno mjesto

U kontekstu naglih promjena kod poslovnih okruženja i trendova na radnom mjestu, sustavi za upravljanje ljudskim potencijalima očito su se morali razvijati kako bi mogli zadovoljiti te nove poslovne potrebe.

Međutim, koji je najbolji način za evidenciju radnih sati zaposlenika koji rade na različitim mjestima i u različito vrijeme? Zašto ne biste iskoristili prijenosni uređaj koji praktički svi već posjeduju – pametni telefon ili računalo u svrhu evidencije radnog vremena?

Upoznajte se s mobilnom evidencijom radnog vremena!

Evidencija radnog vremena

• Registracija radnog vremena s bilo kojeg mjesta
• Kvalitetna izvješća
• Visoka razina pouzdanosti

SAZNAJTE VIŠE!

Mobilna evidencija radnog vremena – prijenosni sustav

Pomoću elektronskog sustava za mobilnu evidenciju radnog vremena, vaši se zaposlenici mogu registrirati  s bilo kojeg mjesta, čak i kad nisu na mreži. Dobivate pregled njihova radnog vremena i informacije o njihovoj trenutačnoj lokaciji u jednostavnoj mrežnoj evidenciji radnih sati.

Osim toga, možete određenim zaposlenicima ili timovima dodijeliti personalizirane postavke na temelju njihove lokacije, vremenske zone, rasporeda ili jezika kojim se služe.

Vaši zaposlenici koriste jednostavnu mobilnu aplikaciju za unos svog radnog vremena. Svaki unos označen je točnom geolokacijom i imate je mogućnost prihvatiti ili odbiti. Ako ne želite pratiti geolokaciju, tu postavku možete jednostavno isključiti.

U sustavu All Hours moguće je i upravljati odsutnostima zaposlenika. Vaši zaposlenici putem aplikacije šalju zahtjeve za godišnjim odmorom ili bolovanjem, a vi primate obavijesti o novim zahtjevima kako biste ih mogli pregledati i odobriti ili odbiti.

Koja je najveća prednost ovakvog načina vođenja evidencije? Nema nepotrebne papirologije, evidencija je u svakom trenutku ažurna i, što je najvažnije – ovo je najpravedniji način vođenja evidencije o zaposlenicima jer prikazuje objektivno radno vrijeme svakog zaposlenika.

Internetska evidencija o radnom vremenu – uz mogućnost detaljne analize

Uz pomoć sustava za evidenciju radnog vremena, zaposlenici mogu pregledavati svoje radne sate, bolovanja i zahtjeve za godišnjim odmorom.

Možete čak i odabrati želite li da zaposlenici evidentiraju radno vrijeme pomoću mobilne aplikacije, računala ili obje opcije.

U slučaju da vaši zaposlenici uglavnom rade za računalom, najlakši način da registriraju svoje radno vrijeme definitivno je internetska evidencija putem računala.

Internetski portal obavijestit će ih koliko im je sati preostalo za rad određenog dana, omogućavajući im da bolje planiraju svoje radno vrijeme i pauze.

Kao administrator sustava, uvijek možete provjeriti koji je od vaših zaposlenika koji rade s druge lokacije (remote) trenutačno prisutan i radi, bez potrebe da ih izravno kontaktirate i možda ometate njihovo slobodno vrijeme.

Kao što vidite, ovakav sustav (zajedno s digitaliziranim ključnim procesima ljudskih resursa), velika je evolucijska nadogradnja sustava za registraciju radnog vremena zaposlenika.  

Riječ je o puno učinkovitijem, transparentnijem i jednostavnijem sustavu koji zaista štedi vrijeme svima koji su uključeni u ovaj proces.

Ne oklijevajte: besplatno isprobajte suvremeni sustav za evidenciju radnog vremena. Kontaktirajte nas za više informacija!