Elektronska evidencija radnog vremena bez potrebe za dodatnim serverima

Evidencija radnog vremena obveza je koju propisuje Zakon o radu i Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima za poduzeća i obrte, odnosno za sve organizacije koje zapošljavaju djelatnike. Međutim, ne radi se samo o zakonskoj obvezi. Evidencija radnog vremena je, možemo reći, stvar poslovne higijene svake organizacije koja zapošljava radnike. Iznimno je korisno vidjeti koliko zaposlenici rade, rade li prekovremene sate i postoji li problem koji uključuje potrebu za preraspodjelom radnog vremena. Ponekad se može činiti da je zahtjev za urednim i redovnim vođenjem evidencije radnog vremena previse birokratski orijentiran, ali kvalitetna evidencija radnog vremena može omogućiti bolji uvid u rad zaposlenika i na temelju različitih izvješća moguće je analizirati gdje postoji prostor za poboljšanja u radnim procesima.

Takva vrsta evidencije posebno je korisna i primjenjiva u proizvodnim i građevinskim djelatnostima. Primjerice, praćenje i evidentiranje radnog vremena zaposlenika na gradilištima korisno je posebno ako se radi o većem broju zaposlenika. Odgovorne osobe koje planiraju rad u svakom trenutku mogu, preko elektronske evidencije radnog vremena provjeriti koliko je radnika trenutno prisutno na gradilištu na kojem trenutno rade i koliko radnih sati imaju koji dan. Na taj način moguće je provjeriti jesu li pojedini zaposlenici efikasniji od drugih, koliko prosječno vremena ulažu na pojedini skup zadataka i jesu li na nekim dijelovima gradilišta potrebne preraspodjele u smislu da na pojedinom dijelu nedostaje radnika pa zato radnici ostaju dulje na radnim mjestima. To sve bitno utječe na bolje poslovne rezultate, na efikasnost zaposlenika, ali i na zadovoljstvo radnika. Radnici koji su preopterećeni, sigurno nisu zadovoljni takvim načinom rada. Osim toga, ako su radnici preopterećeni, češće će dolaziti do pogrešaka i samim time do prekoračenja vremenskih okvira unutar pojedinog projekta. U najgorem slučaju, moguće su ozljede opasne po život i zdravlje radnika.

Velika prednost ovog sustava je i označavanje geolokacije prijave zaposlenika (geofencing). Na taj način može se vidjeti lokacija s koje se je zaposlenik registrirao. To je posebno korisno u poduzećima koja imaju više lokacija ili rade na više gradilišta.

Sustav za elektronsku evidenciju radnog vremena omogućuje ubrzanje procesa prijave/odjave radnika, mogućnost uvida u svakom trenutku tko je od radnika prisutan te evidenciju radnog vremena čini transparentnom u odnosu na ručno vođenje. Osim toga, preko sustava je moguće poslati zahtjeve za odsutnosti (primjerice, godišnji odmor) čime se postiže brzina prilikom donošenja odluka o godišnjem odmoru ili drugom izostanku. Jedna od najvećih prepreka uvođenju sustava za evidenciju radnog vremena, posebno u sektoru građevinarstva, je potreba za postojanjem servera. Međutim, ako se odabere kvalitetan sustav, moguće je evidenciju radnog vremena imati pod kontrolom kao cloud rješenje. U tom slučaju moguća je prijava/odjava zaposlenika putem terminala na lokaciji, mobitela ili računala. Za prijavu/odjavu zaposlenika dovoljan je, primjerice, jedan terminal koji se može postaviti na gradilištu i pomoću kojeg će zaposlenici obavljati svoje registracije, a sve se pohranjuje u cloud-u.

Uvođenjem kvalitetnog rješenja za evidenciju radnog vremena štede se resursi, postiže se točnija evidencija i moguće je bolje planiranje na temelju uvida u to koliko su radnici stvarno opterećeni na pojedinom radnom mjestu ili u pojedinom timu. Voditelji se, zahvaljujući tehnologiji koja ovaj dio posla obavlja za njih, mogu posvetiti drugim obvezama. Na taj način povećava se efikasnost cijelog tima, a u konačnici i poduzeća.