Evidencija radnog vremena vs praćenje radnog vremena po projektima – u čemu je razlika?

Danas su dostupna brojna rješenja i alati za praćenje radnog vremena zaposlenika, općenito poznata kao "workforce management tools". Ipak, nemaju svi alati jednake mogućnosti niti istu svrhu. Ustvari, razlike među alatima za praćenje radnog vremena su značajne.

Takvi bi se alati mogli grubo podijeliti u dvije kategorije: alati za evidenciju radnog vremena te alati za praćenje radnog vremena po pojedinom projektu. Špica nudi rješenja za evidenciju radnog vremena kojima je moguće pratiti radno vrijeme zaposlenika i produktivnost zaposlenika po projektima:

   1. All Hours - aplikacija za evidenciju radnog vremena

   2. My Hours - aplikacija za praćenje radnog vremena po projektima

Na temelju dugogodišnjeg iskustva u implementaciji ovih rješenja, primijetili smo da su (potencijalni) kupci neodlučni po pitanju toga koje im rješenje može biti više od koristi.

Da bismo bili što jasniji, uzet ćemo jedan hipotetski primjer. Recimo da ste vlasnik poduzeća za izradu web stranica  i aplikacija. U Vašem poduzeću zaposleno je 30 ljudi. Zapošljavate ljude na različitim radnim mjestima: programeri, grafički dizajneri, marketinški stručnjaci, administratori, stručnjaci za ljudske potencijale…

Vaša tvrtka radi za različite klijente, a svoje usluge naplaćujete po različitim cijenama za različite projekte. Osim toga, neki zaposlenici rade od kuće, a neki su prisutni u uredu. U svakom slučaju, potreban Vam je kvalitetan alat koji registrira radno vrijeme zaposlenika.

Cloud rješenja za evidenciju radnog vremena imaju mnogo prednosti. Pogledajmo koji biste alat i za što mogli koristili kada je riječ o registraciji radnog vremena.

All Hours: alat za evidenciju radnog vremena

All Hours alat idealan je za bilježenje podataka koji su potrebni za pripremu isplate plaća zaposlenicima. U tom kontekstu, potrebno je paziti na to da zaposlenici ne rade više od zakonski dozvoljenog broja prekovremenih sati te da koriste barem zakonski zajamčene dane odmora (dnevni i tjedni odmor) te zajamčene dane godišnjeg odmora. All Hours alat pruža mogućnost registracije radnog vremena (dolazak, odlazak) i pauza. U sustavu se može isplanirati dnevno radno vrijeme, odnosno planirani broj radnih sati i na taj način provjeriti koliko zaposlenik na kraju dana ima prekovremenih sati. Također, zaposlenici mogu podnositi zahtjeve za odsustvo (godišnji odmor, slobodni dani i sl.) putem web/mobilne aplikacije, a osoba koja ima ovlast može odobriti ili odbiti zahtjev. Također, u sustavu se mogu evidentirati i dani kada je zaposlenik na bolovanju.

U sustavu je moguće postaviti kada želite da zaposlenici mogu dolaziti raditi (primjerice, klizno radno vrijeme), ali i određene dane kada SVI moraju biti prisutni (primjerice, kada je zajednički sastanak planiran). Na temelju toga, nadležni mogu dobiti upozorenje ako netko od zaposlenika nije prisutan u vremenu kad mora biti na radnom mjestu. Poslodavci mogu postaviti različite kriterije za različite odjele. Nije svejedno je li riječ o zaposleniku koji zbog prirode svog posla mira biti u poduzeću ili je riječ o zaposleniku čiji posao nije striktno vezan za mjesto pa može raditi i od kuće.

Software za evidenciju radnog vremena All Hours koristi se za:

• Precizno bilježenje radnog vremena i prisustva zaposlenika (dolazak, odlazak, pauza). Također, moguće je u svakom trenutku provjeriti tko je trenutno na radnom mjestu, a tko je odsutan,
• Upravljanje i evidentiranje godišnjeg odmora, slobodnih dana, praznika, bolovanja i svih drugih odsutnosti,
• Upravljanje i optimizacija obračuna plaća

Registracija radnog vremena nije novost. Ranije se je to radilo ručno, a kasnije su tvrtke koristile Excel tablice koje nisu dovoljno pregledne i ne mogu obuhvatiti sve varijable koje utječu na kompleksnost planiranja radnog vremena. Upravo zato, mnogi klijenti odlučuju se na uvođenja sustava za evidenciju radnog vremena kako bi imali sve podatke koji su im potrebni i mogli jednostavnije odraditi ovaj dio posla.

My Hours: aplikacija za praćenje radnog vremena po projektima

Glavni cilj ove aplikacije nije samo evidentiranje početka i završetka radnog vremena zaposlenika, već i praćenje što zaposlenici rade za vrijeme radnog vremena. Konkretno, pomoću My Hours aplikacije moguće je pratiti na kojim projektima je zaposlenik radio određeni dan i koliko je vremena utrošio na pojedini projekt ili radni zadatak. Tako se može provjeriti učinkovitost svakog pojedinog zaposlenika.

Uz pomoć My Hours aplikacije možete pratiti aktivnost u real-time-u, odnosno možete provjeriti što pojedini zaposlenik u nekom trenutku radi. Moguće je pratiti radno vrijeme za neograničeni broj klijenata. Osim toga, moguće je i delegirati zadatke članovima tima i nadgledati njihov napredak. Aplikacija nudi i detaljna izvješća koja mogu kasnije poslužiti za različite analize i donošenje različitih odluka.

Pomoću My Hours aplikacije moguće je i pratiti naplatu po pojedinom projektu. Primjerice, možete postaviti naplatu radnih sati na način da pojedini sat vrijedi 300 kuna i na taj način obračunati radne sate klijentima. Moguće je postaviti i različite iznose za radne sate za pojedinog zaposlenika (primjerice, sat razvojnog programera može biti veći od sata odjela za podršku). U nekim situacijama može od pomoći biti i opcija po kojoj se radni sat zaračunava ovisno o poslu koji netko obavlja. Primjerice, Ivan je programe koji će razvoj web stranice naplatiti 400 kuna po satu, a testiranje web stranice 200 kuna po satu. S ciljem osiguranja kvalitetnijeg praćenja i analitike, aplikacija ima mogućnost pratiti ukupni proračun po projektu – na temelju radnih sati ili na temelju unaprijed postavljenog financijskog okvira.

My Hours se najčešće koristi u svrhu:

• Praćenja radnog vremena po projektima i radnim zadacima
• Lakše koordinacija zaposlenika po projektima
• Kvalitetnije trošenje vremena u poduzeću
• Kvalitetnije izvještavanje i naplatu svojih usluga klijentima

 Vjerujem kako smo uspjeli prikazati temeljne razlike između evidencije radnog vremena i praćenja radnog vremena po projektima. Javite nam se ako želite isprobati neki od ovih alata i rado ćemo Vam pomoći. 😊