Prednosti uvođenja sustava za evidenciju radnog vremena

Evidencija radnog vremena za velika i mala poduzeća u 2024. godini

Kroz dugogodišnje iskustvo rada na implementaciji sustava za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa susretali smo se s mnogim pitanjima vezano za ovo područje. Jedno od najčešćih pitanja koja se tiču odluke vezano za uvođenje sustava za registraciju radnog vremena zaposlenika je treba li organizacija uopće uvoditi takav sustav i koje su to uopće prednosti uvođenja jednog takvog sustava? Na ovo pitanje moguće je dati odgovor s više različitih aspekata.

Evidencija radnog vremena zakonska je obveza

U prvom redu, potrebno je voditi računa o zakonskoj regulativi koja se tiče evidencije radnog vremena. S obzirom da je Republika Hrvatska članica Europske unije, potrebno je ovaj dio sagledati na dvije razine. Prva razina je regulativa Europske unije koja se odnosi na uređenje obveza vezanih za vođenje kadrovske evidencije i prijavu radnog vremena zaposlenika. Europska unija ovo pitanje uređuje u Povelji Europske unije o temeljnim pravima. Povelja pruža okvir za uređenje temeljnih prava građana Europske unije pa tako i okvir vezano za zaštitu prava radnika. Tako je, između ostalog, u članku 31 Povelje definirano je da: “Svaki radnik ima pravo na ograničenje najduljeg radnog vremena, na dnevni i tjedni odmor te na plaćeni godišnji odmor.” Osim navedene Povelje, detaljnije zakonodavno uređenje pruža Direktiva o organizaciji radnog vremena (Direktiva 2003/887EZ). Direktiva detaljnije uređuje i definira pojedine dijelove vezane za rad. Primjerice, definirana je potreba da zaposlenici imaju definiran dnevni, tjedni i godišnji odmor, najdulje tjedno radno vrijeme te ograničenja vezano za noćni rad. Kako bi se ujednačila primjena ovih pravila, Europski sud u svojoj presudi naveo je da je evidencija radnika i prijava radnog vremena obvezatna za sve poslodavce u državama članicama Europske unije. Dakle, presuda Europskog suda ima izravan učinak na države članice i nužno je provesti ovu odluku u zakonodavstvima svih država članica, posebno vodeći računa o Povelji Europske unije o temeljnim pravima i Direktivi o organizaciji radnog vremena.

Što o ovoj temi kaže Zakon o radu?

Ovo područje uređuje i hrvatsko zakonodavstvo i to, u prvom redu Zakon o radu i Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima. Zakon o radu u članku 5 definira da su poslodavci dužni voditi evidenciju o zaposlenicima te su dužni osigurati dokaz vođenja evidencije o radnicima i o radnom vremenu na traženje ovlaštenih osoba, u provom redu inspektora. Pravilnik o članku 8 detaljno navodi koji se podaci moraju evidentirati kada je riječ o evidenciji rada i prijavi radnog vremena. Važno je istaknuti da poslodavci koji vode evidenciju radnog vremena na način da registriraju početak i kraj rada, nisu obavezni voditi evidenciju dnevnog i tjednog odmora zaposlenika. Pravilnik nigdje ne propisuje da je potrebno evidenciju zaposlenika i evidenciju o radnom vremenu zaposlenika voditi elektronskim putem, ali propisuje da se evidencija mora voditi uredno, razumljivo i ažurno, a poslodavac je obvezan istu popuniti najkasnije sedmog dana od dana za koji se podaci popunjavaju te je poslodavac dužan omogućiti zaposleniku uvid u evidenciju. Iznimno je važno istkanuti da, ukoliko poslodavac ne vodi evidenciju o zaposlenicima i o radnom vremenu zaposlenika, izlaže se velikim kaznama u slučaju potencijalnih tužbi zaposlenika i/ili inspekcijskog nadzora. Naime, Zakon o radu definira nepropisno vođenje evidencije o zaposlenicima kao najteži prekršaj poslodavca i u čl. 229 predviđa novčanu kaznu za pravne osobe od 61.000 kn do 100.000 kuna.

Važno je napomenuti da u 2023. godini na snagu stupa novi Zakon o radu koji donosi brojne promjene za rad kao takav. 

Koje su prednosti elektronskog sustava za evidenciju radnog vremena?

Osim zakonodavnog okvira koji nameće dužnost i obvezu praćenja evidencije radnog vremena, evidencija radnog vremena zaposlenika važna je i zbog kvalitetnog upravljanja ljudskim potencijalima. Istraživanja pokazuju da je, kod razvoja ljudskih potencijala, važno raditi i na zadržavanju kvalitetnih zaposlenika. Kako bi se to postiglo, motivacija je jedan od ključnih elemenata koji za cilj imaju povećanje zadovoljstva zaposlenika. Suvremena poduzeća sve više rade na tome da razviju nove oblike razvoja motivacije kod zaposlenika. Jedan od načina su i tzv. indirektne metode. Indirektne metode mjerenja motivacije fokusiraju se na mjerenje učinkovitosti na radnom mjestu, a polaze od pretpostavke da su motiviraniji zaposlenici učinkovitiji pri obavljanju svakodnevnih radnih zadataka. Kako bi zaposlenici bili motivirani, zasigurno očekuju da će za svoj rad biti adekvatno plaćeni. Problem se može javiti ukoliko se veći angažman i produktivnost zaposlenika ne poštiva u dovoljnoj mjeri. Primjerice, problem je ako zaposlenici odrade prekovremena sate, a nisu za to honorirani niti su im je to vrijeme evidentirano. Osim što to predstavlja kršenje zakona, itekako utječe i na motiviranost zaposlenika i potiče stvaranje loše atmosfere u organizaciji. Zaposlenici koji poštuju radno vrijeme, učinkovito odrađuju svoj posao i, po potrebi, ostaju dulje na svom radnom mjestu, sigurno će se osjećati zakinuti u svom radu, ukoliko se njihov rad ne honorira kako nematerijalnim tako i materijalnim metodama. Kako bi se to postiglo i kako bi uprave organizacija dobile uvid u to koji zaposlenici kvalitetno rade svoj posao, a koji ne, evidencija radnog vremena važan je alat. Na taj način može se provjeriti radna kultura zaposlenika, ali i učinkovitost jer nije svejedno koji opseg posla je određeni zaposlenik odradio u nekom vremenu. Na ovaj način može se precizno steći uvid u efikasnost obavljenog posla.

Ukoliko se uzme u obzir sve navedeno, elektronska evidencija radnog vremena opravdava svoju ulogu u organizaciji poslovanja mnogih poduzeća, a posebno onih s većim brojem zaposlenika. Precizna evidencija radnog vremena preduvjet je za praćenje učinkovitosti rada zaposlenika, ali i za zadovoljenje standarda koji su postavljeni zakonskom regulativom.

Zanima Vas kako mi u Špici vodimo računa o evidenciji radnog vremena? Svakako nas kontaktirajte za više informacija.