Choose languageLanguage
Blog

Elektronska evidencija rada u bolnicama

Elektronska evidencija radnog vremena za zdravstvene ustanove

Je li evidencija radnog vremena obvezna u zdravstvenim ustanovama?

Ministarstvo zdravstva Republike Hrvatske uputilo je dopis upravama zdravstvenih ustanova da se krene sa striktnim provođenjem Pravilnika o početku, završetku i rasporedu radnog vremena zdravstvenih ustanova i privatnih zdravstvenih radnika u ordinaciji u mreži javne zdravstvene službe. Radi jednostavnijeg izražavanja, u nastavku teksta koristit ćemo samo riječ „Pravilnik“.
Naime, prema članku 21 Pravilnika, propisano je da su za pravilnu evidenciju o radnom vremenu zaduženi voditelj ustrojstvene jedinice i ravnatelj zdravstvene ustanove. To znači da je evidencija o radnom vremenu zaposlenika ovih ustanova, naravno, obvezna.
Ono što je u dopisu Ministarstva zdravstva navedeno je da bi ta evidencija o radnom vremenu trebala biti u digitalnom obliku. To znači da bi zdravstvene ustanove trebale uvesti elektronsku evidenciju radnog vremena u svoje objekte kako bi se na neovisan i nepristran način mogla voditi evidencija i kako bi se izbjegle moguće manipulacije. Ručnim upisivanjem u knjigu dolazaka i odlazaka uvijek su moguće manipulacije. Naravno, istina je da je takvo što moguće i u slučaju elektronske evidencije zaposlenika (primjerice, prijavljivanje tuđom karticom i sl.), ali su alati koji stoje na raspolaganju za smanjenje mogućnosti takvog načina rada daleko efikasniji nego kad se radi o ručno vođenoj evidenciji (putem različitih tablica, popisa, Excel tablica i sl.).

Prednosti elektronskog sustava za radno vrijeme

Elektronski sustav za radno vrijeme pojednostavljuje i ubrzava evidenciju. Nema potrebe da portir na ulazu u ustanovu bilježi radno vrijeme zaposlenika. Na taj se način izbjegavaju gužve. Osim toga, ovaj sustav je puno pouzdaniji i relevantniji. Prilikom ručnog unosa, mogućnost pogreške je velika. Neki će reći da su greške moguće i kod elektronskog sustava - i to je točno. Ipak, mogućnost prevencije je ovdje velika jer je moguće uvesti sustav koji će zabilježiti videozapis uz pomoć kamere svaki put kad se netko prijavljuje/odjavljuje s radnog mjesta. Dakle, zabilježi se videozapis u trenutku prislanjanja kartice i na taj način se može utvrditi da je to taj zaposlenik. 

Prednost Time&Space sustava je i mogućnost planiranja radnog vremena. Unutar sustava moguće je planirati dnevni, tjedni i mjesečni rad. Istovremeno je moguće planirati za pojedinačnog zaposlenika, ali i za više zaposlenika. Osobama koje su zadužene za organizaciju rada u ustanovi od koristi će biti i to što modul za planiranje sadrži upozorenja ukoliko se isplanira smjena u suprotnosti s odredbama Zakona o radu. U slučaju potrebe za preraspodjelom zaposlenika, moguće je i taj dio provesti kroz ovaj modul, a pregledni prikaz daje potpune informacije o tome tko je od zaposlenika odsutan i koji je razlog trenutne odsutnosti. Na taj način se olakšava organizacija rada i planiranje daljnjih aktivnosti. 

Zanima Vas više o tome? Pogledajte ovdje. Naravno, na svakoj ustanovi/poduzeću koje uvodi ovakav sustav je da na adekvatan način provjeri sve što se tiče zahtjeva GDPR-a po ovom pitanju i da na siguran način uvede takav sustav.

Sustav za radno vrijeme

Uvođenje elektronskog sustava za radno vrijeme uz pomoć biometrije

Uprave zdravstvenih ustanova mogu se odlučiti i za veći razinu sigurnosti kada je riječ i o kontroli pristupa u bolnicama, ali i evidencije radnog vremena. U posljednje vrijeme sve je veća popularnost sustava za radno vrijeme koji se temelje na biometriji (otisak prsta, skeniranje rožnice oka ili prepoznavanje lica). Na taj način se postiže maksimalna razina sigurnosti vezano za radno vrijeme i kontrolu kretanja unutar objekata u zdravstvenim ustanovama. 

Mi u Špici imamo pokriven i ovaj segment i naš Time&Space sustav za radno vrijeme omogućuje povezivanje na takve terminale koji onda omogućuju registraciju pomoću otiska prsta, na temelju prepoznavanja lica ili skeniranja rožnice oka. Pogledajte o čemu se radi ovdje

U ovom dijelu svakako moramo istaknuti da GDPR te Zakon o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka imaju posebna pravila o postupanju u pogledu uvođenja biometrije. Prije uvođenja ovakvog sustava, svakako bismo preporučili da se posavjetujete s vašim pravnim savjetnicima ili odvjetnicima kako biste otklonili sve eventualne prepreke u procesu uvođenja ovog sustava.

Elektronska evidencija rada u bolnicama

  • Manje administracije i papirologije
  • Kvalitetna analitika
  • Minimalna mogućnost pogreške


Jednostavna evidencija radnog vremena

U slučaju da postoji potreba za jednostavnom evidencijom rada na način da se zaposlenici prijavljuju putem računala, moguće je i takav sustav uvesti. U Špici smo razvili rješenje za koje nisu potrebni terminali već se zaposlenici mogu prijaviti putem računala ili mobitela. U slučaju da ipak želite dodatno osigurati kontrolu pristupa, moguće je povezati taj sustav sa čitačima i tako dobiti win-win situaciju. Kako izgleda ovo rješenje, možete provjeriti i preko besplatne aplikacije i testirati što se sve nudi. Zanima vas koje su to mogućnosti ovog sustava, kako sve to izgleda i kako možete besplatno testirati ovu aplikaciju? Sve detalje provjerite na AllHours dijelu naše web stranice i svakako nam javite što mislite o ovome.

Besplatni Excel obrasci

U slučaju da vas do sada nismo uspjeli uvjeriti u korisnost naših različitih rješenja, uvijek vam preostaje mogućnost ručnog vođenja evidencije radnog vremena. Umjesto nepreglednih papira, uvijek je bolje koristiti predloške u takvoj evidenciji (a opet ih možete, ako je nužno, isprintati). Pripremili smo besplatne Excel obrasce s formulama koji se mogu koristiti i prilagoditi za specifične potrebe svake organizacije i/ili javne ustanove. Na taj način željeli smo olakšati evidenciju radnog vremena i pomoći u smislu eliminacije praćenja radnog vremena pomoću starog klasičnog načina – uz pomoć papira i olovke. Na našoj stranici možete pronaći Excel obrasce i olakšati si proces rada. Sretno! 😊

Excel obrasci za radno vrijeme

Umjesto zaključka

Evidencija radnog vremena nije samo stvar zakonske obveze već i, možemo slobodno reći, higijene svake organizacije. Pošteno je i potrebno znati tko od zaposlenika koliko radi kako bi se mogao takav rad i adekvatno vrednovati. Nije tajna da u većini organizacija postoje zaposlenici koji se trude obavljati svoj posao kvalitetno i točno. Točno i pravedno evidentiranje radnog vremena prvi je korak prema uvođenju razlika i pozitivnom vrednovanju zaposlenika koji daju veći doprinos. Naravno, što je veća organizacija, to je potrebno više pažnje posvetiti ovom izazovu. Potrebno je posebno paziti na odredbe Zakona o radu i Pravilnika, ali i GDPR-a te Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka. Svakako savjetujemo da, prije no što odlučite uvesti bilo koji od sustava, prođete detaljno sve s vašim pravnim savjetnicima ili odvjetnicima kako biste sve na vrijeme pripremili. Nakon toga, svakako nam se javite za uvođenje sustava. Tu smo za vas! 😊

>