Elektronska evidencija rada u bolnicama
Je li evidencija radnog vremena obvezna u zdravstvenim ustanovama?
Ministarstvo
zdravstva Republike Hrvatske uputilo je dopis upravama zdravstvenih ustanova da se krene sa
striktnim provođenjem Pravilnika o početku, završetku i rasporedu radnog
vremena zdravstvenih ustanova i privatnih zdravstvenih radnika u ordinaciji u mreži
javne zdravstvene službe. Radi jednostavnijeg izražavanja, u nastavku
teksta koristit ćemo samo riječ „Pravilnik“.
Naime, prema članku
21 Pravilnika, propisano je da su za pravilnu evidenciju o radnom
vremenu zaduženi voditelj ustrojstvene jedinice i ravnatelj
zdravstvene ustanove. To znači da je evidencija o radnom vremenu
zaposlenika ovih ustanova, naravno, obvezna.
Ono što je u dopisu
Ministarstva zdravstva navedeno je da bi ta evidencija o radnom vremenu
trebala biti u digitalnom obliku. To znači da bi zdravstvene ustanove trebale
uvesti elektronsku evidenciju radnog vremena u svoje objekte kako bi se na
neovisan i nepristran način mogla voditi evidencija i kako bi se izbjegle
moguće manipulacije. Ručnim upisivanjem u knjigu dolazaka i odlazaka
uvijek su moguće manipulacije. Naravno, istina je da je takvo što moguće i u
slučaju elektronske evidencije zaposlenika (primjerice, prijavljivanje tuđom
karticom i sl.), ali su alati koji stoje na raspolaganju za smanjenje
mogućnosti takvog načina rada daleko efikasniji nego kad se radi o ručno
vođenoj evidenciji (putem različitih tablica, popisa, Excel tablica i sl.).
Prednosti elektronskog sustava za radno vrijeme
Elektronski sustav za radno vrijeme pojednostavljuje i ubrzava evidenciju. Nema potrebe da portir na ulazu u ustanovu bilježi radno vrijeme zaposlenika. Na taj se način izbjegavaju gužve. Osim toga, ovaj sustav je puno pouzdaniji i relevantniji. Prilikom ručnog unosa, mogućnost pogreške je velika. Neki će reći da su greške moguće i kod elektronskog sustava - i to je točno. Ipak, mogućnost prevencije je ovdje velika jer je moguće uvesti sustav koji će zabilježiti videozapis uz pomoć kamere svaki put kad se netko prijavljuje/odjavljuje s radnog mjesta. Dakle, zabilježi se videozapis u trenutku prislanjanja kartice i na taj način se može utvrditi da je to taj zaposlenik.
Prednost Time&Space sustava je i mogućnost planiranja radnog vremena. Unutar sustava moguće je planirati dnevni, tjedni i mjesečni rad. Istovremeno je moguće planirati za pojedinačnog zaposlenika, ali i za više zaposlenika. Osobama koje su zadužene za organizaciju rada u ustanovi od koristi će biti i to što modul za planiranje sadrži upozorenja ukoliko se isplanira smjena u suprotnosti s odredbama Zakona o radu. U slučaju potrebe za preraspodjelom zaposlenika, moguće je i taj dio provesti kroz ovaj modul, a pregledni prikaz daje potpune informacije o tome tko je od zaposlenika odsutan i koji je razlog trenutne odsutnosti. Na taj način se olakšava organizacija rada i planiranje daljnjih aktivnosti.
Zanima Vas više o tome? Pogledajte ovdje. Naravno,
na svakoj ustanovi/poduzeću koje uvodi ovakav sustav je da na adekvatan način
provjeri sve što se tiče zahtjeva GDPR-a
po ovom pitanju i da na siguran način uvede takav sustav.
Uvođenje elektronskog sustava za radno vrijeme uz pomoć biometrije
Uprave zdravstvenih ustanova mogu se odlučiti i za veći razinu sigurnosti kada je riječ i o kontroli pristupa u bolnicama, ali i evidencije radnog vremena. U posljednje vrijeme sve je veća popularnost sustava za radno vrijeme koji se temelje na biometriji (otisak prsta, skeniranje rožnice oka ili prepoznavanje lica). Na taj način se postiže maksimalna razina sigurnosti vezano za radno vrijeme i kontrolu kretanja unutar objekata u zdravstvenim ustanovama.
Mi u Špici imamo pokriven i ovaj segment i naš Time&Space sustav za radno vrijeme omogućuje povezivanje na takve terminale koji onda omogućuju registraciju pomoću otiska prsta, na temelju prepoznavanja lica ili skeniranja rožnice oka. Pogledajte o čemu se radi ovdje.
U ovom dijelu svakako moramo istaknuti da GDPR te Zakon o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka imaju posebna pravila o postupanju u pogledu uvođenja biometrije. Prije uvođenja ovakvog sustava, svakako bismo preporučili da se posavjetujete s vašim pravnim savjetnicima ili odvjetnicima kako biste otklonili sve eventualne prepreke u procesu uvođenja ovog sustava.
Elektronska evidencija rada u bolnicama
- Manje administracije i papirologije
- Kvalitetna analitika
- Minimalna mogućnost pogreške
Jednostavna evidencija radnog vremena
U slučaju da
postoji potreba za jednostavnom evidencijom rada na način da se zaposlenici
prijavljuju putem računala, moguće je i takav sustav uvesti. U Špici smo razvili
rješenje za koje nisu potrebni terminali već se zaposlenici mogu prijaviti
putem računala ili mobitela. U slučaju da ipak želite dodatno osigurati
kontrolu pristupa, moguće je povezati taj sustav sa čitačima i tako dobiti win-win
situaciju. Kako izgleda ovo rješenje, možete provjeriti i preko besplatne aplikacije
i testirati što se sve nudi. Zanima vas koje su to mogućnosti ovog sustava,
kako sve to izgleda i kako možete besplatno testirati ovu aplikaciju? Sve
detalje provjerite na AllHours dijelu
naše web stranice i svakako nam javite što mislite o ovome.
Besplatni Excel obrasci
U slučaju da vas do
sada nismo uspjeli uvjeriti u korisnost naših različitih rješenja, uvijek vam
preostaje mogućnost ručnog vođenja evidencije radnog vremena. Umjesto
nepreglednih papira, uvijek je bolje koristiti predloške u takvoj evidenciji (a
opet ih možete, ako je nužno, isprintati). Pripremili smo besplatne Excel
obrasce s formulama koji se mogu koristiti i prilagoditi za specifične
potrebe svake organizacije i/ili javne ustanove. Na taj način željeli smo
olakšati evidenciju radnog vremena i pomoći u smislu eliminacije praćenja
radnog vremena pomoću starog klasičnog načina – uz pomoć papira i olovke. Na
našoj stranici možete pronaći Excel obrasce
i olakšati si proces rada. Sretno! 😊
Umjesto zaključka
Evidencija
radnog vremena nije samo stvar zakonske obveze već i, možemo slobodno reći, higijene
svake organizacije. Pošteno je i potrebno znati tko od zaposlenika koliko radi kako bi
se mogao takav rad i adekvatno vrednovati. Nije tajna da u većini organizacija
postoje zaposlenici koji se trude obavljati svoj posao kvalitetno i točno. Točno i
pravedno evidentiranje radnog vremena prvi je korak prema uvođenju razlika i pozitivnom
vrednovanju zaposlenika koji daju veći doprinos. Naravno, što je veća
organizacija, to je potrebno više pažnje posvetiti ovom izazovu. Potrebno je
posebno paziti na odredbe Zakona o radu i Pravilnika, ali i GDPR-a te Zakona o
provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka. Svakako savjetujemo da, prije no što
odlučite uvesti bilo koji od sustava, prođete detaljno sve s vašim pravnim
savjetnicima ili odvjetnicima kako biste sve na vrijeme pripremili. Nakon toga,
svakako nam se javite
za uvođenje sustava. Tu smo za vas! 😊
