10 najpoznatijih metoda upravljanja radnim vremenom
Postoji više od 50 metoda upravljanja vremenom koje se - kao i ljudi - razlikuju ovisno o različitim potrebama i situacijama. U nastavku možete pročitati neke od najpoznatijih metoda.
Neke od metoda zaista su jednostavne, dok su druge složenije. Ipak, svima je zajedničko to što se mogu primijeniti u različitim životnim i poslovnim okolnostima.
Neke od najpoznatijih metoda su:
- Pametni ciljevi (S.M.A.R.T)
- Eisenhowerova matrica
- Kanban
- Dubinski rad
- Pomodoro metoda
- Upravljanje vremenom po projektu
- Metoda dovršavanja zadataka
- OKR - ciljevi i ključni rezultati
- SCRUM - najpopularnija tehnika agilnog upravljanja produktivnošću
- BoJo - to-do lista
Upoznajmo ove metode.
1. Pametni ciljevi (S.M.A.R.T)
Kvalitetno upravljanje vremenom uvijek počinje s postavljanjem ciljeva i donošenjem odluke u kojem smjeru želite ići u životu. Jedna od najpopularnijih tehnika postavljanja ciljeva naziva se pametni ciljevi, što je primjer SMART-a. Ovu metodu uveo je u primjenu George T. Doran 1981. godine, a glavna je ideja prilično jednostavna. Svaki pametni cilj treba biti:
- Specifičan i jasno definiran (eng. specific) – trebate biti konkretni i jasno definirati željeni rezultat, odnosno ono što želite postići,
- Mjerljiv (eng. measurable) – napredak mora biti mjerljiv,
- Ostvariv (eng. achievable) – cilj je moguće postići s obzirom na resurse kojima raspolažemo,
- Relevantan (eng. relevant) – cilj mora odgovarati široj slici koju imate i morate znati zašto nešto želite postići,
- Vremenski definiran (eng. time-bound) – važno je postaviti jasan rok za postizanje cilja.
Činjenica je da većina ljudi ne postavlja ciljeve. Neka istraživanja pokazuju da samo oko 10 posto ljudi ima svoje ciljeve napisane na papiru. To znači da prvo morate uložiti malo truda vezano za razmišljanje o vašim ciljevima i zapisati te ciljeve koje želite ostvariti, neovisno radi li se o poslovnim ciljevima ili o nekom životnom cilju nevezano za posao.
Stoga, ako odlučite zapisati svoje ciljeve, nemojte dopustiti da budu nejasni, jer tada nećete pronaći pravi smjer i motivaciju da ih postignete. Zapišite ciljeve na pametan način, a navedeni kriteriji neka vam budu nit vodilja u tome.
2. Eisenhowerova matrica
Nakon što ste svoje ciljeve napisali na gore opisan način, razdvojite ih na konkretne i izvedive zadatke. Zatim se mora odrediti redoslijed izvršenja. Eisenhowerova matrica jedan je od najpopularnijih okvira za postavljanje prioriteta.
Dwight D. Eisenhower bio je 34. predsjednik SAD-a, a njegova matrica preporučuje dodjelu/razvrstavanje zadataka u jedan od četiri kvadranta:
- Prioritetno i važno (postavite to kao najvažniji cilj koji trebate ostvariti)
- Nije prioritetno, ali je važno (dodajte na popis obaveza)
- Prioritetno, ali nije važan (delegirajte obvezu)
- Nije prioritetno i nije važno (eliminirajte).
Navedimo nekoliko primjera vezano za spomenutu matricu.
Prioritetni zadaci su oni za koje smatrate da ih trebate nužno obaviti (to mogu biti: e-mailovi, telefonski pozivi, sastanci itd.), kao i zadaci koji su vremenski ograničeni, pa podliježu strogo definiranim rokovima koji se ne mogu odgoditi.
S druge strane, važni zadaci su oni zadaci koji doprinose vašim dugoročnim ciljevima. Važni zadaci su oni koji su dio vaše poslovne ili životne vizije i/ili misije.
Naravno, uvijek se prvo treba uhvatiti u koštac s prioritetnim i važnim poslovima. Važno je da većinu svog, primjerice radnog vremena provedete u ovom kvadrantu (prioritetno i važno).
Važne, ali ne i prioritetne zadatke kao što su rekreacija, učenje, networking, druženja i sl. morate zakazati (i redovito ih obavljati). Sve ostale zadatke morate delegirati drugim osobama ili ih jednostavno izbaciti sa svog popisa obveza.
Važno je reći da ovu metodu često koriste stručnjaci u području ljudskih resursa.
3. Kanban metoda
Kanban je japanska riječ koja znači: reklamni pano. Glavna ideja Kanban ploče je imati ploču koja će vam pomoći pratiti napredak u postizanju vaših ciljeva.
Ljubitelji Kanban metode obično koriste veliku ploču za vizualizaciju svojih ciljeva ili računalni program koji podržava vizualizaciju ciljeva.
Na ploči se definira nekoliko stupaca:
- Potrebno odraditi
- U tijeku
- Završeni zadaci
Najbolje je koristiti stickere (samoljepljive kartice) na koje ćete zapisati zadatke i rasporediti ih po ovim stupcima. Preporuka je koristiti i različite boje kako bismo mogli lakše razlikovati različite zadatke.
Tako možete jednostavno pomicati zadatke na ploči, ovisno o tome u kojem je statusu naš zadatak.
Softveri koji vam mogu pomoći u primjeni ove metode su:
4. Dubinski rad
Ako ste koristili gore navedene metode, trebali biste imati svoje ciljeve jasno napisane, raščlanjene na konkretne i izvedive zadatke te pravilno raspoređene i vizualizirane na Kanban ploči. I što sad? Slijedi najvažniji dio, a to je obavljanje zadataka.
Kako bi se zadatak uspješno obavio na što produktivniji način, trebate razmisliti o primjeni tehnike dubokoga rada.
Duboki rad je pojam koji je razvio Cal Newport. Prema ovoj metodi, važno je da se sve intelektualne aktivnosti provode u stanju visoke koncentracije i bez smetnji. Naime, ako na ovaj način obavljate svoje zadatke vaš rad će biti kvalitetniji i bolji, odnosno – produktivniji. A to svi želimo!
Suprotnost dubinskom radu je polovičan rad. Ovaj način rada je povezan s multitaskingom, radom na mnogim projektima u isto vrijeme i različitim ometajućim čimbenicima u okruženju (e-pošta, telefon, razgovori i sl.) i nepovoljno utječe na kvalitetu rada.
Najbolji način da se prevlada ili eliminira polovičnost je da se usredotočite na jednu stvar, gdje eliminirate sve ostalo i posvetite se obavljanju tog zadatka u tom trenutku, bez razmišljanja o tome što vas još čeka i kako ćete sve obaviti. Dakle, potrebno je postići stanje potpune fokusiranosti.
Programski alati koji vam mogu pomoći u primjeni ove metode dubinskog rada su:
5. Pomodoro metoda
Za početak, važno je reći da napravite redovite pauze za vrijeme dubinskog rada. Tehnika Pomodoro, koja potječe od talijanske riječi (u prijevodu: rajčica), trebala bi vas podsjetiti na važnost odmora.
Ovaj koncept razvio je programer i pisac Francesco Cirillo. Danas je Pomodoro jedna od najpopularnijh metoda upravljanja vremenom.
O čemu se radi? Najprije „razbijte“ svoj svakodnevni posao u manje zadatke i odradite sve obveze u intervalima koji su odvojeni kratkim pauzama. Intenzivan rad u trajanju od 25 minuta bez prekida je poznat pod nazivom Pomodoro, nakon čega slijedi stanka od 3 do 5 minuta. Nakon četiri takva intervala napravite dužu pauzu od 15 do 30 minuta.
U realizaciji ove metode pomoći će vam najjednostavniji sat na pametnom mobitelu (štoperica ili alarm) koji ćete koristiti kako biste poštivali ove intervale.
Pomodoro metoda u šest koraka:
- Odaberite zadatak na kojem ćete raditi
- Postavite vrijeme (primjerice, preko štoperice)
- Radite na odabranom zadatku
- Stanite s radom kad prođe 25 minuta
- Ako ste napravili manje od četiri intervala, napravite kratku pauzu (3-5 minuta).
- Nakon četiri intervala od po 25 minuta rada, napravite dužu pauzu (15-30 minuta), a zatim se vratite na 1. korak
Evo nekoliko korisnih alata koji vam mogu pomoći u primjeni ove metode:
U ovom kontekstu možemo spomenuti i flowtime metodu, a radi se o nešto fleksibilnijoj verziji Pomodro metode.
Glavna ideja flowtime metode je definirati vremensko razdoblje (primjerice, između 10 i 90 minuta) i koristiti ga kao probni vremenski okvir kako biste provjerili koliko dugo možete raditi u režimu „dubokog rada“. Nakon toga, napravite pauzu.
Koristan savjet je da vodite evidenciju početka i kraja obavljanja pojedinog zadatka, popisa pauza, kao i bilješke u slučaju da ste bili prekinuti tokom obavljanja radnog zadatka.
6. Pratite potrošnju vremena
Što se tiče praćenja vremena, mi u Špici smo pomalo pristrani jer smo razvili kvalitetan i koristan sustav za praćenje vremena po projektima pod nazivom My Hours. Naime, praćenje radnog vremena ima pozitivan učinak na produktivnost pojedinaca i grupa.
Definiran način praćenja vremena suptilno vas tjera na veću produktivnost, omogućuje vam analizu utrošenog vremena i moguće je automatizirati zadatke kao što je slanje izvještaja i slanje različitih računa.
Kao što je rečeno, možete provjeriti uspješnost samo za ono što mjerite. Praćenjem utrošenog vremena po pojedinom zadatku imate jasnu sliku o tome na koji način provodite svoje vrijeme, koliko radite na različitim projektima i koliko zapravo zarađujete.
Možete optimizirati svoje vrijeme uz točnu statistiku i kvalitetan pregled. Ako koristite praćenje vremena, također ćete biti skloniji dosljednom korištenju ostalih metoda upravljanja vremenom.
7. Metoda dovršavanja zadataka
Metoda dovršavanja zadataka jedna je od najpopularnijih sveobuhvatnih metoda upravljanja vremenom. To je metoda u pet koraka koja za cilj ima rastaviti veće zadatke na manje i onda obaviti dio po dio.
Ova metoda za cilj ima povećanje produktivnosti i otklanjanje stresa prilikom obavljanja poslova. Korištenje ove metode pomoći će vam da budete opušteniji na radnom mjestu, postignete više, budete kreativniji i sve važne stvari imate pod kontrolom.
Pogledajmo pet koraka na kojima se temelji metoda dovršavanja zadataka:
- Pregled zadataka - prvo pregledajte što sve morate obaviti.
- Analiza i obrada - Nakon što ste pregledali što sve morate obaviti, analizirajte sve zadatke. U tom procesu odlučujete što ćete učiniti sa svakim zadatkom ili skupom zadataka. Ako se zadatak ne može (odmah) izvršiti, morate ga izbrisati ili arhivirati. Ako je zadatak izvediv, morate odlučiti hoćete li ga odraditi odmah, delegirati nekom drugom ili ga obaviti kasnije. Ako zadatak zahtijeva manje od dvije minute vašeg vremena, obavite ga odmah.
- Organizacija – Nakon analize i obrade zadataka, sljedeći korak je organizacija aktivnosti. U ovom dijelu morate učiniti najmanje četiri stvari. Razvrstajte zadatke u četiri glavna popisa aktivnosti (trenutni zadatak, sljedeći zadatak, zadatak na čekanju, zadaci koji su zabilježeni u kalendaru) te spremite zadatke pod različitim oznakama. Zadaci koji se ne mogu odmah obaviti moraju se pohraniti u digitalnu ili papirnatu arhivu.
- Pregled zadataka - Cilj pregleda je provjeriti kako stojimo s obavljanjem zadataka. Kada pregledavate zadatke, ažurirajte svoje popise aktivnosti, uklonite dovršene i nebitne zadatke. Pregledajte listu zadataka barem jednom tjedno.
- Aktivni rad na zadacima – Krenite raditi na odabranim zadacima. Ali prije nego što počnete, provjerite imate li pravi kontekst za obavljanje zadatka (kontekst je ono što vam je potrebno za rad – primjerice, mjesto rada i potrebni alati), dovoljno vremena i energije za rad te da stvarno prvo obavite zadatke koji su najvažniji.
Programi koji vam mogu pomoći u ovoj metodi dovršavanja zadataka:
8. Ciljevi i ključni pokazatelji
Metoda ciljeva i ključnih pokazatelja (eng. objectives and key results), poznato i kao OKR, vrlo je popularna metoda u poslovnom svijetu jer je koriste tvrtke kao što su Google, LinkedIn, Uber i Intel. Idejni začetnik OKR metode je Andy Groove, dugogodišnji direktor Intela.
Ova metoda je vrlo jednostavna. Ciljevi su ono što želimo postići, a ključni pokazatelji definiraju kako ćemo ostvariti ciljeve. Sljedeći pristup vam može pomoći u korištenju ove tehnike: postići ću taj cilj, a njegovu uspješnost mjerit ću ovim pokazateljima. I to je to!
Ciljevi su opisi onoga što želite postići. Moraju biti kratki, inspirativni i zanimljivi. Primjerice, neka organizacija mora imati 3 do 5 ciljeva na najvišoj razini.
Ključni pokazatelji nam predstavljaju napredak u ostvarenju cilja. Za svaki cilj treba postaviti 3 do 5 ključnih pokazatelja/indikatora. Kada pogledavate ključne pokazatelje, trebali biste imati jasnu predodžbu o tome jeste li ispunili cilj i koliko ste daleko/blizu ostvarenju cilja.
Metoda ciljeva i ključnih pokazatelja trebala bi biti sastavni dio tromjesečnog planiranja. Nakon što postavite ciljeve i ključne pokazatelje, priopćite ih svim članovima tima. Važno je da često nadzirete i pregledavate ciljeve i ključne pokazatelje kako biste znali krećete li se u dobrom smjeru.
Alati koji podržavaju ovu metodu su sljedeći:
9. SCRUM – najpopularnija tehnika agilnog upravljanja produktivnošću
SCRUM je trenutno vjerojatno najpopularniji način mjerenja produktivnosti, posebno kada govorimo o razvoju softvera. To nije baš metoda upravljanja vremenom u punom smislu riječi (ili nije samo to), ali vam definitivno može pomoći da riješite probleme s produktivnošću.
Temelj SCRUM metode je fleksibilnost i stalna prilagodba promjenjivim okolnostima. Osim toga, važno je svoje planove redovito i dosljedno ažurirati na temelju novih povratnih informacija iz faza implementacije/aktivnosti.
SCRUM stavlja veliki naglasak na grupne odnose, stvara okvir za kvalitetnu suradnju sa svim dionicima, omogućuje pravovremeni odgovor na promjene i poboljšava rezultate.
Iako se SCRUM metoda fokusira na rad u timu, a manje na rad samog pojedinca, svakako se sama metoda može prilagoditi i za korištenje na osobnoj razini.
SCRUM definira ove uloge u timu:
- Program Manager - definira prioritete, komunicira sa svim članovima tima te brine o proizvodima
- SCRUM voditelj - brine o implementaciji SCRUM metode, otklanja prepreke na tom putu
- Tim – zaposlenici koji rade na projektu/zadacima
Način rada temelji se na:
- Brzom planiranju - definiranje obima posla za sljedeća dva do četiri tjedna
- Dnevni sastanci - kratki sastanci (primjerice, 15 minuta) za podizanje motivacije među zaposlenicima
- Brzi pregled - pregled obavljenog posla
- Retrospektiva – razgovor o tome što ste kao tim učinili dobro, a što se može poboljšati
Što donosi ovakav način upravljanja vremenom i projektima?
- Popis zadataka - popis svega što treba odraditi
- Prioriteti - popis zadataka koje treba prioritetno izvršiti
- Iskustvo članova tima – članovi tima prenose iskustva vezano za odrađivanje zadataka
- Plan napretka – plan napretka koji se temelji na stvarnim vještinama koje članovi tima posjeduju
Alati za upravljanje projektima koji podržava SCRUM ili slične agilne metode:
10. BoJo - to-do lista
Pomodoro metoda i metoda Bullet Journal, odnosno jednostavan popis zadataka, često je korištena tehnika upravljanja vremenom u različitim situacijama.
Zapisivanje zadataka koje trebate obaviti pomaže vam pratiti rad koji ste obavili, organizirati trenutne aktivnosti i planirati buduće. Jednostavno je - sve što vam treba je bilježnica i olovka.
Ključne komponente to-do liste (popis obaveza) su:
Tri različita popisa/liste:
- Dnevni zapisi obveza, događaja i različitih bilješki;
- Mjesečni planovi;
- Popis svih dugoročnih ciljeva ili obveza.
Važno je redovito pratiti izvršavanje zadataka. Preporuka je i da se izrađuju bilješke te da se koriste različite vrste oznaka kako bi svojem zadatku dali jasan kontekst i bolje ih razlikovali od ostalih zadataka.
Osim toga, svaki mjesec pregledavajte i pratite kako napredujete u izvršavanju postavljenih ciljeva ili zadataka.
To je to, nadamo se da smo pomogli s ovim preporukama. :) Naš savjet je da krenete s točkom 1, ali čak i ako se odlučite samo za to-do liste – odlično! Ustrajte u tome i s vremenom prilagođavajte sve što je potrebno kako biste postigli željenu razinu produktivnosti i uživajte u rezultatima rada! :)
