|
Temeljni pokazatelji uspjeha pri projektima automatizacije
postupaka
Uspjeh projekta, koji zahtjeva automatizaciju nekoga postupka,
nije moguće ocjeniti s pomoću apsolutnih kriterija. Ako je projekt gotov i alati se značajno koriste, korisnici će ocjenjivati uspješnost ili neuspješnost na osnovi subjektivnih viđenja s obzirom na vlastita očekivanja. zato je nužno da svi sudionici u projektu imaju pristup do važnih informacija. Na osnovu njih će lako oblikovati realistična očekivanja, koja će omogućiti realno vrednovanje projekta.
Veći projekti u pravilu trebaju biti opisanii detaljnom studijom.
Njena namjena nije samo dobivanje suglasnosti i potrebnih financijskih sredstava. Studija mora detaljno opisati dobit, koje očekujemo od sustava.
Opis dobiti u pravilu znači detaljno poznavanje ciljeva, koje želimo postići u svako dijelu postupka, koji će se mijenjati na putu do cilja. Ako npr. utemeljujemo svoj prijedlog
s 25% smanjenjem opsega rada, moramo točno vidjeti, kako će se manji opseg rada održati u realnom radnom okruženju.
Recimo, da ide za automatizaciju popisa artikala u skladišta.
Dobar odabir će dati točan broj unesnih dokumenata i radnih naloga, koji će biti poslani automatski. Kad izaberemo ove podatke i imamo li dobar uvid u dobit, pristupamo posljednjoj ključnoj točki - svoju viziju moramo predstavit svim sudionicima i to tako da predstave vlastita subjektivna viđenja na temelju nepotpunih informacija.
Ključne skupine
Pri predstavljanju prijedloga su od ključnog značaja tri skupine
zaposlenih, koji će na jedan od načina sudjelovati u projektu.
na prvom mjestu je vodeće osoblje, koje će se na prvenstveno usredotočiti na povrat investicija. Pri tome moramo imati u vidu a naš prijedlog projekta nije jedini, koje vodeće osoblje razmatra u ključnom trenutku, zato njihova ocjena projekta leži na primjerima i ocjenama, te uspjesima istog, kojeg sami možda i ne vidimo, te na razvojnoj strategiji.
Operativno osoblje na drugoj strani, dobro poznaje resurse i detalje radnih postupaka. njih će prvenstveno zanimati integracija u postojeće radno okruženje i utjecaj na poslovni postupak u cijelni. I konačno, tu je tehničko osoblje i mogući unutarnji savjetnici, koji dobro poznaju informacijske sustave i upoznati su s njihovim djelovanjem u raznim okruženjima. Za njih je važno da razumiju kako očekivanja prenjeti u tehničke specifikacije i zahtjeve u mogućnostima sustava. Cilj osobe koja predlaže projekt je združiti interese svih triju strana u jednu, svima razumljivu.
Ključna slika
Naš osnovni cilj pri predstavljanju projekta je da apstraktne zamisli pretvorimo u opipljive, što i kako će se promijeniti. Uz sva elektronička prestavljanja, najučinkovitije će djelovati jednostvno skiciranje na papiru.
Dobro je upotrjiebiti posojeće radno okruženje, uključujući svu upotrebljenu opremu, te poznavati protok materijala i informacija među komponentama sustava. Takvo grafičko predstavljanje će nedvojbeno izdvojiti točke, gdje se rad ponavlja, dolazi do zastoja ili nastaje otpadni materijal. Sudionici će se tako usredočiti na fizičke podatke postupka i lakše će donijeti odluke o promjeni. Cilj nam je "raširiti pogled" i ukazati na smjer razvoja, koji sežu izvan sastavlj jednog okvira ili područja zanimanja sudionika. Dobit moramo opisati u relanim brojevima ili slikama. Ako na primjer ide za uvođenje sustava za automatizaciju skladišta, izračunat ćemo prosječni dnevni broj izdanih artikala u tom trenu, kojega ćemo očitati skeniranjem bar koda, umjesto ručnog unosa podataka. na temelju tih izračuna lako ćemo pronaći koeficijent protoka robe i usporediti ga s trenutnim. Dobro je otkriti točke na kojima se roba u trenutnom sustavu zadržava radi čekanja na informacije, te izračunati koliko će automatizirani postupak skratiti vrijeme čekanja. Recimo da protok robe u skladište pospješimo za 50%. To znači da trošak smanjimo za 20 milijuna kuna, skratimo rok dobave za 2 dana i proporcionalno smanjimo troškove zbog zastoja. Nekoliko konkretnih brojeva je dovoljno,
da se apstraktni koncept brzo promijeni u realnije
predstavljanja i očekivanja.
Zašto promjena?
Promjena, koju predlažemo se ne smije oslanjati na paušalnoj osnovi. Argumenti kao što su na primjer "dugi rokovi dobave nisu poželjni, zato ih je potrebno skratiti" nije produktivna. Tako je potrebno vidjeti, kakve posljedice na poslovanje imaju dugi rokovi nabave, tako će biti lakše utvrditi, kakva poboljšanja će donijeti kraći rok nabave.
Uzmimo na primjer nacrt osvajanja novog tržišnog segmenta. Očekivani dio relativno brzo izračunamo na temelju predviđenog opsega prodaje i cijena.
Udio je prvenstveno opisan o promjenama, koje je potrebno uvesti u proizvodni ciklus, da bi zadovoljio potrebe novog segmenta. Točan izračun je potrebno napraviti u zadnjoj fazi projekta pri istraživanju dinamike tržišnih procesa. Pilot program je nužan pri uvođenju većih sustava. Nužno je da korisnici razumiju da je pilot program praktički konačni proizvod i rezultat lekcije, koji smo dobili u testnom razdoblju.
Zaključak
Uspješno uvođenje sustava je trodimenzionalni projekt, koj se oslanja na učinkovitu trehnologiju, samih uređaja i radnih postupaka. Projekt je dobro utemeljen, ako svaki sudionik u procesu može brojevima i riječima opisati očekivane dobiti.
|